Konfiguration & Einstellungen
Konfiguration & Einstellungen
RA WIN 2000 ist entwickelt worden, um die tagtäglich im Alltag anfallenden Arbeiten in den unterschiedlichsten Kanzleien besser zu organisieren und mit weniger Zeitaufwand zu bewältigen. Da jedoch die Anforderungsprofile von Kanzlei zu Kanzlei z. T. stark differieren, ist RA WIN 2000 an die unterschiedlichen Bedürfnisse individuell anzupassen. Daher ist es besonders wichtig, die vielfältigen Möglichkeiten der Konfiguration von RA WIN 2000 richtig einzusetzen. Soweit Sie die Konfiguration von RA WIN 2000 nicht den konkreten Bedürfnissen Ihrer Kanzlei anpassen, können Sie unsere Software nicht optimal nutzen.
Allgemeine Einstellungen
Die allgemeinen Einstellungen für die Buchhaltung definieren Sie über Menüpunkt Extras / Allgemeine Einstellungen.
Es ist zu beachten, dass es sich bei blau eingefärbten Parametern nur um lokale, bzw. benutzerbezogene, Parameter handelt.
Registerkarte "Allgemein"
Erstes Buchungsdatum
Der Parameter Erstes Buchungsdatum definiert den erstzulässigen Buchungstag. Eine Buchung in einen Zeitraum vor diesem Datum ist nicht möglich.
Soweit der vorangegangene Abrechnungszeitraum abgeschlossen worden ist und nunmehr vor etwaigen Fehlbuchungen geschützt werden soll, empfiehlt es sich, das erste Buchungsdatum auf den nächstfolgenden Tag einzustellen.
Dieser Parameter ist jedoch nicht nur in den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung definierbar, sondern kann auch in der Einnahmen- / Überschussrechnung editiert werden. Soweit eine Einnahmen- / Überschussrechnung mit Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt worden ist, wird nach deren Erstellung das erste zulässige Buchungsdatum in einer separaten Abfrage zum etwaigen Editieren zur Verfügung gestellt.
[Hinweis:]{.underline} Es wird empfohlen, das erstzulässige Buchungsdatum nicht länger als zwei bis drei Monate zurückliegend einzustellen.
Belegnummernvergabe
Die Buchführung ist nur dann ordnungsgemäß, soweit sie durch korrekt vergebene Belegnummern dokumentiert und nachgewiesen wird. Zudem wird die Organisation der Belegaufbewahrung erleichtert.
Die RA WIN 2000-Buchhaltung verfügt über verschiedene Arten der Belegnummernvergabe.
Belegnummernkreise bieten in der Praxis den Vorteil, die Buchungsbelege unterschiedlicher Buchungstatbestände fortlaufend nummerieren und nach ihrer Art zusammengefasst archivieren zu können (z.B. Ausgangsrechnungen 1997 von Nr. 0001 - 5000). Dazu wird für jede Buchungsart ein frei wählbares Buchungskürzel (z.B. ER für Eingangsrechnung) verwendet. Die Belegnummer setzt sich also immer aus dem Kürzel und der fortlaufenden Nummerierung zusammen und bildet somit einen eindeutigen Belegnummernkreis. Soweit der Einsatz von Belegnummernkreisen erforderlich sein sollte, wenden Sie sich zwecks näherer Informationen über Konfiguration und Einrichtung direkt an uns.
Die Belegnummernvergabe kann manuell oder automatisch erfolgen.
automatische Vergabe
Die automatische Belegnummernvergabe erzeugt, abhängig von der Nummer des Finanzkontos sowie des Kontoauszuges, eine fünf- bis neunstellige Belegnummer. Der Belegnummer werden automatisch fortlaufend die letzten beiden Ziffern des Finanzkontos, gefolgt von der Kontoauszugsnummer, Blatt-Nummer und Buchungsposition, zugewiesen.
Soweit dieser Parameter aktiviert ist, können dennoch im Einzelfall Belegnummern manuell vergeben werden.
manuelle Vergabe
Die manuelle Vergabe von Belegnummern sollte zumindest einer erkennbaren und nachvollziehbaren Systematik folgen.
Soweit die automatische Belegnummernvergabe deaktiviert ist und manuell die Belegnummer null vergeben wird, werden die Belegnummern automatisch aufsteigend fortgezählt, da die Buchhaltung die jeweils nächste Belegnummer vergibt. In der Konsequenz bedeutet dies, dass bei zwischenzeitlicher automatischer Belegnummernvergabe die fortlaufende Belegnummernsystematik 1, 2, 3, 4, 5... usw. nicht fortgeführt werden könnte. Die Belegnummernautomatik würde dementsprechend eine mindestens fünfstellige Belegnummer, z.B. 200010101 (20 = Finanzkonto 1020, 001 = Kontoauszug Nr. 1, 01 = Blatt Nr. 1, 01 = Buchungsposition Nr. 1 auf diesem Blatt) erzeugen. Wenn nunmehr beim nächsten Buchungsvorgang die Belegnummer „0" manuell vergeben werden sollte, würde durch das Programm als nächstfolgende Belegnummer die Nr. 200010102 ermittelt und automatisch zugewiesen werden.
