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Buchungsjahr auswählen

Mit dieser Funktion werden die Jahresanfangsbestände der Finanz-, Anlagen, Auslagen- und Fremdgeldkonten der Saldenberechnung für das ausgewählte Jahr zugrunde gelegt.

Diese Funktion ist insbesondere kurz nach dem Jahreswechsel ungemein hilfreich, wenn noch auf das alte Jahr gebucht werden soll.

Buchhaltung wechseln

Die Funktion Buchhaltung wechseln ermöglicht Ihnen ein Umschalten zwischen verschiedenen Finanzbuchhaltungen wie z.B. in einer Bürogemeinschaft mit einem gemeinsamen Aktenbestand. Die Einrichtung von verschiedenen Datenpools erfolgt über das Poolprogramm.

Aktenkonten

Aktenkonten anzeigen, drucken, löschen

Die Funktion Aktenkonto anzeigen ermöglicht einen schnellen Überblick über verschiedene Aktenkonten. Das geschieht entweder über Eingabe der konkreten Akte, bzw des Aktennamens, oder durch Blättern über die Schaltflächen durch die Aktenkonten.

Über den Button Vorhaltungen können Sie in die Funktion Vorhaltungen, bzw. Gebührenvorhaltungen, wechseln.

Über den Button Beteiligte können Sie das Aktenkonto dahingehend in der Ansicht eingrenzen, dass nur die Buchungssätze zu dem Beteiligten angezeigt werden, den Sie bei der Abfrage des Beteiligten ausgewählt haben. Das erleichtert insbesondere bei umfangreichen Aktenkonten mit vielen Beteiligten die Nachverfolgung von Zahlungsein- und -ausgängen.

Über den Button Löschen kann das aktuell angezeigte Aktenkonto gelöscht werden. Beachten Sie dabei, dass hierfür entsprechende Berechtigungen erforderlich sind. Das Aktenkonto wird nicht sofort gelöscht, sondern erst nach einer Sicherheitsabfrage, ob das Aktenkonto tatsächlich gelöscht werden soll, zum Drucken angeboten. Erst nach dem Ausdruck wird das aktuelle Aktenkonto endgültig gelöscht.

Über den Button Suchen können Sie umfangreiche Aktenkonten bequem nach den gewünschten Informationen durchsuchen, indem sie den gewünschten Suchbegriff oder Betrag eingegeben. Berücksichtigen Sie, dass gesuchte Textpassagen ggf. mit Platzhaltern * vor oder hinter dem Suchbegriff versehen werden müssen.

Über den Button Clipboard (Zwischenablage) können Sie das aktuelle Aktenkonto über die Zwischenablage speichern, z.B. um es in ein aktuelles Dokument einzufügen. In dem Dokument benutzen sie die Funktion Einfügen oder aber die Tastenkombination (Strg) +V.

Über den Button Drucken lässt sich das aktuelle Aktenkonto ausdrucken, wobei hier kein direkter Druck erfolgt, sondern über die Druckvorschau weitere Druckoptionen ausgewählt werden können (Drucker, Druckerschacht, Hochformat, Querformat, mit oder ohne Überschrift etc.).

Aktenkonto buchen

Die Funktion Aktenkonto buchen finden Sie im Buchhaltungsmodul unter Menüpunkt Aktenkonto. Mit dieser Funktion können sie die einzelnen Geschäftsvorfälle in den jeweiligen Akten buchen.

Öffnen Sie diese Funktion, indem sie über Menüpunkt Aktenkonto auf und Buchen klicken.

Das Funktionsfenster Aktenkonto buchen ist hauptsächlich in zwei Bereiche gegliedert. Im oberen Teil werden die einzelnen Buchungssätze der ausgewählten Akte angezeigt. Der untere Teil gliedert sich in unterschiedliche Registerkarten: Einnahme, Auslagen, Gebühren, Fremdgeld, Umbuchung, Kostenzinsen und Fremdhonorar.

Je nachdem, welche Registrierkarte Sie, abhängig von den konkret konfigurierten Einstellungen des Buchhaltungsmodul, ausgewählt haben, werden auf den Registerkarten unterschiedlichste Felder zur Information für die Eingabe angezeigt.

Registerkarte Einnahme

Auf der Registerkarte Einnahmen werden typischerweise Zahlungseingänge verbucht. Zuerst ist die Eingabe der Aktennummer erforderlich. Sollte Ihnen diese nicht bekannt sein, können Sie selbstverständlich, wie im gesamten Programm, auch die Aktenbezeichnung eingeben. Anschließend drücken Sie die (Enter) Taste, um die zugehörige Aktennummer ermitteln zulassen.

💼 Zahlungseingang buchen – Schritt-für-Schritt

1. Geben Sie die konkrete Aktennummer oder den Namen der Akte ein und drücken Sie die Enter-Taste.

2. Die Felder Datum, Betrag und Zusatztext (Buchungstext) sind selbsterklärend.
   > Verwenden Sie das Buchungsdatum des Beleges oder Kontoauszuges, um eine übersichtliche Buchhaltung zu führen.
   > Buchungen in einen zurückliegenden Zeitraum sind nur möglich, wenn sie nach dem erstzulässigen Buchungsdatum erfolgen.
   > Der Betrag wird automatisch in der aktuellen Währung interpretiert.
   > Buchungen in Deutscher Mark: Betrag mit D kennzeichnen (kein Leerzeichen).
   > Buchungen in Euro: Betrag mit E kennzeichnen. Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.

3. Die Buchung sollte einen eindeutigen Buchungstext haben.
   > Vorschläge über die Drop-Down-Liste Buchungstexte oder über Extras → Buchungstexte bearbeiten anpassen.
   > Über den Plus-Button können eigene Texte gespeichert werden.
   > Gerichtskosten mit Gerichtskosten oder GK kennzeichnen.

4. Bereich Aktenkontenautomatik (Verteilung) unterhalb von Zusatztext: > - Zahlungseingang → zuerst auf Auslagen (falls Sollstellung vorhanden)

   • Überschüsse → auf Gebühren
   • Keine Sollstellung → auf Fremdgeld
     > Integrierte Buchungen im Journal werden automatisch auf Sach- oder Erlöskonten gesplittet.
     > Manuelle Verteilung möglich: Parameter manuell aktivieren → Felder Auslagen, Gebühren, Fremdgeld editierbar. > > Beispiel: 1.000 € manuell verteilt → je 500 € auf Auslagen und Gebühren. Restbetrag wird automatisch berechnet.

5. Einstellung Integriert buchen: Finanzkonto und Gegenkonto im rechten oberen Bereich auswählen.
   > Bei aktiver Aktenkontenautomatik wird das Feld Sachkonto automatisch vorbelegt (z. B. 1600 Auslagen, 1700 Fremdgeld).

6. Feld Mehrwertsteuersatz: > - Auslagen/Fremdgeld → 0 %

   • Gebühren → typischerweise 16 %
     > Abweichungen manuell anpassen.

7. Belegnummern automatisch oder manuell vergeben.
   > Struktur: FF-KKK-BB-PP (FF = Finanzkonto, KKK = Kontoauszug, BB = Blatt, PP = Position)

8. OP-Liste buchen bei Bedarf aktivieren.
   > Bei vorhandenen Sollstellungen wird automatisch die älteste Rechnung zum Ausgleich vorgeschlagen.

9. Feld Sachbearbeiter entspricht üblicherweise dem Aktensachbearbeiter.
   > Automatische Zuordnung aus der Aktenverwaltung möglich, manuelle Änderung ebenfalls.

10. Parameter Buchung auf Vorschussrechnung aktiviert sich automatisch, wenn OP-Liste buchen eine Vorschussrechnung enthält.

11. Parameter Forderungskonto buchen (FoKo buchen) aktiviert sich automatisch, wenn ein Forderungskonto existiert.

12. Buchung über den Button Buchen ausführen. Auf der rechten Seite sind zudem weitere Buttons angeordnet: -Umstellungszeile erneut einbuchen, ZV buchen, Konto abgleichen, Quittung und Ende

Button € - Umstellungszeile

Im Rahmen der €-Umstellung wurden die Aktenkonten von der Standardwährung DM auf € konvertiert, wobei automatisch ein Buchungssatz für die Umstellung eingefügt wurde. Sollte der Saldo des Aktenkontos auf Grund einer fehlerhaften Umstellungszeile einen falschen Saldo ausweisen, kann hiermit eine neue Umstellungszeile eingefügt werden.

Button ZV buchen

Der Button ZV buchen ermöglicht den Funktionsaufruf der Zwangsvollstreckungsfunktion Forderungskonto buchen. Diese Funktion ist deshalb hilfreich, weil insbesondere die Verteilungsautomatik im Aktenkonto einer anderen Mimik folgt als die Verteilung einer Zahlung im Forderungskonto gemäß der §§ 366, 367 BGB. bezüglich Kostenzinsen, Kosten, Hauptforderungszinsen, Hauptforderung. An dieser Stelle wird auf die Dokumentation der Zwangsvollstreckung verwiesen.

Button Quittung

Die Funktion Quittung erstellen ermöglicht Ihnen, bei Barzahlungen eine Quittung zu erstellen, sodass sich der Kauf von Quittungsblöcken erübrigt. Hier können Sie wieder auf vorhandene Adressen zugreifen oder aber neue Adressen einfügen. Insoweit ist diese Funktion selbsterklärend.

Registerkarte Auslagen, Gebühren, Fremdgeld

Auf diesen Registerkarten können entsprechende Sollstellungen eingebucht werden. Berücksichtigen Sie bitte, dass das Feld Betrag bereits negativ vorbelegt ist.

Die übrigen Felder entsprechen der Registerkarte Einnahme.

Da über die Registerkarte Gebühren (d. h., Anwalts- oder Notarkosten) im Aktenkonto, eingestellt werden können, sind an dieser Stelle keine integrierten Buchungen möglich, soweit die Finanzbuchhaltung für Ist-Versteuerung (Standard) und nicht für Soll-Versteuerung eingerichtet ist.

Auf der Registerkarte Auslagen kann über den Button Abschreibung zudem ein Betrag in das Aktenkonten eingebucht und zugleich abgeschrieben werden. Der Buchungstext wird zudem automatisch mit dem Zusatz Abschreibung Auslagen versehen.

