Allgemeines & Grundsätzliches

Das RA WIN 2000-Buchhaltungsprogramm beinhaltet nicht nur Buchhaltung im herkömmlichen Sinne, sondern umfasst neben der Finanzbuchhaltung die für Kanzleien wesentlichen Lösungen. Das sind Aktenkontenbuchhaltung, Offene Posten-Liste, Mahnwesen sowie diverse zusätzliche Funktionen . Der wesentliche Unterschied zwischen der Aktenkontenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung besteht in der unterschiedlichen Aufgabenstellung.

Finanzbuchhaltung

Sie beinhaltet jeglichen tatsächlichen Geldfluss der Kanzlei und dient der Ermittlung von Gewinn und Verlust

Das Aktenkonto

Es dokumentiert im Unterschied zum Forderungskonto nicht das Verhältnis Mandant ./. Gegner, sondern das Verhältnis Mandant -- Kanzlei. Es werden also sämtliche Forderungen und Zahlungen zur Akte erfasst (Auslagen, Gebühren, Fremdgeld).

Anmerkungen

Es ist nicht erforderlich, eingegebene Beträge mit dem jeweils eingestellten Währungsformat € zu versehen. Soweit Sie jedoch als Währungsformat € eingestellt haben und noch Beträge in DM verbuchen wollen, versehen Sie die den Betrag mit dem Zusatz d, bzw. umgekehrt e (Bsp. 100,00 DM werden als 100d eingegeben). Beim Verlassen des Eingabefeldes kontrollieren Sie jedoch bitte den angezeigten Betrag.

Glatte Beträge können ohne Pfennig- oder Centangaben, z.B. 100 anstelle 100,00 eingegeben werden, jedoch nicht als 100,--.

Die Beträge sind ohne Tausendertrennzeichen einzugeben z.B. 1000.

In der RA WIN 2000-Buchhaltung können in sämtlichen Funktionen wie z.B. die Anzeige des Journals, der Aktenkonten und der Kontenblätter auf dem Bildschirm bzgl. Größe, Sortierreihenfolge oder Kontext der Felder interaktiv gesteuert werden. Klicken Sie einfach auf die jeweiligen Spaltenüberschriften, und sortieren Sie diese demnach auf- oder. absteigend.

Differenzierung

Einnahme-/Überschussrechnung

Die Einnahme-/Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG ist die einfachste Art der Gewinnermittlung und entspricht letztendlich der Erfassung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Diese Gewinnermittlungsart ist aufgrund ihrer buchungstechnisch einfachen Handhabung deshalb vorteilhaft, weil sie keine Führung von Bestandskonten, Kassenkonten und keine Inventur voraussetzt. Nachteil der Einnahme/Überschussrechnung ist jedoch, dass, im Unterschied zur doppelten Buchführung, nur sehr wenige Kontrollmöglichkeiten für die finanzielle Situation des Unternehmens gegeben sind.

Berechtigt zur Einnahme-/Überschussrechnung sind alle Steuerpflichtigen, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu erstellen. Eine solche Verpflichtung kann sich u. a. aus handelsrechtlichen Vorschriften (§§ 238 und 242 HGB) oder steuerrechtlichen Vorschriften (AO § 141) ergeben.

In der Regel ermitteln vor allem kleinere Gewerbetreibende (Einzelhändler, Handwerksbetriebe) sowie freiberuflich Tätige (Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare, Ärzte und Künstler) ihren Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 EStG. Die Einnahme-/Überschussrechnung ist jedoch auch für diesen Personenkreis nicht zwingend vorgeschrieben. Es kann durchaus auch freiwillig eine doppelte Buchführung angelegt werden. Allerdings muss dann wegen der größeren Exaktheit diese Buchführung Grundlage der Gewinnermittlung sein (BFH-U. v. 24.11.59, BStBl 60 III S. 188).

Doppelte Buchführung

Die auch als Finanz- oder Geschäftsbuchführung bezeichnete Doppelte Buchführung ist die sachlich geordnete und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens aufgrund von Belegen.