Passwortprüfung
Soweit in der Buchhaltung Passwörter vergeben worden sind, erfolgt in Abhängigkeit vom eingegebenen Wert eine wiederholte Prüfung, um unberechtigten Zugriff auszuschließen. Als Zeiteinheit sind Minuten zu verwenden.
Vortrag Auslagen- und Fremdgeldkonto
Soweit in der Kanzlei nur [ein]{.underline} Auslagenkonto 1600 und [ein]{.underline} Fremdgeldkonto 1700 verwendet wird, kann definiert werden, dass die Jahresendsalden im Rahmen des Jahresabschlusses automatisch durch das Programm vorgetragen werden.
Länge des Buchungstextes
Zur Optimierung der Journalanzeige kann die Zeilenlänge des Buchungstextes eingestellt werden. Die voreingestellte Länge beträgt 35 Zeichen. Der Ausdruck folgt der Anzeige.
Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen
Der aktivierte Parameter Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen ermöglicht Ihnen, Kontoauszüge verschiedener Finanzkonten durch mehrere Mitarbeiter zeitgleich zu verbuchen.
Standardmäßig ist dieser Parameter deaktiviert und sollte nur dann aktiviert werden, wenn in der Kanzlei tatsächlich mehrere Mitarbeiter die verschiedenen Geschäftskonten bearbeiten.
Stapelbuchung mit Nachbereitung
Der Parameter Stapelbuchung mit Nachforderungen erweitert die Funktion Kontoauszüge buchen dahingehend, dass die Buchung vorkontierter / vermerkter Buchungssätze nur dann möglich ist, wenn diese als geprüft gekennzeichnet wurden.
Insbesondere empfiehlt es sich für die Kanzleien, für die eine externe Buchhaltung alle Arbeiten übernimmt, diesen Parameter zu aktivieren.
Dem externen Buchhalter wird so ermöglicht, sämtliche Geschäftsvorfälle zu erfassen und ordnungsgemäß den bekannten Sach- oder Erlöskonten zuzuweisen. Die Verbuchung von Zahlungsein- oder -ausgängen auf Auslagen, Gebühren oder Fremdgeld (ggf. auch Umbuchungen auf andere Aktenkonten) kann dann durch den Sachbearbeiter selbst oder den jeweils zuständigen Sachbearbeiter erfolgen. Sie geschieht, indem in der Funktion Kontoauszüge buchen die vermerkten Buchungen per Doppelklick aktiviert werden und ggf. die Zuweisung der Aktenkonto-Automatik entsprechend korrigiert wird.
Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass lediglich vermerkte Buchungen sowohl im Aktenkonto als auch im Journal blau dargestellt werden, um diese von endgültig eingebuchten Buchungssätzen zu unterscheiden.
Aktenkonto
Journalbuchung mit Aktenbezeichnung
Ist dieser Parameter aktiviert, übergibt er bei aktenbezogenen Buchungsvorfällen in den Buchungstext zusätzlich zum gewählten Buchungstext die Aktenbezeichnung.
Löschen erlaubt
Ist dieser Parameter aktiviert, besteht im Aktenkonto die Möglichkeit, Buchungen zu löschen, indem Sie per Klick auf die rechte Maustaste im Kontextmenü Löschen auswählen. Diese Option wirkt sich jedoch nur auf das Aktenkonto, ggf. auch auf die OP-Liste, jedoch nicht auf das Journal oder Forderungskonto aus.
Aktenkonto nie integriert buchen
Ist dieser Parameter aktiviert, verhindert er, dass aus dem Aktenkonto versehentlich integriert in das Journal gebucht wird.
Diese Option ist dann sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeiter zwar die Aktenkonten bebuchen, jedoch die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung nur durch einen einzelnen Mitarbeiter zu verantworten ist. Das gilt auch, wenn Passwörter in der Buchhaltung verwendet werden und diese von zumindest zwei Mitarbeitern bearbeitet wird.
Diktatzeichen als SB vorschlagen
Grundsätzlich ist es nicht empfehlenswert, diese Option zu aktivieren. Ist dieser Parameter aktiviert, werden sämtliche Umsätze mit entsprechenden Konsequenzen in der Sachbearbeiter- bzw. Sozietätsauswertung auf den buchenden Sachbearbeiter anstatt des Aktensachbearbeiters verbucht.