Auf der Registerkarte Fremdgeld kann zudem die Hebegebühr eingebucht werden. Entweder wird der für die Berechnung der Hebegebühr zugrunde liegende Betrag in das Feld Betrag eingegeben, oder das Feld Betrag bleibt leer. Dann wird die Hebegebühr aus dem aktuellen Fremdgeldsaldo ermittelt.

Sonstige Kosten wie z.B. erstattungs- oder nicht erstattungsfähige Fotokopiekosten, Fahrtkosten, Tagegeld und Spesen sind nicht über das Aktenkonto zu buchen, sondern über die Funktion Vorhaltungen zu erfassen. Diese Positionen stellen typischerweise keinen tatsächlichen direkten Geldfluss dar, sind jedoch in dem Mandat angefallen und können ggf. abgerechnet werden. Die Abrechnung der erfassten Positionen erfolgt über das Gebührenprogramm. Daher wird diesbezüglich auf die Dokumentation des Gebührenprogramms verwiesen.

Registerkarte Umbuchung

Auf der Registerkarte Umbuchung können sowohl Umbuchungen innerhalb einer Akte als auch aktenübergreifend zwischen Auslagen, Gebühren und Fremdgeld vorgenommen werden.

🔄 Umbuchungen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie wird's gemacht?

1. In das Feld Aktennummer sind die Aktennummern oder -bezeichnungen einzugeben.
   > Das kann sowohl für eine und dieselbe Akte erfolgen, falls innerhalb der Akte umgebucht werden soll.
   > Es kann aber ebenfalls so vorgegangen werden, wenn dies zwischen mehreren Aktennummern geschehen soll.

2. Bei der Eingabe des Buchungsdatums ist darauf zu achten, ob die Umbuchung mit dem aktuellen Datum vorgenommen werden soll oder ggf. ein vorangegangener Zeitpunkt eingegeben werden muss.

3. Derjenige Betrag, der umgebucht werden soll, ist als positiver Betrag in das Feld Betrag einzutragen.
   > Er ist bei einer Umbuchung – z. B. von Auslagen auf Gebühren – als Abgang von Auslagen und zugleich als Zugang auf Gebühren zu buchen.

4. In dem Auswahlfeld von – auf ist auszuwählen, von welchem bzw. auf welches Sachkonto umgebucht werden soll.
   > Beachten Sie insoweit, dass es sich entweder um ertragswirksame oder ertragsneutrale Geschäftsvorfälle handelt.

5. Das Feld Mehrwertsteuersatz verdient besondere Aufmerksamkeit,
   > da in diese Felder bewusst nicht automatisch der jeweilige Mehrwertsteuersatz eingetragen wird,
   > der im Kontenplan den Sachkonten zugewiesen ist.

6. Die Parameter OP-Liste buchen und Vorschuss sind dann zu aktivieren,
   > wenn z. B. eine Umbuchung erfolgt, bei der Fremdgeld- oder Auslagen/Guthaben mit Gebührenforderungen,
   > die zugleich in die OP-Liste gestellt wurden, verrechnet werden sollen.

7. Der Parameter Integriert buchen ist dann zu aktivieren, wenn die Umbuchung im Aktenkonto zugleich auch in der Finanzbuchhaltung (Journal) erfolgen soll.
   > Für integrierte Buchungen sind dementsprechend nur die Sachkonten (Auslagen-, Fremdgeld- oder Erlöskonten) anzugeben.
   > Die Salden der Finanzkonten werden dadurch nicht berührt.

8. Die Belegnummern können manuell oder automatisch vergeben werden.
   > Bei Umbuchungen von fehlerhaft verbuchten Geschäftsvorfällen dürfte es in den meisten Fällen ratsam sein,
   > die ursprünglichen Belegnummern der fehlerhaften Buchung zu verwenden – also diese manuell zu vergeben.

Registerkarte Kostenzinsen

Mit dieser Funktion können Sie Kostenzinsen für ausstehende Zahlungen in die Aktenkonten einbuchen. Es sind das Buchungsdatum, das Fälligkeitsdatum, der Zinssatz sowie der zu verzinsende Betrag einzugeben.

Registerkarte Fremdhonorar

Über die Registerkarte Fremdhonorar können Sie Honorare in das Aktenkonto einbuchen, die Sie (z.B. für Korrespondenzanwälte) bezahlen. Hier sind korrekterweise diejenigen Kosten einzubuchen, die durch die Gebührenteilung den eigenen Honoraranteil reduzieren.

Besonderheiten

Uneinbringliche Barauslagen

Soweit in einer Angelegenheit Auslagen angefallen sind, diese integriert sowohl in das Aktenkonto als auch in der Journal eingebucht worden sind und nunmehr nicht mehr ausgeglichen werden können (sog. „uneinbringliche Barauslagen"), können diese abgeschrieben, d. h. als Verlust ins Betriebsergebnis eingestellt werden.

💸 Abschreibung uneinbringlicher Barauslagen

Wie wird's gemacht?

1. Der abzuschreibende Betrag wird nur im Aktenkonto gebucht, d. h. nicht integriert als Einnahme auf Auslagen.
   > Zugleich ist im Journal eine Umbuchung von Auslagen auf das konkrete Abschreibungskonto vorzunehmen.

2. Alternativ kann die Abschreibung bereits im Aktenkonto gebucht werden: > - Klicken Sie den abzuschreibenden Buchungssatz in der Buchungsliste mit der rechten Maustaste an. > - Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Abschreibung Auslagen (integriert).
   > Hinweis: Dieser Menüeintrag ist nur sichtbar, wenn die Auslagen integriert gebucht wurden und der angemeldete Sachbearbeiter über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

3. Auf der Registerkarte Auslagen kann die Buchung auch über den Button Abschreibung erfolgen. > - Der eingegebene Betrag wird in das Aktenkonto eingestellt und automatisch integriert abgeschrieben. > - Das Feld Betrag wird dabei als Sollstellung vorgelegt.

Kontoabgleich

Die Funktion Kontoabgleich ermöglicht einen vereinfachten Ausgleich zwischen Sollstellungen und Auslagen in dem Aktenkonto.

Beispiel:

Ist z.B. ein Fremdgeldguthaben in Höhe von 1000 € vorhanden und es bestehen gleichzeitig Sollstellungen auf Auslagen und Gebühren von z.B. insgesamt 200 €, gleicht die Funktion Kontoabgleich die Sollstellung aus und verringert das Fremdgeldguthaben um 200 €.

Die Umbuchung erfolgt innerhalb einer Buchungszeile.

Soweit die Funktion Integriert Buchen aktiviert ist, erfolgt eine Abfrage, ob diese Umbuchung im Journal auch integriert vorgenommen werden soll. Typischerweise dürfte diese Frage mit Ja beantwortet werden.

Stornierungen

Selbstverständlich können fehlerhaft eingebuchte Geschäftsvorfälle auch storniert werden, indem der zu stornierende Buchungssatz zuerst mit der linken Maustaste markiert wird. Anschließend klicken Sie den Buchungssatz mit der rechten Maustaste an und wählen in dem Kontextmenü die Funktion Stornieren aus.

Eine Stornierung in der RA WIN 2000 Buchhaltung wird ebenso dargestellt wie Sie eine stornierte Buchung in einem Kontobuch sehen wurden. Die stornierte Buchung wird in der Buchungsliste lediglich durchgestrichen. Durch diese einfache Art der Darstellung stornierter Buchungen bleibt das Aktenkonto auch bei vielen Buchungssätzen transparent und übersichtlich. Weiterer nicht unerheblicher Vorteil ist, dass hierdurch stornierte Buchungssätze wiederum storniert werden können und somit der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden kann.

Berücksichtigen Sie, dass bei Stornierungen von Sollstellungen, die zugleich in die OP-Liste gebucht wurden, diese auch in der OP-Liste storniert werden können. Es erfolgt automatisch eine Abfrage, ob die Sollstellung auch in der OP-Liste storniert werden soll.

Eine Stornierung von Buchungssätzen, die integriert im Journal gebucht wurden, erfolgt nur im Aktenkonto, jedoch nicht im Journal. Die Stornierung ist ggf. im Journal zusätzlich vorzunehmen.

Buchungen löschen

Im Aktenkonto ist es möglich, Buchungen zu löschen, wenn in den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung auf der Registerkarte Aktenkonto der Parameter Löschen erlaubt aktiviert ist.

Vorsorglich wird hier darauf hingewiesen, dass diese das Funktion lediglich im Bereich des Aktenkontos möglich ist, nicht jedoch im Journal, weil nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung lediglich storniert, jedoch keinesfalls gelöscht werden darf. Grundsätzlich wird gerade im Hinblick auf die einfache und transparente RA WIN 2000-Funktion Stornieren empfohlen, auch im Aktenkonto die Funktion Löschen zu deaktivieren.

Aktenkonten - Sammelausdruck - Zwischenabrechnung

Aktenkonten können über den Menüpunkt Aktenkonten - Auswertung massenhaft ausgewertet und abgerechnet werden.

Mit dem Sammelausdruck lassen sich Zwischenabrechnungen der Aktenkonten mit den aktuellen Kontensalden erstellen.

Die Zwischenabrechnungen beziehen sich auf Gebührenforderungen und Fremdgeldverbindlichkeiten.

Berücksichtigen Sie, dass nachfolgende Zwischenabrechnungen vorangegangene Zwischenabrechnungen unberücksichtigt lassen.

📄 Erstellung von Zwischenabrechnungen und Auslagenerstattungen

Wie wird's gemacht?

1. Legen Sie zunächst fest, ob Sie Zwischenabrechnungen oder Auslagenerstattungen erstellen möchten. Wählen Sie den entsprechenden Parameter aus.

2. Grenzen Sie ggf. den Aktenbereich ein, indem Sie entweder den konkreten Aktennummernbereich eingeben oder den gewünschten Aktenjahrgang auswählen. > - Bei Aufruf der Funktion werden automatisch die erste und die letzte Aktennummer angezeigt, d. h. der Sammelausdruck erfolgt für sämtliche Akten. > - Beachten Sie, dass die Auswertung und Erstellung der Zwischenabrechnungen Rechen- und Druckressourcen beanspruchen kann.