Die Buchführung gilt als ordnungsmäßig, wenn sie einem sachverständigen Dritten (Steuerberater, Betriebsprüfer) in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 HGB, § 145 AO). Von doppelter Buchführung wird gesprochen, da jeder Betrag doppelt, einmal im Soll und einmal in Haben, verbucht wird. Der Abschluss dieser Buchführungsart ist der Betriebsvermögensvergleich gemäß § 4 Abs. 1 EStG, der mittels Erstellung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung durchgeführt werden muss.

Alle Kaufleute sind zur Führung von Büchern verpflichtet, in denen sie ihre Handelsgeschäfte und die wirtschaftliche Lage ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich machen müssen (§ 238 Abs. 1 HGB). Darüber hinaus ist jeder andere Unternehmer (Minderkaufleute, Handwerker u. a.) zur Buchführung verpflichtet, wenn er entweder mehr als 260.000,00 € Umsatz (bis 31.12.2001: 500.000,00 DM) oder mehr als 25.000,00 € Gewinn (bis 31.12.2001: 48.000 DM) jährlich erwirtschaftet (§ 141 AO).

Allgemein zum Kontenrahmen

Der standardmäßig eingerichtete Kontenrahmen der RA WIN 2000-Buchhaltung orientiert sich am vierstelligen Industriekontenrahmen (IKR). Dieser wiederum basiert auf dem SKR 01. Er ist zum Teil an den Sachkontenrahmen SKR 03 angelehnt, den insbesondere die DATEV ihrer Buchhaltung zugrunde legt. Allerdings sind anwaltsspezifische Besonderheiten im Kontenrahmen zu berücksichtigen, sodass er an die Bedürfnisse der Kanzlei individuell anzupassen ist. Insbesondere sind notwendige Sach- und Erlöskonten einzurichten, wobei der individuelle Gestaltungsspielraum bei der Einrichtung des Kontenrahmens sowohl durch buchhalterische Grundsätze als auch durch z. T. programmspezifische Restriktionen eingegrenzt wird.

Die Finanzbuchhaltung folgt in der Standardkonfiguration grundsätzlich den Regeln der Ist-Versteuerung gemäß § 20 UStG.

Selbstverständlich können Sie auch den bereits von Ihnen angelegten Kontenrahmen in RA WIN 2000 übernehmen, bzw. einen eigenen Kontenrahmen einrichten. Berücksichtigen Sie bitte zwingend die sachlichen und theoretischen Unterschiede zwischen den verschiedenen Sachkontenrahmen.

Es wird jedoch empfohlen, den bereits von uns hinterlegten Standardkontenrahmen (SKR) zu verwenden und ihn ggf. Ihren Bedürfnissen anzupassen. Soweit Sie einen anderen Standardkontenrahmen verwenden wollen, sollten Sie vorsorglich Kontakt mit unserem Support aufnehmen.

Selbstverständlich kann der Kontenrahmen nachträglich bearbeitet und erweitert werden. Das Löschen von Konten ist allerdings nur dann möglich, wenn auf diesen Konten noch keine Buchungen vorgenommen wurden.

Kontenrahmen

Kontenrahmen dienen der Ordnung in der Buchführung und legen fest, wie die einzelnen Geschäftsfälle verbucht werden. Je besser ein Kontenrahmen auf die Tätigkeit Ihrer Firma zugeschnitten ist, desto informativer wird Ihre Buchführung sein.

Die Entscheidung, welchen Kontenrahmen Sie als Grundlage für Ihre Buchhaltung verwenden, liegt bei Ihnen. Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, klären Sie mit ihm, welcher Kontenrahmen für Sie der geeignete ist. Die gebräuchlichsten sind der SKR 03 und SKR 04. Inwieweit sich der angekündigte Anwaltskontenrahmen durchsetzen wird, bleibt insoweit abzuwarten.

In dieser Dokumentation wird im wesentlichen Bezug auf den SKR03 genommen, der für fast alle Branchen geeignet ist.