Fremdgeld immer 1700, Auslagen 1600
Dieser Parameter ist nur zu aktivieren, wenn in der Kanzlei nur [ein]{.underline} Auslagenkonto 1600 und [ein]{.underline} Fremdgeldkonto 1700 verwendet werden.
Soweit z.B. ein Fremdgeldkonto 1705, ein Auslagenkonto 1605 sowie ein Erlöskonto 8005 für das Referat Strafrecht eingerichtet worden sind, würden Auslagen oder Fremdgeld nicht auf die gewünschten Konten, sondern zwingend auf die Konten 1600 und 1700 gebucht.
Dieser Parameter wirkt sich in gleicher Weise in der doppelten Buchführung für die Konten 7100 und 7600 aus.
Register Journal
Journal mit Nettoausweis
Ist dieser Parameter aktiviert, erfolgt bei der Anzeige des Journals neben den Bruttowerten und dem Mehrwertsteuersatz auch eine Anzeige der Nettobeträge und der Mehrwertsteuerbeträge.
Journal nur für den aktuellen Buchungstag anzeigen
Die Aktivierung dieses Parameters ist empfehlenswert, wenn Sie in einem weit zurückliegenden Zeitraum in der Finanzbuchhaltung buchen wollen. Sie verhindert, dass Ihnen sämtliche Buchungen ab diesem Zeitraum angezeigt werden. Es wird insoweit auf die Hinweise zum ersten Buchungsdatum verwiesen.
Buchungen nach Eingabefolge anzeigen
Ist dieser Parameter aktiviert, werden im Journal sämtliche Buchungssätze in Reihenfolge ihrer Eingabe angezeigt, sodass insbesondere in Kanzleien, in denen mehrere Mitarbeiter buchen, konkrete Buchungsvorfälle transparenter nachverfolgt werden können.
Stapelbuchungen mit Zielsaldo
Ist dieser Parameter aktiviert, bietet er eine sinnvolle Kontrolle der vorkontierten Buchungssätze. Wird diese Option verwendet, ist in der Funktion Kontoauszüge buchen gewährleistet, dass der zuvor eingegebene Zielsaldo zwingend erreicht werden muss. Anderenfalls ist das Buchen der zuvor vorkontierten Buchungssätze nicht möglich.
Budgetkontrolle
Die Aktivierung dieses Parameters ist nur sinnvoll, wenn zuvor ein Budgetplan erstellt worden ist.
Ist die Budgetkontrolle aktiviert, werden Sie beim Buchen beim Erreichen (+/- 10% vom Budgetwert) oder Überschreiten des Budgets für das entsprechende Konto gewarnt.
Journal mit Summenzeilen
Wird diese Option verwendet, werden im Journal für die jeweils angesprochenen Sachkonten Summenzeilen unter einzelnen oder einer Gruppe von Buchungssätzen angezeigt.
Nur mit Gesamtsummenzeile
Soweit im Journal nur eine Gesamtsumme gebildet werden soll, ist dieser Parameter zu aktivieren.
Abschreibung Auslagen
Das Sachkonto für die Abschreibung uneinbringlicher Barauslagen ist als Vorschlagswert auf das im Kontenplan für die einfache Buchführung eingerichtete Konto 4995 vorkonfiguriert. Soweit ein anderes Verlustkonto verwendet wird, ist das entsprechende Konto zu definieren.
Umsatzsteuerzahlung im Monat der Ausgabe anzeigen
Dieser standardmäßig aktivierte Parameter wirkt sich nur in der Einnahmen- / Überschussrechnung aus und dient der differenzierten Auswertung des Betriebsergebnisses unter umsatz- oder einkommenssteuerlichen Aspekten.
Ist dieser Parameter aktiviert, wird eine Umsatzsteuerzahlung auf den Vormonat im Zeitraum der tatsächlichen Zahlung ausgewiesen.
Soweit dieser Parameter nicht aktiviert ist, wird die Umsatzsteuerzahlung für den jeweiligen Monat als Ausgabe im entsprechenden Monat fingiert. Das hat zur Folge , dass die betriebswirtschaftliche Auswertung nicht dem tatsächlichen Geldfluss entspricht, jedoch einkommenssteuerrechtlich betrachtet die zur Berechnung maßgeblichen Ergebnisse auswirft.
Dauerfristverlängerung
Der Parameter Dauerfristverlängerung ist nur dann zu aktivieren, wenn vom Finanzamt eine Dauerfristverlängerung genehmigt worden ist.
Dieser Parameter stellt sicher, dass die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung (Anm.: 1/11 des abzuführenden Umsatzsteuerbetrages des Vorjahres) für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zum Jahresende ordnungsgemäß berücksichtigt wird. Die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung wird bei monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung im Monat Dezember berücksichtigt.
Soweit die Kanzlei quartalsweise zur Umsatzsteuer veranlagt wird, würde die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung grundsätzlich Berücksichtigung finden. Eine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung ist bei quartalsweiser Veranlagung nicht erforderlich.