3. Begrenzen Sie bei Bedarf Zeitraum, Referat, Sachbearbeiter, sowie Beteiligte und deren Beteiligtenstellung.

4. Geben Sie die gewünschten Beträge für Kostensoll und Fremdgeldguthaben ein. > - Diese Beträge bestimmen, ab welcher Höhe der Sollstellung oder des Guthabens die Aktenkonten für den Ausdruck berücksichtigt werden.

5. Wählen Sie in den Drop-Down-Listen die gewünschten Bausteine für den Briefkopf und die einzelnen Textpassagen aus. > - Die Auswahlfelder enthalten automatisch die Textbausteine oder Dokumentvorlagen, die in Microsoft Word über die Textbaustein- und Schriftsatzverwaltung hinterlegt wurden. > - Für Abrechnungstexte gilt das Präfix AktKtoSaldo, für weitere Felder AktKtoAbrechnung oder AktKtoGutschrift.

   • Auswahlfelder, für die noch keine endgültige Zuweisung erfolgt ist, werden rosafarben dargestellt.
   • Zur dauerhaften Zuweisung klicken Sie auf den Button neben dem Auswahlfeld, um im Kontextmenü die Zuweisung vorzunehmen oder den Textbaustein bzw. die Dokumentvorlage direkt in Word zu bearbeiten.
   • Für Details beachten Sie die Dokumentation der Word-Anbindung, insbesondere die Textbaustein- und Schriftsatzverwaltung.

Mandatssaldenliste

Die Mandatssaldenliste wird in der Buchhaltung über den Menüpunkt Aktenkonto - Auswertung aufgerufen. Diese Funktion ermöglicht einen Überblick über die Salden aller Aktenkonten, wobei sich die Mandatssaldenliste nach unterschiedlichen Kriterien auswählen lässt. Somit besteht die Möglichkeit, z.B. sämtliche Akten oder nur die Akten für einen bestimmten Zeitraum, eines bestimmten Sachbearbeiters, eines bestimmten Mandanten oder z.B. ab einem bestimmten Zeitpunkt auswerten zu können.

Berücksichtigen Sie bitte, dass hier lediglich die Aktenkonten ausgewertet werden, sodass die Salden der Mandatssaldenliste nicht zwingend mit dem Salden der Sachkonten der Finanzbuchhaltung übereinstimmen müssen.

Komplette Mandatssaldenliste

Die komplette Mandatssaldenliste erstellen Sie, indem sie die Option Liste aller Konten auswählen, die automatisch bei Funktion Aufruf aktiviert ist,. Die Liste wird erzeugt, indem sie den Button OK drücken.

Selektierte Mandatssaldenliste

Die Man datssaldenliste lässt sich selbstverständlich nach unterschiedlichen Kriterien eingrenzen. Dafür bestehen verschiedene Möglichkeiten, wie auf der Abbildung Mandatssaldenliste zu sehen ist.

Auswahlkriterien

Sie können die Mandate sowohl über

eingegrenzt und/oder kombiniert auswerten. Diese Möglichkeiten können noch stärker mittels weiterer Optionen eingegrenzt werden.

Optionen

Im Einzelnen sind dies folgende Optionen:

: Abbildung 21 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Einnahme

Parameter

Die weiteren angegebenen Parameter dienen der Ergänzung.

: Abbildung 22 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Auslagen

Statistik

Akten ohne Bewegungen

Die Funktion Akten ohne Bewegungen dient der Vermeidung von „Aktenleichen". Abhängig von den jeweils gewählten Parametern werden Termine, Aktenkonten und erfasste Gebührenvorhaltungen bei der Suche nach unbearbeiteten Akten berücksichtigt.

Anhand folgender Parameter kann die Suche konfiguriert werden.

: Abbildung 23 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Umbuchung

Rechnungen nach Sachbearbeiter

Die statistische Funktion Rechnungen nach Sachbearbeiter ermöglicht einen Überblick über erwirtschaftete Umsätze der Aktensachbearbeiter für einen definierten Zeitraum. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass sich die Auswertung auf die gebuchten Umsätze der Aktenkonten bezieht.

Sozietätsanteile für Akten

Die Funktion Sozietätsanteile für Akten ermöglicht die Aufteilung von Umsätzen innerhalb einer Akte zwischen verschiedenen Sachbearbeitern, um z.B. anteiliges Arbeitsaufkommen zwischen beteiligten Sachbearbeitern in der Honorarumsatzliste entsprechend zu berücksichtigen.

Die jeweiligen Aufteilungsschlüssel, z.B. 50/50 oder 70/30, können den konkreten Sachbearbeitern zugewiesen werden.

Alle Buchungen auf Konten oder Akten ohne Aufteilung werden dem Sachbearbeiter, der bei der Buchung festgelegt wurde, zugerechnet.

Geben Sie die gewünschte Aktennummer und die Sachbearbeiter mit dem entsprechenden prozentualen Anteil ein.

Der Parameter Alle Einträge anzeigen listet alle Akten auf, in denen eine Aufteilung vorgenommen wurde.

Hinweis:

Aufteilungsschlüssel können sowohl für Akten als auch für Aufwandskonten (Konten 4000 -- 4999) vergeben werden. Die Sozietätsanteile für Konten sind über den Menüpunkt FiBu -> Konten mit der Funktion Sozietätsanteile für Konten festzulegen. Geben Sie die Kontonummer, den Sachbearbeiter und den entsprechenden Prozentsatz ein.

Beispiel:

In einer Bürogemeinschaft zweier Anwälte wird der Mietzins für die Büroräume jeweils hälftig verteilt. Dementsprechend sind für das Konto 4210 jeweils 50% auf die Anwälte zuzuweisen. Diese Eingaben werden in der Einnahmen-/Überschussrechnung im Teil 8 berücksichtigt und in der Sozietätsabrechnung explizit ausgewiesen.

Beachten Sie, dass Sachbearbeiter, die in der Sozietätsabrechnung berücksichtigt werden sollen, weder gelöscht noch deren Sachbearbeiterkürzel verändert werden dürfen.

Anderkontoliste

Die Anderkontoliste ermöglicht die Auswertung und Abrechnung vorhandener Anderkonten. Die Abrechnung gegenüber der Mandantschaft kann direkt aus der Funktion heraus erfolgen, indem der aktuelle Briefkopf und der gewünschte Abrechnungstext ausgewählt werden.

Finanzbuchhaltung

Allgemeines zur Buchhaltung

Begriffserläuterungen

: Abbildung 24 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Kostenzinsen

Buchen

Kontoauszüge buchen

Die Funktion Kontoauszüge buchen ermöglicht in einfacher Weise, jegliche auf einem Kontoauszug ausgewiesenen Buchungsvorgänge zu erfassen. Sowohl aktenbezogene als auch allgemeine Buchungsvorgänge können für die jeweiligen Finanzkonten vorkontiert und anschließend verbucht werden.

Die Funktion Kontoauszüge buchen gestattet das Stapelbuchen jeweils eines Finanzkontos. Soweit ein Kontoauszug gebucht wird, ist ein Wechsel in einen Stapel eines anderen Finanzkontos an dem konkreten Arbeitsplatz ausgeschlossen. Ggf. kann an einem anderen Arbeitsplatz ein anderes Finanzkonto gebucht werden, wenn die Funktion Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen aktiviert ist (vgl. Einstellungen der Buchhaltung).

Diese Funktion bietet den Vorteil, Buchungen nach ihrer Erfassung noch einmal kontrollieren und bei Bedarf ändern oder löschen zu können, bevor sie endgültig verbucht werden. Sie können außerdem auch relativ taggenau Zahlungseingänge und/oder --ausgänge in den Akten dokumentieren. Vermerkte/vorkontierte Buchungen werden blau dargestellt, um sie farblich von endgültig gebuchten Buchungssätzen abzuheben.

Sie haben im Idealfall die Möglichkeit, [mit einem einzigen Arbeitsschritt vier verschiedene Buchungsvorgänge gleichzeitig]{.underline} vorzunehmen:

Kontoauszüge buchen

Aktenkonto

Journal

OP-Liste

Forderungskonto

Berücksichtigen Sie insbesondere, dass mit dieser Funktion vielfältige Buchungsvarianten möglich sind. Ein Zahlungseingang kann in der Akte 1/2003 sowohl als Zahlungseingang im Journal als auch in das Aktenkonto und das Forderungskonto eingebucht werden. Soweit in dieser Akte eine Sollstellung in der OP-Liste eingetragen ist, kann auch diese ausgeglichen werden.

Beachten Sie auch bitte, dass die Aktenkontenautomatik im Verhältnis zur Verteilungsautomatik gemäß §§ 366, 367 BGB im Forderungskonto lediglich auf den Ausgleich von Auslagen, Gebühren und Fremdgeld (in dieser Reihenfolge) ausgerichtet ist. Die Verteilung gemäß §§ 366, 367 BGB hingegen gleicht Kostenzinsen, Kosten, Gebühren, Hauptforderungszinsen und Hauptforderungen (in dieser Reihenfolge) aus, wobei weitere Kriterien berücksichtigt werden. Die für den Schuldner unangenehmste Forderung ist zuerst auszugleichen.

Im Zweifelsfall wird empfohlen, Zahlungseingänge im Forderungskonto selbst zu buchen. Wenn es sich um komplizierte Forderungskonten handelt, in denen z.B. verschiedene Hauptforderungen, mehrere Schuldner, verschiedene Kostenfestsetzungen u. ä. vorhanden sind, ist diese Vorgehensweise am überschaubarsten.

🧾 Schritt-für-Schritt-Anleitung: Buchungen erfassen

Wie wird's gemacht?