Kontenplan

Die Buchhaltung beinhaltet derzeit geringfügige Restriktionen bzgl. des Kontenplans, die jedoch die einwandfreie Funktion der Buchhaltung gewährleisten.

Unter Menüpunkt FIBU / KONTEN / KONTENPLAN / KONTEN BEARBEITEN haben Sie die Möglichkeit, den vorkonfigurierten Kontenplatz zu editieren. Sie können neue Konten anlegen und bereits vorhandene Konten bearbeiten oder löschen.

Restriktionen

Um die einwandfreie Handhabung der Buchhaltung zu gewährleisten, sind im Kontenplan folgende Kontenzuweisungen zwingend einzuhalten. Innerhalb dieser Restriktionen ist die Kontenanlage frei wählbar.

: Abbildung 1 - Hauptprogramm Buchhaltung

Anwaltskontenrahmen ./. SKR03 und SKR04

Die in RA WIN 2000 integrierte Finanzbuchhaltung ist standardmäßig für die einfache Buchführung / Ist-Versteuerung konfiguriert. Der Kontenrahmen ist angelehnt an den SKR03. Die Umsätze werden als Brutto-Umsätze erfasst und anhand des Steuerschlüssels ausgewertet.

Abweichend von vorstehendem Kontenrahmen kann die Finanzbuchhaltung jedoch auch so konfiguriert werden, dass sie dem SKR03 oder SKR04 folgt und die Brutto-Umsätze gesplittet auf die Aufwands-, bzw. Erlöskonten (und dementsprechend auf die Umsatz- bzw. Vorsteuerkonten), gebucht werden.

Die Arbeitsgemeinschaft Anwaltsmanagement im Deutschen Anwaltsverein hat in Zusammenarbeit mit der DATEV einen Anwaltskontenrahmen entwickelt, der die spezifischen typischen Geschäftsvorfälle der Kanzleien abbilden kann. Soweit dieser in der Buchführung eingesetzt werden soll, ist ein Wechsel auf den SKR03 oder SKR04 notwendig.

Die Spezialkontenrahmen SKR03 und SKR04 sind diesbezüglich an die anwaltsspezifischen Bedürfnisse anzupassen und zu erweitern, auch um eine anwaltsspezifische betriebswirtschaftliche Auswertung zu ermöglichen.

Entsprechend den Empfehlungen des DAV sind folgende anwaltsspezifische Konten einzurichten:

: Das Konto 4000 ist nur in Ausnahmefällen zu bebuchen.

Zu vorstehenden einzurichtenden Konten sollten [zusätzlich]{.underline} folgende Konten umbeschriftet und die Geschäftsvorfälle entsprechend gebucht werden:

---

Für den SKR03 können zwei weitere Konten für Kreditkartenabrechnungen eingerichtet werden.

Um den Wechsel der Finanzbuchhaltung auf den SKR03 oder SKR04 vorzunehmen, setzen Sie sich bitte mit unserem Hause in Verbindung, da die Umstellung insbesondere voraussetzt, dass im Journal keinerlei Buchungen vorhanden sind.

Die Konten sind dann nachfolgend in der Buchhaltung über Menüpunkt FiBu / Konten / Kontenplan / Konten bearbeiten einzurichten, bzw. anzupassen.

Musterkontenplan und Erläuterungen

Der folgende Musterkontenplan dient als Beispiel für die Einrichtung Ihres eigenen Kontenplans.

Kontenklasse 0

Die Kontenklasse 0 beinhaltet die Anlage- und Kapitalkonten. In diesen Kontenbereich sind Geschäftsvorfälle zu buchen, die Anlagegegenstände über 410,00 € (bis 31.12.2001: 800,00 DM) netto betreffen.

Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern können üblicherweise nur verteilt auf die Nutzungsdauer steuermindernd geltend gemacht werden. Anschaffungen, die die 410,00 €-Grenze überschreiten, sind entsprechend der amtlichen Abschreibungstabelle auf die Nutzungsdauer zu verteilen. Dies wird als Absetzung für Abnutzung (AfA) oder Abschreibung bezeichnet.