Offene Posten (OP) / Mahnungen
Mahnungen - Mahntage
Die voreingestellten Werte für Mahnungen in eigener Sache können beliebig editiert werden. Es ist lediglich zu berücksichtigen, dass sich die Mahnläufe möglichst nicht mit der gesetzten Zahlungsfrist überschneiden.
Warnung bei Verjährung
Ist dieser Parameter aktiviert, wird empfohlen 104 Wochen gemäß § 196 BGB als Verjährungsfrist sowie 4 Wochen als Warnfrist einzutragen. Beim Start der Buchhaltung wird abgeprüft, ob offene Rechnungen vorhanden sind. Besteht die Gefahr der Verjährung, wird ggf. ausdrücklich auf fällige Mahnungen hingewiesen.
[Um diese Funktion sinnvoll nutzen zu können, ist die ordnungsgemäße Führung der OP-Liste zwingend erforderlich]{.underline}!
Alle Mahnungen drucken
Ist dieser Parameter aktiviert, werden alle fälligen Mahnungen automatisch zum Drucken vorgemerkt. Anderenfalls sind die zu druckenden Mahnungen einzeln auszuwählen.
Erste Rechnungsnummer
Ist dieser Parameter aktiviert, bietet er insbesondere Bürogemeinschaften mit gemeinsamen Adress- und Aktendaten die Möglichkeit, über separate Buchhaltungspools getrennte fortlaufende Rechnungsnummernkreisläufe zu bedienen. Im jeweiligen Buchhaltungspool für den jeweiligen Pool werden z.B. die Rechnungsnummernkreisläufe dem Bereich 0, 10000 oder 20000 zugewiesen.
II. Zahlungsverkehr
Überweisungsträger
In RA WIN 2000 sind bereits etliche Überweisungsvorlagen integriert, sodass lediglich die in der Kanzlei verwendeten Vordrucke einzustellen sind.
Soweit andere Formulare verwendet werden, ist es auch möglich, diese in RA WIN 2000 zu integrieren. Übermitteln Sie uns hierzu bitte ein Originalformular mit weiteren Informationen.
Scheckformular
In RA WIN 2000 sind Scheckvordrucke von Quicken und Lexware integriert, Sie brauchen nur die von Ihnen zu verwendenden auszuwählen.
Soweit andere Formulare in der Kanzlei verwendet werden, ist es ggf. möglich diese in RA WIN 2000 zu integrieren. Übermitteln Sie uns hierzu bitte ein Originalformular mit weiteren Informationen.
Pfad für die DTAUS-Datei
Mit der RA WIN 2000-Buchhaltung haben Sie die Möglichkeit, Überweisungen von Dateien per DCV (Disketten Clearing Verfahren) an die Bank zu übermitteln.
Der Pfad für die DTAUS-Datei wird aus dem in den Arbeitsplatzparametern eingestellten Datenpfad ermittelt. Soweit ein Verzeichnis DCV nicht existiert, wird dieses erzeugt.
Es kann als Vorschlagswert der Auftraggeber für den Zahlungsverkehr erfasst werden. Soweit mit dem Modul Zahlungsverkehr insbesondere mit DCV gearbeitet wird, empfiehlt es sich jedoch, nur das überwiegend zu bebuchende Bankkonto in der Kanzleiadresse zu erfassen. Soweit zwei Bankkonten erfasst sind, wird bei jedem Zahlungsauftrag abgefragt, welches Konto verwendet werden soll.
Passwörter
In der Regel soll nur bestimmten Benutzern der Zugriff auf sämtliche Funktionen der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stehen. Andere sollen gerade keinen Einblick in die Finanzbuchhaltung, insbesondere auf das Journal oder die Einnahmen- / Überschussrechnung, erhalten.
Hierzu sind dem jeweiligen Sachbearbeiter in der Benutzerverwaltung entsprechende Zugangsrechte zuzuweisen. Zusätzlich können Sie den Zugriff auf die Buchhaltung durch die Vergabe von Passwörtern für den allgemeinen Zugriff, das Journal sowie die Einnahmen- / Überschussrechnung verwalten und bestimmen.
Buchungstexte
Abbildung: Auswahlliste der von RA WIN 2000 angebotenen Buchungstexte
Die RA WIN 2000-Buchhaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, häufig benutzte Buchungstexte an zentraler Stelle zu administrieren und für die Verwendung im Aktenkonto und im Journal zu konfigurieren.
Die Standard-Buchungstexte lassen sich über Menüpunkt Extras / Allgemeine Einstellungen / Buchungstexte bearbeiten editieren. Dafür wird der vorhandene Eintrag editiert oder hinzugefügt und der Parameter nur im Journal wahlweise entsprechend aktiviert.