1. Wählen Sie das zu bebuchende Finanzkonto aus.
2. Geben Sie das Buchungsdatum des Geschäftsvorfalls ein.
3. Geben Sie den Buchungsbetrag ein: Zahlungseingänge als positiver Betrag, Ausgaben als negativer Betrag.
4. Geben Sie einen Buchungstext ein oder wählen Sie diesen aus der Drop-Down-Liste aus.
5. Wiederkehrende Buchungstexte können über den Plus-Button der Auswahlliste hinzugefügt werden.
6. Handelt es sich um einen aktenbezogenen Geschäftsvorfall, aktivieren Sie den Parameter Aktenkonto (Maus oder Leertaste).
7. Das zugehörige Aktenkonto wird automatisch auf der Registerkarte Aktenkonto angezeigt.
8. Geben Sie die Aktennummer oder Aktenbezeichnung ein.
9. Verwenden Sie die Suchfunktion (Strg + S), um z. B. anhand einer Rechnungsnummer die erforderliche Aktennummer zu ermitteln.
10. Weisen Sie den Zahlungseingang oder die Zahlung Auslagen, Gebühren oder Fremdgeld zu oder verteilen den Betrag manuell.
11. Besteht in der Akte eine Sollstellung in der OP-Liste, wird diese automatisch zum Ausgleich angeboten. Bei mehreren Rechnungen wird die älteste zum Ausgleich vorgeschlagen.
12. Bei Sollstellungen als Vorschussrechnung wird der Parameter Buchung auf Vorschussrechnung automatisch aktiviert.
13. Wählen Sie das gewünschte Gegenkonto aus.
14. Das Erlöskonto wird abhängig von der Referatszuweisung automatisch angeboten.
15. Die Auswahl erfolgt über die Drop-Down-Liste oder durch Eingabe der Kontonummer.
16. Der Mehrwertsteuersatz wird vorgeschlagen, ist jedoch editierbar.
17. Die Belegnummer wird automatisch vergeben oder manuell eingetragen.
18. Der zuständige Sachbearbeiter wird automatisch ermittelt, kann jedoch geändert werden.
19. Der Parameter Forderungskonto buchen erscheint, wenn in der Akte ein Forderungskonto vorhanden ist, und kann aktiviert werden.
20. Bei komplizierten Forderungssachen empfiehlt es sich, Zahlungsein- oder -ausgänge in der Zwangsvollstreckung separat über Forderungskonto buchen vorzunehmen.
21. Ist der Parameter Stapelbuchung mit Nachbereitung aktiviert, kann der aktuelle Buchungssatz als geprüft markiert und mit einem Prüfvermerk versehen werden.
22. Um einen Geschäftsvorfall als wiederkehrende Buchung in den Zahlungskalender zu übernehmen, klicken Sie auf In Kalender und geben den Zahlungsrhythmus ein.
23. Der Buchungssatz wird automatisch in die Liste der vermerkten Buchungen eingetragen und kann per Doppelklick erneut in die Bearbeitungsmaske übernommen werden.
24. Klicken Sie auf Vermerken, um den Vorfall in den Stapel zu übergeben. Direktes Buchen ohne Vermerken ist nicht möglich.
25. Vorgemerkte Buchungen werden im Aktenkonto und im Journal blau dargestellt, um vermerkte von gebuchten Einträgen zu unterscheiden.
26. Auf der Registerkarte Buchungen werden bereits erfasste Buchungen chronologisch angezeigt.
27. Vorgemerkte Buchungssätze lassen sich per Doppelklick erneut bearbeiten.
28. Sind alle Positionen auf dem Kontoauszug verbucht, klicken Sie auf Buchen, um alle vorgemerkten Buchungssätze endgültig zu buchen.

Zusätzlich kann in den Einstellungen der Parameter Stapelbuchung mit Zielsaldo aktiviert werden. Bei Funktionsaufruf wird dann der zu erreichende Zielsaldo abgefragt, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Wird der eingegebene Zielsaldo nicht „auf Heller und Pfennig" erreicht, ist das Buchen der vermerkten Buchungssätze nicht möglich.

Die Felder Anfang und Aktuell weisen den jeweils aktuellen Saldo des ausgewählten Finanzkontos aus. Soweit dieser nicht mit dem tatsächlichen Saldo übereinstimmen sollte, führen Sie bitte über Menüpunkt Fibu" / Konten die Funktion Kontensalden prüfen und ergänzen aus, um den Saldo des Finanzkontos zu aktualisieren.

Journal buchen

Über die Funktion Journal buchen lassen sich alle Vorgänge, die die reine Finanzbuchhaltung (also nur das Journal) betreffen, erfassen. Ein Zugriff auf Aktendaten ist hier nicht möglich. Die Funktion bietet über die Registerkarten Einnahme, Ausgabe und Umbuchung alle wesentlichen Funktionen. Sie lässt sich insbesondere auch für Stornobuchungen verwenden.

Die Schaltfläche Rechnung in der Karte Ausgabe ist nur bei eingeschalteter Bilanzierung vorhanden. Sie buchen damit erhaltene Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden (wichtig für die Sollversteuerung). Wenn diese Rechnungen später tatsächlich beglichen werden, nutzen Sie die Funktion FiBu / Buchen / Rechnungen verbuchen. Dabei haben Sie später die Möglichkeit, das korrekte Buchungsdatum und Finanzkonto einzugeben.

🧾 Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einnahmen, Ausgaben, Stornierungen und Umbuchungen

Wie wird's gemacht?

1. Legen Sie fest, ob es sich um eine Einnahme, Ausgabe oder Umbuchung handelt. > - Wenn Sie eine Ausgabe auf ein Bestandskonto (Kontenklasse 0) buchen, wird beim Buchen gefragt, ob diese Ausgabe auch als Inventar in die AfA-Liste aufgenommen werden soll.

2. Geben Sie das Buchungsdatum, den Buchungstext und den Bruttobetrag ohne Vorzeichen ein. > - Bei Stornobuchungen ist der Betrag mit Vorzeichen einzugeben (meistens Minuszeichen).

3. Als Buchungsdatum empfiehlt sich das Datum des Kontoauszuges, um die Buchhaltung leichter prüfen zu können.

4. Sollte das Buchen mit dem Hinweis auf ein unzulässiges Buchungsdatum nicht möglich sein, überprüfen Sie in den allgemeinen Einstellungen das erstzulässige Buchungsdatum.

5. Stornobuchungen sind mit dem gleichen Buchungsdatum wie die zu stornierende Buchung einzugeben. > - Achten Sie darauf, dass der Buchungsbetrag nun mit dem entgegengesetzten Vorzeichen erfasst wird.

6. Fügen Sie dem Buchungstext einen eindeutigen Vermerk hinzu, der erkenntlich macht, dass es sich um eine Stornierung handelt.

7. Umbuchungen mit positivem Betrag: > - Der Betrag wird im Feld von Konto ins Soll und im Feld auf Konto gutgeschrieben.

   • Achten Sie auf die korrekte Zuweisung anteiliger Umsatzsteuer bei Umbuchungen.

Buchungsbetrag: Plus oder Minus

Gelegentlich vorkommende Einnahmen auf ein Aufwandskonto können nicht als Einnahme und Ausgaben auf einem Erlöskonto nicht als Ausgaben gebucht werden. Sie buchen solche Beträge mit einem Minuszeichen. Diese Einschränkung gilt nur für die Kontenklassen 4 und 8. .

🧾 Schritt-für-Schritt-Anleitung: Konten, Mehrwertsteuer und Belegnummern

Wie wird's gemacht?

1. Geben Sie die Konten ein (Sach- und Finanzkonto).

2. Tragen Sie den Mehrwertsteuersatz ein. > - Das Programm schlägt automatisch den Mehrwertsteuersatz vor, der im Kontenplan dem Sachkonto zugeordnet wurde. > - Geben Sie einen anderen Mehrwertsteuersatz als den Vorschlagswert ein, erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob der angegebene Satz korrekt ist.

3. In der Kontenklasse 0 kann keine Vorsteuer gebucht werden. Buchungen mit Vorsteuer müssen aufgeteilt werden: > - Buchung des Nettobetrages auf das Konto in der Kontenklasse 0. > - Buchung der Vorsteuer auf das Konto 4000, wo sie automatisch mit 100 % gebucht wird.

4. Die Aufteilung kann automatisch vom Programm vorgenommen werden, wenn Sie den tatsächlichen Mehrwertsteuersatz bei der Buchung angeben. > - Es werden dann zwei Buchungssätze erzeugt: > 1. Ein Buchungssatz auf dem Konto 4000 mit der reinen Vorsteuer. > 2. Ein Buchungssatz auf dem entsprechenden Sachkonto mit dem Nettobetrag.

5. Geben Sie ggf. eine Belegnummer ein. > - Werden Belegnummern automatisch vergeben, wird die Buchung mit der nächstfolgenden Belegnummer verbucht.

Auswertung

Journal

Das Journal dient der Auswertung sämtlicher Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen. Sie muß klar und jederzeit nachprüfbar sein und erfordert deshalb eine chronologische Ordnung. Im Journal, das auch Grundbuch, Tagebuch oder prima Nota genannt wird, sind alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge festzuhalten. Nur so kann jede einzelne Buchung während der Aufbewahrungsfrist schnell zurückverfolgt und mit den entsprechenden Belegen nachgewiesen werden.

Mit dieser Funktion erhalten Sie die Buchungen eines bestimmten Zeitraumes als Liste oder in Einzelkonten, auf dem Bildschirm oder im Druck.

Die Auswertung lässt sich mit den verfügbaren Auswahlkriterien variabel eingrenzen und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Insbesondere können z.B. in den Feldern Sach- und / oder Finanzkonten die Kontenbereiche 1000-1099, 4000-4999, 8000-8020 u. a. ausgewertet werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die ausgegebenen Buchungen nach verschiedenen Merkmalen zu sortieren.

Sollte es erforderlich sein, fehlerhafte Buchungssätze zu entfernen, sind diese zu stornieren und / oder neu einzubuchen oder umzubuchen. Unter Stornieren versteht man die Umkehrbuchung einer bereits erfolgten, aber unrichtigen Buchung.

Markieren Sie die betreffende Buchung im Journal mit der linken Maustaste. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste den Buchungssatz an und wählen in dem Kontextmenü die Funktion Stornieren. Beachten Sie, dass bereits endgültig gebuchte Vorgänge in der Finanzbuchhaltung nicht mehr geändert werden dürfen und die Stornierung dokumentiert wird.

Journal anzeigen

Mit dieser Funktion erstellen Sie auch das Buchungsjournal, das die wesentliche Unterlage Ihrer Buchhaltung bildet.

Sie können alle Buchungen in lückenloser und fortlaufender Eingabereihenfolge ausdrucken. Wollen Sie neben den Bruttobeträgen auch die Netto- und Mehrwertsteuerbeträge angezeigt haben, stellen Sie dies in den Einstellungen der Buchhaltung ein (vgl. Einstellungen / Allgemeine Einstellungen / Registerkarte Journal, Parameter Journal mit Nettoausweis).