Anlagewerte (ausgenommen Grundstücke) werden jährlich durch Abschreibungsbeträge gemindert. Sie buchen die jeweilige Abschreibung entweder im Journal als Umbuchung vom Anlagekonto auf das jeweilige Abschreibungskonto (Aufwandskonto) oder aber nutzen die Funktion Buchen in der AfA-Liste.

Von dieser Regelung sind lediglich geringwertige Wirtschaftsgüter (so genannte GWG) ausgenommen. Geringwertige Wirtschaftsgüter können in voller Höhe im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden, soweit die Grenze von 410,00 € nicht überschritten wird (bis 31.12.2001: 800,00 DM).

Zu beachten ist dabei, dass als Bemessungsgrundlage die Nettobeträge zugrunde zu legen sind, sodass Anschaffungen, die weniger als 475,60 € (928,00 DM) incl. Mehrwertsteuer kosten, sofort im Jahr der Anschaffung abgesetzt/abgeschrieben werden können. GWG können daher auch direkt als Aufwand auf die Aufwandskonten gebucht werden.

Voraussetzung für die Sofortabschreibung ist, dass ein GWG selbständig nutzungsfähig ist. Soweit es nur gemeinsam mit anderen Wirtschaftsgütern eingesetzt werden kann, ist dies nicht sofort abzuschreiben. Typische GWG sind z.B. Kleinmöbel, Schreibtischstühle, Bücherschränke, Papierkörbe, Diktiergeräte, Software u. ä..

Immaterielle Vermögensgegenstände

Zu den Immateriellen Vermögensgegenständen zählen u.a. Patent- und Markenrechte sowie Software, die oberhalb des Wertes für GWG liegt.

: Abbildung 4 - Allgemeine Einstellungen - Registerkarte Journal

Sachanlagen

Zu den Sachanlagen zählen alle Güter, die für die Errichtung und Betrieb der Kanzlei erforderlich sind.

: Abbildung 5 - Allgemeine Einstellungen - Registerkarte Offene Posten

Finanzanlagen

: Abbildung 6 - Allgemeine Einstellungen - Registerkarte Zahlungsverkehr

Beispiel:

Die Auszahlung eines Darlehens der Kanzlei an einen Angestellten ist eine Ausgabe und ist über das Sachkonto 0550 zu buchen.

Die Auszahlung des Darlehens vom Kreditinstitut an die Kanzlei stellt hingegen eine Einnahme dar und ist über das Sachkonto 0630 zu buchen.

Umgekehrt sind Tilgungen des Arbeitnehmers Einnahmen auf dem Sachkonto 0550 und Tilgungen der Kanzlei Ausgaben auf dem Sachkonto 0630.

Rechnungsabgrenzungsposten

Bei der Einnahmen-/ Überschussrechnung werden Betriebseinnahmen und -ausgaben entsprechend des tatsächlichen Zahlungsflusses, d. h. z.B., des Datums des Kontoauszuges, gebucht. Sie werden nicht dem Jahr zugeordnet, dem sie wirtschaftlich zugehören.

Eine feste Zuordnung besteht für regelmäßig wiederkehrende und in ihrer Höhe feststehende Betriebseinnahmen und -ausgaben, die kurz vor Beginn oder kurz nach Beendigung des Kalenderjahres (maximal 10 Tage), zu dem sie wirtschaftlich gehören, zu- oder abgegangen sind.

Periodenabgrenzung bei Mietzahlungen

Wie wird’s gemacht?

1. Erfolgt der Zahlungsausgang der Januarmiete für die Büroräume bereits Ende Dezember,
   so gehört diese Buchung nicht auf das Konto Büromiete, sondern auf das Konto 0980.
   Von dort buchen Sie den Betrag im neuen Jahr auf das Konto Büromiete um.