Wählen Sie in der Auswahlmaske, falls erforderlich, die gewünschten Parameter aus und klicken Sie danach auf den Button Anzeigen.

Wenn Sie das Journal drucken wollen, klicken Sie nach der Anzeige auf den Button Druck. Sollten Sie eine andere Funktion starten wollen, wählen Sie entsprechend andere Parameter und klicken Sie erneut auf den Button Anzeigen.

Journal anzeigen - Selektionskriterien

Betrag

Verwenden Sie diese Funktion, um nach einer bestimmten Buchung zu suchen. Achten Sie darauf, dass bei Splittbuchungen nicht der Gesamtbetrag im Journal vermerkt ist.

Text:

Diese Funktion bezieht sich auf einen bestimmten Buchungstext, wie z. B. eine Aktennummer. Sollte der gesamte Buchungstext nicht bekannt sein, sollten * als Platzhalter verwendet werden (z.B. Vorschuss), um Buchungssätze mit Vorschusszahlungen im ausgewählten Zeitraum zu ermitteln.

Finanzkonto:

Sie geben ein Finanzkonto oder einen Bereich ein. Es werden alle Buchungen ausgegeben, die dieses Finanzkonto oder diese Finanzkonten betreffen.

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Abbildung 25 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Fremdhonorar

Sachkonto:

Es werden nur Buchungen ausgegeben, die in dem von Ihnen gewählten Bereich sind. Geben Sie den Bereich wie unter Finanzkonto beschrieben ein.

Belegnummer:

Sie dient zur Suche von Buchungen, nach einem bestimmten Kontoauszug oder einem anderen Beleg anhand der Belegnummer.

Sachbearbeiter:

Diese Funktion gibt alle Buchungen durch einen bestimmten Sachbearbeiter aus.

Mehrwertsteuer:

Hier geben Sie einen MwSt.-Satz ein, um Buchungen mit diesem Mehrwertsteuersatz anzeigen zu lassen. Die Eingabe erfolgt ohne %-Zeichen.

Einnahmen-/Überschussrechnung

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist, im Gegensatz zur Bilanz oder Einnahmen- / Überschussrechnung, die an steuerlichen Gesichtspunkten orientiert ist, stärker auf Ihr betriebswirtschaftliches Interesse ausgerichtet. Der Aufbau einer BWA kann von Ihnen jederzeit für Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden.

Mit dieser Funktion führen Sie den Monats-, Quartals- und/oder Jahresabschluss durch oder stellen Sie Zahlen für eine statistische Erhebung zusammen. Alle Salden der Buchhaltung werden mit Monats- und Jahreswerten und mit prozentualer Aufschlüsselung angezeigt und gedruckt. Die Einnahmen-/Überschussrechnung kann maximal für ein Kalenderjahr ausgegeben werden und innerhalb des Kalenderjahres für beliebige Zeiträume

Diese betriebswirtschaftliche Auswertung, die sich an der DATEV-Auswertung orientiert, bietet Ihnen ein Kennzahlensystem, das Sie für Ihre innerbetrieblichen Planungen und Entscheidungen nutzen können.

Der Monatsabschluss kann beliebig oft durchgeführt werden. Haben Sie Nachträge gebucht, muss er mit Umsatzsteuerangaben wiederholt werden. Ggf. ist eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben.

Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt sind aus steuerlicher Sicht Aufwendungen. Ent-sprechend sind Umsatzsteuereinnahmen Erträge. Das Konto USt.-Zahlg. an FiA wird deshalb in der Kontenklasse 4 angelegt.

Selektionskriterien

Aus statistischer Sicht haben Umsatzsteuerzahlungen mit den tatsächlichen Aufwendungen jedoch nichts zu tun. Sie sind ein durchlaufender Posten und verfälschen den Nettoüberschuss und die statistischen Werte der Einnahmen-/Überschussrechnung. Zur Berichtigung des Nettoüberschusses geben Sie in der Eingabemaske die Nummer des Sachkontos ein. Der Nettoüberschuss wird dann ohne Umsatzsteuer-Zahlungen ausgegeben.

Datumsbereich:

Geben Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Einnahmen-/ Überschussrechnung erstellen wollen. Achten Sie darauf, dass der Bereich nur in einem Kalenderjahr liegt.

Geben Sie den 01.01. eines Jahres ein, so haben Sie die Möglichkeit, die Salden zu prüfen und aktualisieren zu lassen. Klicken Sie in diesem Fall auch den Parameter Mit Finanzkontoständen an.

mit Sozietätsauswertung:

Wollen Sie die Einnahmen und Ausgaben nach einzelnen Sozii ausgewiesen haben, klicken Sie die Auswertung nach Sachbearbeiter und die Sozietätsauswertung an. Voraussetzung für eine korrekte Sozietätsauswertung ist die Aufteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Sozii.

mit Aktenstatistik:

Ihnen werden auch die Einnahmen und Ausgaben durchschnittlich per Akte angezeigt, und im Betriebsergebnis erfolgt eine Ausgabe der ausstehenden Auslagen und Gebühren.

Auswertung nach Kontengruppen:

Diese Funktion dient zur Ermittlung des Gewinns. Es wird dabei auch der Eigenverbrauch berücksichtigt. Geben Sie, falls erforderlich, die Daten für die Ermittlung des KFZ-Eigenverbrauches ein.

Hinweis:

Die Ermittlung erfolgt nach der Neuregelung ab 1996, wenn zuvor ein KFZ-Preis eingegeben wurde, sonst nach den Eigenverbrauchssätzen zu den Konten. Als Eigenverbrauch für Nutzung werden als erstes monatlich 1% des Bruttolistenpreises bei Erstzulassung angesetzt (§ 6 I 4 EStG). Weiterhin wird die 0,03%-Regelung einbezogen (§ 4 V 6 EStG in Verbindung mit § 9 I 4 EStG).

1. Beispiel:

: Abbildung 26 - Aktenkonto - Abrechnung

Zur besseren Übersichtlichkeit, wird jeder Teil der Einnahmen-/Überschussrechnung extra dargestellt. Wenn Sie auf Drucken klicken, werden alle Teile, die Daten beinhalten, gedruckt.

Abbildung 34 - Umsatzsteuervoranmeldung

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Funktion Umsatzsteuer-Voranmeldung wertet Ihre Finanzbuchhaltung bzgl. vereinnahmter Umsatzsteuer und geleisteter Vorsteuer aus. Sie haben die Möglichkeit, das Umsatzsteuer-Formular auszudrucken, das Sie direkt beim Finanzamt als Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben können.

🧾 Schritt-für-Schritt: Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA)

Wie wird's gemacht?

1. Zum Ausdruck der Umsatzsteuer-Voranmeldung wählen Sie über den Menüpunkt Fibu → Auswertung die Funktion UVA – Umsatzsteuer-Voranmeldung.

2. Bundesland und Steuernummer auswählen und einmalig eintragen.

3. Der Aufbau der Steuernummer ist abhängig vom jeweiligen Bundesland. > - Prüft das Programm automatisch, ob die Ziffernfolge/-länge korrekt ist, wird ggf. eine ungültige Steuernummer gemeldet.

4. Geben Sie den auszuwertenden Zeitraum an. > - Wählen Sie zwischen monatlicher, quartalsweiser oder jährlicher Auswertung. > - Zusätzlich kann das gewünschte Wirtschaftsjahr eingegeben werden.

5. Geben Sie das zuständige Finanzamt in das entsprechende Feld ein.

6. Geben Sie Ihre Kanzlei in das Feld Unternehmen ein.

7. Geben Sie ggf. das mitwirkende Steuerberatungsunternehmen in das Feld Mitwirkende ein.

8. Weitere Parameter aktivieren, wenn sie in das Umsatzsteuer-Voranmeldungsformular eingetragen werden sollen.

9. Klicken Sie auf den Button Berechnen, um die Umsatzsteuer anhand der aktuellen Buchhaltungsdaten zu ermitteln.

10. Klicken Sie auf den Button Anzeigen, um die UVA auf dem Bildschirm zu prüfen. > > ODER klicken Sie auf den Button Drucken, um die UVA direkt auszudrucken.

Beachten Sie, dass die UVA auch bei der Ausgabe auf dem Bildschirm mit Druckvorschau gedruckt werden kann.

Ein Formular zur Dauerfristverlängerung, mit dem Sie die Frist (bei monatlicher Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung) zur Abgabe der Umsatzsteuer-Vorauszahlung um einen Monat verlängern können, ist in der Buchhaltung nicht vorhanden, da hierfür ein formloser Antrag beim Finanzamt genügt.

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben, können Sie eine Fristverlängerung für die Abgabe um einen Monat beantragen. Hierzu müssen Sie 1/11 des gesamten Vorauszahlungsbetrages des Vorjahres als Sonderzahlung im Voraus leisten (bis spätestens Februar eines jeden Jahres).

Honorarumsatzliste

Mit Hilfe der Honorarumsatzliste können die erwirtschafteten Umsätze, bezogen auf definierte Zeiträume, Referate und Sachbearbeiter, ausgewertet werden. Die Honorarumsatzliste bezieht sich nur auf Umsätze, die über Aktenkonten ermittelt wurden.

Folgende Parameter können verwendet werden:

: Abbildung 28 - Aktenkonto - Statistik - Akten ohne Bewegungen

Zudem können abhängige Sortierkriterien vergeben werden.

Jahresabschluss

Über die Funktion Jahresabschluss schließen Sie ein Wirtschaftsjahr ab. Die Salden der Anlage-, Finanz- und (je nach Einstellung) Auslagen- und Fremdgeldkonten werden vom Programm automatisch als Jahresanfangssalden in das neue Jahr übernommen.

Beachten Sie, dass nach erfolgtem Jahresabschluss keine Buchungen mehr für das abgeschlossene Wirtschaftsjahr vorgenommen werden sollten. Ein Ausdruck der Auswertungen und Listen ist jedoch jederzeit möglich.

Konten

Kontenblätter

Mit der Funktion Kontenblätter können Kontoauszüge für einen definierten Zeitraum gedruckt werden.

🧾 Kontenblätter erstellen

Wie wird's gemacht?

1. Geben Sie den gewünschten Zeitrahmen ein.

2. Geben Sie den auszuwertenden bzw. zu druckenden Kontenbereich ein.

3. Drücken Sie den Button OK, um die Kontenblätter erstellen zu lassen.

Es werden nur Konten ausgegeben, die in dem auszuwertenden Zeitraum bebucht wurden. Soweit auch Konten ausgewiesen werden sollen, die in dem ausgewählten Zeitraum [nicht]{.underline} bearbeitet wurden, ist der Parameter mit unbebuchten Konten zu aktivieren.

Kontensaldenliste

Die Funktion Kontensaldenliste liefert als Ergebnis für einen definierten Zeitraum Salden und Saldenbewegungen des ausgewählten Kontenbereichs

Geben Sie den Zeitraum und den gewünschten Kontenbereich für die Auswertung ein und drücken Sie den Button OK.

Kontostände tageweise

Mit der Funktion Kontostände tageweise können die Kontostände in einem definierten Zeitraum taggenau kontrolliert werden.

Wählen Sie dazu unter Menüpunkt FiBu / Konten die Funktion Kontenstände tageweise aus und geben das zu kontrollierende Konto, das Datum des Tages, an dem Auszug und Computer übereinstimmten (am besten der 01.01.) sowie den Bestand zu Beginn dieses Tages ein.

Nach Bestätigung werden Ihnen alle Tage, an denen gebucht wurde, mit den entsprechenden Salden angezeigt.

Sollte der Saldo in der Finanzbuchhaltung von dem auf den Kontoauszügen abweichen, kann die Unstimmigkeit mit der Funktion Kontostände tageweise ermittelt werden. Zu vergleichen sind die Tagessalden mit den Kontoauszügen, um die letzte Übereinstimmung zu ermitteln. Anschließend sollte das Journal auf fehlerhafte Buchungen überprüft und ggf. korrigiert werden.

Sind die Werte korrekt, aber die Kontostände beim Buchen falsch, nutzen Sie die Funktion Kontostände prüfen und ergänzen im Menü FiBu / Konten.

Kontensalden prüfen und ergänzen

Diese Funktion dient lediglich der Neuberechnung der Salden sämtlicher Konten. Auf Grundlage der Jahresanfangssalden wird der jeweils aktuelle Saldo ermittelt.

Kontenplan

Konten einrichten

Um den Kontenplan an die aktuelle Anforderungen und Bedürfnissen der Kanzlei anzupassen, ist es ggf. erforderlich, vorhandene Konten zu editieren und/oder neue Konten anzulegen.

Neue Konten anlegen

🧾 Neues Konto anlegen

Wie wird's gemacht?

1. Geben Sie in das Feld Kontonummer eine neue Kontonummer ein.

2. Drücken Sie die Tabulator-Taste.

3. Geben Sie die weiteren notwendigen Angaben ein.

4. Soweit es sich um Finanzkonten handelt, können Anfangsbestände sofort eingetragen werden.

5. Sollen die Buchhaltungsdaten elektronisch an einen Steuerberater übergeben werden, können Sie jedem Konto ein entsprechendes DATEV-Konto zuweisen und dieses ggf. als Automatik-Konto definieren.

6. Für die mehrzeilige doppelte Buchführung und die Bilanzbuchhaltung müssen den jeweiligen Konten die entsprechenden Umsatz- und Vorsteuerkonten zugewiesen werden, um automatische Splitt-Buchungen zu ermöglichen. Die Sach- und Erlöskonten werden jeweils netto bebucht.

7. Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen mit Klick auf den Button Speichern.

Vorhandene Konten editieren

🧾 Konto bearbeiten

Wie wird's gemacht?

1. Geben Sie in das Feld Kontonummer die gewünschte Kontonummer ein.

2. Drücken Sie die Tab-Taste.

3. Das gewünschte Konto wird aufgerufen, und Sie können es nun entsprechend editieren.

4. Nach Abschluss der Bearbeitung drücken Sie den Button Speichern, um die Änderungen dauerhaft zu sichern.

Konten löschen

Grundsätzlich wird davon abgeraten, nicht mehr verwendete Konten aus dem Kontenplan zu löschen. Es wird eher empfohlen, diese lediglich zu deaktivieren.

🧾 Konto löschen

Wie wird's gemacht?

1. Stellen Sie zunächst über das Journal sicher, dass das Konto tatsächlich nicht bebucht wurde.

2. Tragen Sie in das Feld Kontonummer die gewünschte Kontonummer ein.

3. Drücken Sie die Tab-Taste.

4. Löschen Sie die Kontenbezeichnung.Wie wird's gemacht?

5. Drücken Sie den Button Speichern, um das ausgewählte Konto endgültig zu löschen.

Konten gruppieren

Nach der Einrichtung des Kontenplans ist es erforderlich, die Konten für die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) entsprechend zu gruppieren.

🧾 Konten gruppieren

Wie wird's gemacht?

1. Öffnen Sie über den Menüpunkt FiBu im Kontextmenü den Eintrag Konten, dort den Eintrag Kontenplan, um die Funktion Konten gruppieren aufzurufen.

2. Die neu eingerichteten oder bislang noch nicht gruppierten Sach- und/oder Erlöskonten sind im linken Fenster aufgelistet. Sie sind per Drag and Drop jeweils als Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe in die jeweilige Kategorie einzuordnen.

3. Klicken Sie im linken Fenster das gewünschte Konto mit der linken Maustaste an und halten Sie die Taste gedrückt.

4. Ziehen Sie das Konto mit der Maus auf die gewünschte Kategorie der Betriebseinnahmen oder -ausgaben, da sich Konten jeweils nur den Kategorien zuordnen lassen.

5. Wenn Sie das Konto der entsprechenden Kategorie zugewiesen haben, lassen Sie die linke Maustaste los. Das Konto wird an dieser Stelle einsortiert.

6. Das Programm gibt Ihnen eine kleine Hilfestellung: An den Stellen, an denen die Konten nicht einsortiert werden können, stellt sich der Mauszeiger als stilisiertes Parkverbotsschild dar. Nur an Positionen, an denen ein Konto eingeordnet werden kann, verändert sich der Mauszeiger zu einem Pfeil in vier Richtungen.

7. Klicken Sie auf den Button Speichern, um die vorgenommenen Änderungen der Kontengruppierung dauerhaft zu sichern.

Sollten ein Konto versehentlich der falschen Kategorie zugewiesen worden sein, kann dies selbstverständlich korrigiert werden. Markieren Sie das falsch zugewiesene Konto und drücken Sie auf der Tastatur die Taste (Entf) Das ausgewählte Konto wird dann wieder in der Liste der zu gruppierenden Konten aufgeführt.

Kontenklassen - Gruppierung der Betriebseinnahmen / -ausgaben

Die Gruppierung der detaillierten BWA lässt sich in der Buchhaltung über Menüpunkt FiBu -- Konten / Kontenplan mit der Funktion Kontenklassen beeinflussen.

Die Gruppierung der Kontenklassen erfolgt ebenso wie die Gruppierung der Konten. Es wird insoweit auf die Funktion Konten gruppieren verwiesen.

Buchhaltungsgrafik

Mit dieser Funktion erstellen Sie ein Diagramm, das Aufwendungen und Erträge in monatlichen Einheiten für ein ganzes Jahr grafisch ausgibt. Diese Grafik können Sie sich auf dem Bildschirm anzeigen lassen oder auch ausdrucken. Erlöse und Aufwendungen werden als Bruttobeträge ausgegeben.

Sozietätsanteile für Konten

Sozietätsanteile können ebenso wie auf Akten auch auf Konten aufgeteilt werden. Geben Sie die Kontonummer des gewünschten Kontos ein und weisen Sie dem jeweiligen Sachbearbeiter einen prozentualen Anteil an den Aufwandskonten zu.

AfA-Liste

Mit der AfA-Liste können Sie Inventar verwalten, Abschreibungsbeträge errechnen und verbuchen. Eine Buchung sollte nur am Ende des Jahres, bzw. im Januar des folgenden Jahres, erfolgen. Eine monatliche Berechnung ist nicht möglich.

Sie starten die AfA-Liste, indem Sie im Menü FiBu die Funktion AfA-Liste aufrufen.

Anlage eines Wirtschaftsgutes

🧾 Wirtschaftsgut anlegen und abschreiben

Wie wird's gemacht?

1. Zur Neuanlage eines Wirtschaftsgutes klicken Sie auf Neu.

2. Geben Sie das Bestandskonto (Kontenklasse 0) und das Abschreibungskonto (Kontoklasse 4) ein.

3. In der erscheinenden Eingabemaske wird automatisch eine neue Inventarnummer erzeugt.

4. Sollten keine Abschreibungskonten angezeigt werden, prüfen Sie in der Kontenverwaltung, ob diese vorhanden sind (in der Kontenbezeichnung muss AfA stehen).

5. Geben Sie den Nettokaufpreis und das Kaufdatum des Wirtschaftsgutes ein.

6. Entscheiden Sie, ob linear oder degressiv abgeschrieben werden soll und über welchen Zeitraum. Ein Übergang degressiv-linear ist möglich und wird bei der Speicherung abgefragt.

7. Geben Sie Nutzungsdauer, ggf. AfA-Satz und Restwert sowie optional den Standort ein.

8. Klicken Sie auf OK, oder wählen Sie zusätzliche optionale Parameter aus und klicken danach auf OK, um die Eingaben zu speichern.

Sonderabschreibungen

Nach Auswahl der Art der Sonderabschreibung geben Sie das Jahr ein, in dem sie erfolgen soll.

AfA-Liste anzeigen

Sie haben die Möglichkeit, sich die AfA-Liste als Karteiform, als berechnete AfA-Liste und in der Übersicht anzeigen zu lassen.

🧾 Berechnete AfA-Liste nutzen und buchen

Wie wird's gemacht?

1. Wählen Sie die entsprechende Anzeigeart in der oberen Auswahlbox aus.

2. Bei der berechneten AfA-Liste haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, zwischen zwei verschiedenen Berechnungsmethoden zu wählen.

3. In den Folgejahren werden nur €-Beträge abgeschrieben, sodass die Abschreibung im ersten Jahr geringfügig höher ausfällt.