2. Erfolgt der Zahlungseingang der Januarmiete für einen vermieteten Büroraum bereits Ende Dezember,
   so gehört diese Buchung nicht auf das Konto Mieterträge, sondern auf das Konto 0990.
   Von dort buchen Sie den Betrag im neuen Jahr auf das Konto Mieterträge um.

Kontenklasse 1

: Abbildung 8 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Einnahme

Der Kontenklasse 1 werden alle Finanz- und Privatkonten zugeordnet.

Kassenbestand, Gerichtskosten-Freistempler, Bankguthaben

Finanzkonten sind im Kontenbereich zwischen 1000 und 1099 anzulegen. Es können bis zu einhundert Finanzkonten angelegt und verwendet werden.

Das Sammelgegenkonto 1300 darf aus dem Kontenplan nicht entfernt werden. Es wird bei Umbuchungen automatisch angesprochen, um die Buchhaltung transparent und übersichtlich zu halten. Das Sammelgegenkonto kann wie ein Finanzkonto behandelt werden.

📝 ### Beispiel für integrierte Umbuchungen

Wird im Aktenkonto eine integrierte Umbuchung von Fremdgeld auf Auslagen vorgenommen,
so werden zwei Buchungssätze erzeugt:

• eine Zahlung vom Sachkonto Fremdgeld auf das Sammelgegenkonto
• eine Zahlung vom Sammelgegenkonto auf das Sachkonto Auslagen

Sonstige Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten

: Abbildung 9 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Auslagen

Das Konto 1399 - dubiose Zahlungsvorgänge -wird als Zwischenkonto für Zahlungsvorgänge verwendet, wenn Zahlungsein- oder --ausgänge (z.B. Irrläufer der Bank oder von anderen Absendern) nicht sofort ordnungsgemäß einem Aufwands- oder Erlöskonto zugeordnet werden können.

Auslagen und Fremdgeld

: Abbildung 10 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Umbuchung

Im Kontenrahmen sind in den Standardkonfigurationen der Kontenbereich 1600 - 1699 für Auslagen und 1700 - 1799 für Fremdgeld vorgesehen.

Die Konten 1600 und 1700 werden bei einem Auslagen- oder Fremdgeldvorgang automatisch bebucht.

Es können jedoch weitere Auslagen- und Fremdgeldkonten wie z.B. für Großmandate, Bürogemeinschaften oder auch für Anderkonten eingerichtet werden.

Eine besondere Buchungshilfe ergibt sich durch die Funktion Auslagen- / Fremdgeldkonten zuordnen, mit der Sie Auslagen und Fremdgeldkonten bestimmten Referaten oder Sachbearbeitern zuordnen und damit auf diesen Konten ebenfalls automatisch buchen können.

Privatkonten

Die Privatkonten richten Sie sich am besten nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen ein. Es steht der Kontenbereich von 1800-1999 zur Verfügung.

: Abbildung 11 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Kostenzinsen

Kontenklasse 4

Die Kontenklassen der Konten 4000 bis 4999 enthält die Aufwandskonten.

Vorsteuer / Umsatzsteuer

Abbildung 12 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Fremdhonorar

Ein Ausnahmefall ist die Buchung von Anlagegütern, da in der Kontenklasse 0 keine Bruttobeträge gebucht werden können. Deshalb buchen Sie zuerst den Nettobetrag des Anlagegutes auf dem Anlagekonto und dann in einer zweiten Buchung den Mehrwertsteuerbetrag auf das Konto 4000.

Bei allen Buchungen in der Kontenklasse 4 geben Sie Bruttobeträge ein. Das Programm errechnet die Vorsteuer im Hintergrund und weist sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und in den Listen und Konten als Gesamtbetrag aus.

Eine Vorsteuerrückerstattung ist nicht über das Konto 4000, sondern als Einnahme auf das Konto 4050 zu buchen.

Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind ebenfalls über das Konto 4050 zu buchen.