4. Es werden immer die gleichen Beträge abgeschrieben.

5. Klicken Sie das Feld Abschreibung mit Pfennigen entweder ab oder an. Außerdem können Sie wählen, ob auch GWG angezeigt werden sollen.

6. Zum Buchen der errechneten Abschreibungsbeträge klicken Sie bei angezeigter berechneter AfA-Liste auf die Schaltfläche Buchen. Es erfolgen die Buchungen vom entsprechenden Bestandskonto auf die Abschreibungskonten.

: Abbildung 29 - Rechnungen nach Sachbearbeiter

Budget

Budget erstellen

Mit Hilfe eines Budgets können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben besser kontrollieren. Bevor Sie diese Funktion nutzen können, müssen Sie Ihre Konten gruppieren. Dazu sollten Buchhaltungs- und Aktendaten vorhanden sein.

🧾 Budget erstellen und verteilen

1. Zum Erstellen eines Budgets wählen Sie aus dem Menü Budget den Befehl Erstellen.

2. Geben Sie den Zeitraum ein, der zur Ermittlung des Budgets genutzt werden soll.

3. Ihnen werden nun die vorhandenen Daten, wie z. B. Anzahl der Akten, offene Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben, angezeigt. Auf der linken Seite sehen Sie die Daten aus dem eingegebenen Zeitraum. Auf der rechten Seite die Werte, die sich aus der Veränderung (mittlere Spalte) ergeben.

4. Änderungen können Sie nur in der mittleren Spalte vornehmen.

5. Verändern Sie die Werte entsprechend Ihrer Planung für den nächsten Zeitraum.

6. Wenn Sie den Urzustand herstellen wollen, klicken Sie auf Werte holen. Klicken Sie dann auf Weiter, um das Budget zu speichern, und geben Sie das Datum für den Zeitraum ein, für den das Budget erstellt werden soll.

7. Verteilen Sie nun das Budget auf die einzelnen Kontogruppen. Zuerst werden die Einnahmen und nach Klick auf Weiter die Ausgaben angezeigt.

8. Verändern Sie die Werte, solange kein Rest mehr vorhanden ist.

9. Sie haben die Möglichkeit, einzelne Werte zu verankern, um dann einen Rest automatisch errechnen zu lassen.

10. Klicken Sie dazu das Kästchen verankert der entsprechenden Kontengruppen an und dann auf Automatik. Der Restbetrag wird nun auf die nicht verankerten Werte verteilt.

11. Nach Klick auf Weiter verteilen Sie das Budget entsprechend den Kontogruppen mit Werten ungleich Null auf die Konten dieser Kontengruppen.

12. Klicken Sie in der Spalte Neuer Wert in der entsprechenden Kontozeile und geben den Betrag ein, der auf diesem Konto als Budgetwert dienen soll.

13. Ist der Gesamtbetrag verteilt, klicken Sie auf Weiter und verfahren mit den anderen Kontengruppen ebenso. Stellen Sie danach in den Einstellungen die Budgetkontrolle ein.

Budget anzeigen / ändern

Um ein erstelltes Budget anzeigen zu lassen oder zu bearbeiten, wählen Sie aus dem Menü Budget den Befehl Anzeigen / Ändern. Ihnen werden nun alle Konten angezeigt, für die ein Budget erstellt wurde. Mit Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag haben Sie die Möglichkeit, die Budgetwerte zu ändern.

Wenn Sie einen Wert auf ein noch nicht budgetiertes Konto verteilen wollen, klicken Sie zuerst auf Alle Konten und geben dann den neuen Wert ein.

OP-Liste und Mahnwesen

Allgemeines zur OP-Liste und zum Automatisierten Mahnwesen

In der OP-Liste werden unbezahlte Rechnungen verwaltet. Damit ist die Voraussetzung für ein automatisiertes Mahnwesen geschaffen. Zudem ist es möglich, offene Rechnungssollstellungen zu ändern oder zu löschen und die gesamte Liste oder Teilbereiche anzuzeigen und zu drucken.

Außerdem können Sie über dieses Programm neue Rechnungen eingeben und zu offenen Posten Mahnungen bearbeiten und diese ausdrucken..

Mit der OP-Verwaltung ist in RA WIN 2000 ein dreistufiges Mahnwesen integriert.

Alle Anmahnungen, egal ob 1., 2. oder 3. Mahnung, können vollständig automatisiert ausgedruckt werden. Für Mahnungen in den unterschiedlichen Mahnstufen können selbstverständlich unterschiedliche Texte definiert werden.

Die Mahnfristen können Sie im Menü Extras / Allgemeine Einstellungen / Registerkarte OP / Mahnungen entsprechend definieren.

Rechnungsnummer

Um Ihre Rechnungen zu verwalten, wird jeder Rechnung eine jährlich fortlaufende Rechnungsnummer zugewiesen.

Die interne Rechnungsnummer ist neunstellig und setzt sich aus dem Jahr der Rechnung und einer lfd. Nummer zusammen. So ist z.B. die erste Rechnung für das Jahr 2003 die Rechnungsnummer 200300001.

Das Format der Rechnungsnummern kann zudem im Gebührenprogramm in den Layout-Einstellungen festgelegt werden.

OP-Liste

Anzeigen/Drucken

Mit der Funktion OP-Liste anzeigen / drucken können Sie sich offene Rechnungen anzeigen lassen und bearbeiten.

Die OP-Liste kann für definierte Zeiträume ausgegeben werden. Die Ausgabe der OP-Liste kann mit oder ohne Aktenbezeichnung, Empfängeradressen sowie bezahlte Rechnungen erfolgen.

Die verfügbaren Auswahlkriterien grenzen die OP-Liste zudem ein, um konkrete Rechnungen zu suchen. Berücksichtigen Sie bei der Suche, dass ggf. * als Platzhalter verwendet werden sollten.

Einträge ändern

🧾 OP-Liste bearbeiten

Wie wird's gemacht?

1. Lassen Sie sich die OP-Liste anzeigen.

2. Markieren Sie die zu editierende Rechnung mit der linken Maustaste.

3. Klicken Sie die gewählte Rechnung mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü die gewünschte Funktion aus.

4. Beachten Sie, dass das Löschen einzelner Rechnungssollstellungen keinerlei Auswirkung auf das Aktenkonto oder das Journal hat.

Monats- und Quartals-Statistik

Diese Funktionen dienen der statistischen Auswertung des Mahnwesens, um der Kanzlei einen Überblick über Außenstände, sortiert nach Mahnstufen, zu geben. Die Auswertung der gesamten Außenstände kann tabellarisch oder grafisch erfolgen.

Mahnungen anzeigen und drucken

Die Funktion Mahnungen ermöglicht den Einstieg in ein automatisiertes Mahnwesen. Abhängig von den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung werden unbezahlte Rechnungen automatisch fällig und für den aktuellen Mahnlauf zur Verfügung gestellt.

🧾 Mahnlauf durchführen

Wie wird's gemacht?

1. Rufen Sie die Funktion Mahnen auf.

2. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die seit dem letzten Mahnlauf vergangen sind.

3. Beim Funktionsaufruf fragt das Programm die Anzahl der Tage ab, die seit dem letzten Mahnlauf bzw. der Rechnungserstellung berücksichtigt werden sollen. Geben Sie z. B. 14 Tage an; alle unbezahlten Rechnungen, die innerhalb der letzten zwei Wochen erstellt oder gemahnt wurden, bleiben unberücksichtigt.

4. Kontrollieren Sie die fälligen Rechnungen, ob sie alle gemahnt werden sollen.

5. Die OP-Liste zeigt die fälligen Rechnungen. Ist in den allgemeinen Einstellungen der Parameter Alle Mahnungen drucken aktiviert, werden alle Rechnungen für den Mahnlauf berücksichtigt. Im Einzelfall können Sie durch Doppelklick auf JA in der Spalte Drucken einzelne Rechnungen vom Mahnlauf ausnehmen; diese zeigen dann NEIN in der Spalte Drucken.

6. Ist der Parameter Alle Mahnungen drucken deaktiviert, müssen die Rechnungen für den Mahnlauf einzeln aktiviert werden.

7. Klicken Sie auf den Button Mahnen, um den Mahnlauf zu starten.

8. Aktivieren Sie die gewünschten Parameter für den Mahnlauf.

9. Klicken Sie auf OK, um die Mahnungen zu erstellen.

Als Mahntexte können Autotexte oder Dokumentvorlagen verwendet werden. Diese sollten vorzugsweise im Arbeitsgruppenvorlagenverzeichnis von Microsoft WORD zentral zur Verfügung gestellt werden.

Die Texte oder Dokumentvorlagen sind mit dem Präfix Mahnung zu versehen, damit sie durch das Programm automatisch für diese Funktion zur Verfügung gestellt werden können.

In den Texten können Sie folgende Platzhalter verwenden:

: Abbildung 30 - Sozietätsanteile für Akten

Die Parameter für den Mahnlauf sind im Einzelnen:

: Abbildung 31 - Kontoauszüge buchen

Adressen ohne Mahnungen

Diese Funktion stellt sicher, dass bestimmte Rechnungsempfänger in den Mahnläufen nicht berücksichtigt werden, z.B. Groß- oder Sammelmandate.

Geben Sie hier die Adressnummern der Mandanten, Gerichte, Versicherungen o. ä. ein, die vom Mahnlauf ausgenommen werden sollen, und versehen Sie diese mit einer entsprechenden Bemerkung, um die Liste übersichtlich zu halten.

Zahlungsverkehr

Übersicht

Das Programm Zahlungsverkehr kann

Mehr über das DC-Verfahren erfahren Sie aus einer Informationsbroschüre, die Ihnen Ihr Geldinstitut sicher gerne zur Verfügung stellt.

Electronic Banking über BTX

Im Programm Zahlungsverkehr besteht die Möglichkeit, Überweisungen und Lastschriften für das Disketten-Clearing-Verfahren (DCV) der Kreditinstitute zu erstellen.

Anstatt den Datenaustausch über Diskette abzuwickeln, kann der Zahlungsverkehr auch elektronisch direkt über BTX erfolgen. Ein Datenträger muss hierzu also nicht mehr erstellt werden. Die Kreditinstitute bieten für diesen Zweck käuflich zu erwerbende Software an. Über solche Programme wird die von RA WIN 2000 erzeugte Datei unmittelbar in den Bankcomputer per BTX übertragen. Der Export der Dateien erfolgt ausschließlich im Format QIF. Anstatt der Bankprogramme können Sie auch die Microsoft-Programme MS Money oder Quicken 4.0 nutzen.

Diese Software bietet außerdem die Möglichkeit, Kontoauszüge online vom Bankcomputer abzurufen. Ferner können die Buchungsbewegungen der Kontoauszüge in einer Datei gespeichert werden. Eine Erweiterung der Finanzbuchhaltung ist in Vorbereitung, um künftig diese Daten automatisch als Vorschlagswerte einlesen und weiterverarbeiten zu können

Voraussetzungen

Kommunikationsgerät, z.B. Modem DBT-03, ISDN-S0-Controller,

BTX-Zugangsberechtigung,

Software für den Zahlungsverkehr mit BTX.

Überweisungen

Mit dem Programm ist es möglich, auf die erhältlichen Überweisungsträger (DIN A4) zu drucken.

Überweisungsträger erfassen

Mit dieser Funktion erstellen Sie Überweisungsformulare. Auf dem Bildschirm wird Ihnen ein solches Formular angezeigt, das Sie ausfüllen können.

: Abbildung 32 - Journal buchen - Registerkarte Einnahme

Sie können nun das Formular drucken oder speichern. Beachten Sie bitte, dass es unterschiedliche Formulare gibt. In den Einstellungen / Allgemeine Einstellungen können Sie „Ihre" Formulare auswählen.

Überweisungsträger drucken

Nach Aufruf dieser Funktion sehen Sie eine Auswahlmaske, in der Sie die zu druckenden Überweisungen auswählen können. Beachten Sie bitte, dass es unterschiedliche Formulare gibt. In den Einstellungen / Allgemeine Einstellungen können Sie diese Formulare auswählen.

Disketten-Clearing-Verfahren (DCV)

Diskette erstellen

Vor Bestätigung der Eingaben durch klicken von OK sollten Sie diese noch einmal überprüfen. Nach Bestätigung wird die Überweisung in der Zahlungsdatei gespeichert. Alle Überweisungen werden in der Zahlungsdatei unter einer laufenden Nummer gespeichert.

Textschlüssel des DC-Verfahren (DCV)

*J - steht für die Endziffer des Jahres der Leistung

Buchungen bearbeiten

Einträge in der Zahlungsdatei kann man über die Programmfunktionen DCV Vorschau bearbeiten.

Es können alle Einträge der Buchungsliste bearbeitet werden. Man klickt einfach doppelt auf den entsprechenden Vorgang. Es erscheint wieder die ursprüngliche Eingabemaske, in der Sie die Einträge bearbeiten können.

DCV Vorschau

Mit Hilfe der Programmfunktion DCV Vorschau können die bereits gespeicherten DCV-Buchungen nochmals überprüft werden.

Geben Sie dazu den Zeitraum und eventuelle Selektionsbuchstaben ein und entscheiden Sie, ob Sie Gutschriften oder Lastschriften angezeigt haben wollen.

BTX-Export/Import

Es steht Ihnen die Möglichkeit offen, mit der RA WIN 2000 Buchhaltung Ihre Finanzbuchhaltungsdaten online abzurufen oder aber Überweisungen online zu erledigen.

Sie nutzen dazu die Funktion BTX Export/Import im Zahlungsverkehr. Voraussetzung dafür ist, dass entweder MS Money oder Quicken 4.0 auf Ihrem Rechner installiert ist. Weiterhin sind ein Modem oder eine ISDN Karte und ein von Ihrer Bank eingerichteter Zugang notwendig.

Export

Sie exportieren nach MS Money oder Quicken, indem Sie die Funktion BTX Export / Import im Menü Zahlungsverkehr aufrufen.

Ihnen werden nun alle vorhandenen Überweisungen oder Einzüge angezeigt. Sind diese in Ordnung, klicken Sie auf Export. Sie werden nun aufgefordert, einen Dateinamen einzugeben. Die Datei befindet sich standardmäßig im Verzeichnis \ra2000. Nach dem Export wählen Sie entweder Money oder Quicken und dort die entsprechenden Importfunktionen, bearbeiten die Buchungen nach und stellen dann die Verbindung zu Ihrer Bank her.

Import

Importieren Sie aus Money oder Quicken die entsprechenden Konten mit den dort vorhandenen Funktionen. Achten Sie darauf, dass das Format QIF benutzt wird.

Wählen Sie in der RA WIN 2000 Buchhaltung die Funktion BTX Export / Import im Menü Zahlungsverkehr. Klicken Sie auf Import und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren wollen. Sind Namenszuordnungen nicht möglich, werden Ihnen diese angezeigt, und Sie müssen die entsprechende Adresse auswählen oder, falls nicht vorhanden, erfassen. Für die Erfassung ist eine Kurzerfassung möglich.

Lässt sich ein Konto nicht zuordnen, öffnet sich ein Fenster, in dem das nicht vorhandene (Money oder Q­ui­cken) Konto und eine Auswahlliste mit den RA WIN 2000 Konten angezeigt wird. Wählen Sie daraus das entsprechende Konto aus. Dieses wird automatisch in einer Liste gespeichert und steht Ihnen später immer wieder zur Verfügung.

Sind alle Buchungen eingelesen, haben Sie die Möglichkeit, den Zeitraum zu bestimmen, für den diese Buchungen im Journal verbucht werden sollen. (Eine Speicherung in der Zahlungsdatei ist in Vorbereitung).

Beachten Sie bitte, dass die Mehrwertsteuer aus dem Kontenplan entnommen wird!.

Sollen einzelne Buchungen nicht verbucht werden, löschen Sie diese einfach, indem Sie den Cursor in der ersten Spalte der Tabelle platzieren und dann die gesamte Zeile markieren (Klick auf das graue Feld vor der ersten Spalte). Danach drücken Sie auf (Entf)

Wollen Sie die noch vorhandenen Einträge im Journal verbuchen, geben Sie Finanzkonto ein und klicken Sie auf Buchen.

Beachten Sie, dass in Money oder Quicken teilweise das gesamte Konto exportiert wird. Damit keine doppelten Buchungen in das Journal übernommen werden, haben Sie die Möglichkeit, nach dem Einlesen den Zeitraum zu bestimmen, aus dem die Buchungen angezeigt und übernommen werden sollen.

Diverses

Elektronische Steuererklärung (./images-old/Elster)

Die Anbindung der RA WIN 2000-Buchhaltung an ELSTER ist separat zu erwerben, daher wird an dieser Stelle auf eingehende Erläuterungen zu diesem Modul verzichtet.

Soweit die ELSTER-Anbindung in der Kanzlei eingesetzt werden soll, wenden Sie sich bitte zuvor an uns.

Zu diesem Modul erhalten Sie dann eine gesonderte Dokumentation.

DATEV-Konvertierung

Selbstverständlich können die Buchhaltungsdaten für beliebige Zeiträume in Dateien exportiert werden, die über die aktuelle DATEV-Schnittstelle anderweitig wieder eingelesen werden können.

Import / Export

Das Journal darf auf Datenträgern wie z.B. Disketten aufbewahrt werden, wenn eine spätere Ausdruckmöglichkeit sichergestellt ist (Vgl. § 239 Abs. 4 HGB). Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Trotzdem empfiehlt es sich, das Journal in gewissen Abständen auszudrucken.

Bedenken Sie, dass Sie heute noch nicht wissen, welche Organisation Ihre Buchhaltung vielleicht in neun Jahren besitzt. Auch zu diesem Zeitpunkt müssen Ihre Buchungen nachprüfbar sein.

Die Zeiträume, über die Sie einen Journalausdruck erstellen können, sind Monat, Quartal, Wirtschaftsjahr oder ein frei ausgewählter Buchungszeitraum.

Im Journal wird der Buchungsbetrag sowohl in der Firmenwährung als auch in der Originalwährung ausgegeben.

Lohnbuchhaltungsdaten importieren

Mit der Funktion Lohnbuchhaltung importieren im Menü Datei haben Sie die Möglichkeit, die Buchungsdaten der Lexware Lohnbuchhaltung in das Journal zu importieren.

Wählen Sie dazu das Verzeichnis aus, in dem die Lohnbuchhaltungsdaten gespeichert wurden aus (diese müssen vorher in der Lohnbuchhaltung gesichert worden sein) und geben das Finanzkonto an, von dem die Beträge bezahlt wurden. Klicken Sie dann auf OK.

Die importierten Daten können Sie dann über die Funktion FiBu / Buchen / Kontoauszüge buchen bearbeiten und verbuchen.

Achten Sie darauf, dass zuvor in der Lohnbuchhaltung die Konten in der Kontenverwaltung eingegeben wurden.

Lohnbuchhaltungsdaten speichern

Um die Daten für RA WIN 2000 zu speichern, wählen Sie in der Lohnbuchhaltung den Befehl Datei / Exportieren / Buchungsliste... .Suchen Sie sich dann den Zeitraum aus und klicken Sie auf Drucken. Geben Sie dann ein Verzeichnis an, in dem die Daten gespeichert werden sollen (Empfohlen: \RA2000) und klicken dann auf Speichern. Die Daten sind nun für den Import bereitgestellt. Beachten Sie, dass der Dateiname Buchungs.lex beibehalten wird.

Lohnbuchhaltungskonten bearbeiten

Wenn Sie an den RA WIN 2000-Lohnkonten (41xx) nichts geändert haben, können Sie eine von uns vorgefertigte Lexware Kontendatei benutzen.

Dazu müssen Sie aus dem Verzeichnis \RA2000\Org die Datei lg_lart.btw in das Lohn und Gehaltsverzeichnis (\Loge32\Daten) kopieren. Dabei werden eventuell angelegte Lexware-Konten überschrieben.

Weitere Änderungen an den Konten können Sie in der Lohnbuchhaltung unter Verwaltung\Kontenverwaltung vornehmen. Klicken Sie dazu in der Maske Allgemeine Angaben Seite 1 von 2 auf Weiter und geben dann die entsprechenden RA WIN 2000 Kontonummern ein. Danach klicken Sie auf Speichern.