Personalaufwendungen

: Abbildung 13 - Kontoauszüge buchen

Der Kontobereich für Personalaufwendungen im DATEV-Kontenrahmen stellt den Kontenbereich von 4100 - 4199 zur Verfügung.

Sonstige betriebliche Aufwendungen und Abschreibungen

Sämtliche Aufwandskonten können auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der Kanzlei hin zugeschnitten werden.

: Abbildung 14 - Journal buchen - Registerkarte Einnahme

Kontenklasse 8

: Abbildung 15 - Journal anzeigen

In der Kontenklassen 8000 bis 8099 werden die Erlöskonten abgebildet.

Umsatzsteuer

Auf das Konto 8000 buchen Sie nur in Ausnahmefällen. Ein Ausnahmefall ist z.B. die Buchung nachversteuerter Vorschüsse aufgrund einer Mehrwertsteuererhöhung.

Bei allen Buchungen in der Kontenklasse 8 geben Sie die Bruttobeträge an. Das Programm errechnet automatisch den Mehrwertsteuerbetrag.

Eine Umsatzsteuerrückerstattung buchen Sie nicht etwa als Einnahme auf das Konto 8000, sondern als Einnahme auf das Aufwandskonto 4050, d. h, Sie behandeln die Umsatzsteuerrückerstattung richtigerweise als Reduzierung Ihrer Aufwandkosten.

Umsatzerlöse

: Abbildung 16 - Einnahmen- / Überschussrechnung

Welche Erlöskonten einzurichten sind, ergibt sich aus konkreten Anforderungen und Bedürfnissen der Kanzlei.

Auf dem Konto 8080 sind typischerweise Einkünfte aus Nebentätigkeiten, wie z.B. Vorträge, Repetitorien etc. zu erfassen.

Auf das Konto 8100 sollten Zinserträge aus dem Anlagevermögen gebucht werden. Geringfügige Zinserträge aus monatlichen oder quartalsweisen Kontoabschlüssen können als Einnahme auf das Aufwandskonto 4970 gebucht werden.

Über das Konto 8800 sind Erlöse zu erfassen, die aus dem Verkauf oder durch das In Zahlung Geben von langlebigen oder geringwertigen Wirtschaftsgütern erzielt werden. Diese Einnahmen sind immer umsatzsteuerpflichtig.

Das Konto 8900 wird für die Erfassung des sog. Eigenverbrauchs verwendet, d.h., die Entnahme, Verwendung und Nutzung von Gegenständen und Leistungen der Kanzlei für private Zwecke.

Kontenklasse 9 -- Vortragskonten

: Hinweise zur Datenausgabe

Die Vortragskonten sind erforderlich, um Jahresendbestände zu erfassen und diese als Jahresanfang vorzutragen, d. h., auf Bestandskonten am Jahresanfang den Endbestand des Vorjahres als Anfangsbestand zu buchen.

Siehe dazu auch „Buchhaltung mit Anfangsbeständen". Die Bestände der Anlage- und Kapitalkonten und der Finanz-, Auslagen- und Fremdgeldkonten sind dann zusätzlich aus den einzelnen Konten ersichtlich.

Kontenklassen

Erst die Einteilung der Konten in Kontenklassen ermöglicht sowohl eine entsprechende Auswertung in der Summen- und Saldenliste als auch entsprechende Zuweisung in der Einnahmen- / Überschussrechnung. Dort werden neben den Summen und Salden der einzelnen Konten die der Kontenklassen als solche aufsummiert.

Verwenden Sie einen der vom Programm in der jeweiligen Konfiguration angebotenen Kontenpläne, werden alle Konten in die vorhandenen Kontenklassen entsprechend der Zuordnung im Kontenplan einsortiert.

Die Zuordnung der Konten in die jeweilige Kontenklasse lässt sich ändern, indem Sie über Menüpunkt FiBu / Konten / Kontenplan die Funktion Kontenklassen aufrufen.

Die Sortierung ist in gleicher Weise wie in der Funktion Konten gruppieren vorzunehmen.