Grundkonfiguration
Erster Start: Konfigurationsassistent
Nach der Installation startet RA WIN 2000 automatisch den Konfigurationsassistenten. Dieser führt Sie durch alle notwendigen Grundeinstellungen. Folgen Sie den Schritten der Reihe nach.
Kanzleiadresse anlegen
Als erstes werden Sie aufgefordert, Ihre Kanzleiadresse einzugeben. Diese wird unter Adress-Nr. 1 gespeichert und ist die Basis für alle weiteren Programmfunktionen.
🧾 Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kanzleiadresse anlegen
| Schritt | Was tun? |
|---|---|
| 1 – Schaltfläche klicken | Klicken Sie auf „Kanzleiadresse anlegen“. Die Adressverwaltung öffnet sich automatisch. |
| 2 – Daten eingeben | Tragen Sie die erforderlichen Daten ein: Anrede, Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefon und E-Mail. Je vollständiger die Angaben sind, desto besser. |
| 3 – Speichern | Klicken Sie unten rechts auf „Übernehmen“. Die Daten werden gespeichert. |
Warum ist das wichtig?
Die Kanzleiadresse unter Nr. 1 ist mit allen Programmeinstellungen verknüpft. Ohne vollständige Daten funktionieren Briefköpfe, Platzhalter und Rechnungen später nicht korrekt.
Office-Version festlegen
RA WIN 2000 erkennt installierte Word-Versionen automatisch. Im Assistenten sehen Sie die vorausgewählte Version.
🧭 Schritt-für-Schritt: Version prüfen und Grundkonfiguration abschließen
| Schritt | Was tun? |
|---|---|
| 1 – Version prüfen | Kontrollieren Sie, ob die angezeigte Word-Version Ihrer installierten Version entspricht. |
| 2 – Weiter | Klicken Sie auf „Weiter“, um die Grundkonfiguration abzuschließen. |
Tipp: Mit Beispieldaten starten
Es wird empfohlen, RA WIN 2000 zunächst mit dem mitgelieferten Demo-Datenbestand zu starten. So können Sie alle Funktionen ausprobieren, ohne eigene Daten zu riskieren.
Anmeldung und erste Schritte
Als Sachbearbeiter anmelden
Nach dem Programmstart erscheint das Anmeldefenster. RA WIN 2000 wird mit zwei vorkonfigurierten Benutzern ausgeliefert
👥 Benutzerrollen und Standardzugänge
| Benutzer | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| CHEF | Chef | Verfügt über alle Berechtigungen. Dieser Benutzer kann nicht gelöscht, sondern lediglich umbenannt werden. |
| SK | Sekretärin | Verfügt über eingeschränkte Rechte und ist für Büropersonal vorgesehen. |
🔑 Passwort
Standardmäßig ist kein Passwort hinterlegt. Das Passwortfeld kann daher zunächst leer bleiben.
Hinweis zur Sicherheit
Richten Sie für den Produktivbetrieb eigene Sachbearbeiter mit individuellen Passwoertern ein. Der Benutzer Chef sollte umbenannt und mit Passwort gesichert werden (siehe Abschnitt 4).
Datenbestand auswählen (Poolprogramm)
Auf dem Desktop finden Sie zwei Verknüpfungen:
🗂️ Datenbestand beim Programmstart auswählen
| Programm | Beschreibung |
|---|---|
| RA WIN 2000 | Startet automatisch mit dem zuletzt verwendeten Datenbestand. |
| RA WIN 2000 Poolprogramm | Ermöglicht die Auswahl eines Datenbestands vor dem Programmstart. Dies ist besonders sinnvoll, wenn mehrere Datenbestände verwaltet werden. |
Im Poolprogramm stehen standardmässig zwei Pools zur Verfügung:
- Hauptpool - leer, für den Echtbetrieb
- Demo-Pool - mit Beispieldaten zum Ausprobieren
Word-Integration einrichten
RA WIN 2000 erweitert Microsoft Word um kanzleispezifische Funktionen. Die Integration wird beim ersten Word-Start nach der Installation automatisch konfiguriert.
Word das erste Mal startem
📝 Erststart von Microsoft Word mit RA WIN 2000
Wie wird’s gemacht?
| Nr. | Schritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Word starten | Starten Sie Microsoft Word wie gewohnt. |
| 2 | TBX-Meldung | Das TBX-System erfasst die Textbausteine. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Dieser Vorgang kann einige Augenblicke dauern. |
| 3 | Normal.dot prüfen | Falls die Datei Normal.dot nicht vorhanden ist, wird Word automatisch geschlossen und nach wenigen Sekunden neu gestartet. Bitte greifen Sie während dieses Vorgangs nicht ein. |
| 4 | Aktualisierung bestätigen | Nach Abschluss der Textbaustein-Aktualisierung erscheint eine Hinweismeldung. Bestätigen Sie diese mit OK. |
| 5 | Symbolleisten installieren | Bestätigen Sie die Frage zur Installation der RA WIN 2000-Symbolleisten mit Ja. |
| 6 | Formatvorlagen übernehmen | Bestätigen Sie die Übernahme der Standard-Formatvorlagen mit Ja. |
| 7 | Dokumentenvorlage aktualisieren | Die aktuelle Version der Vorlage RA2Win9X.dot wird kopiert. Bestätigen Sie den Vorgang. Word wird anschließend automatisch geschlossen und neu gestartet. |
Wichtig: Word nicht manuell starten
Während die Konfiguration läuft (Schritt 3 und 7), startet Word sich von selbst neu. Starten Sie Word in dieser Zeit nicht manuell - die Konfiguration wäre sonst unvollständig.
Benutzerverwaltung
Unter Einstellungen > Benutzerverwaltung richten Sie alle Sachbearbeiter für Ihre Kanzlei ein.
Neuen Sachbearbeiter anlegen
👤 Sachbearbeiter anlegen
Wie wird’s gemacht?
| Nr. | Schritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Benutzerverwaltung öffnen | Starten Sie das Hauptprogramm und wählen Sie Einstellungen → Benutzerverwaltung. |
| 2 | Neuen Sachbearbeiter anlegen | Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer SB. |
| 3 | Kürzel vergeben | Vergeben Sie ein eindeutiges Kürzel (z. B. MU für Max Mustermann). Dieses dient als Nachweis in der Buchhaltung. |
| 4 | Diktatzeichen festlegen | Das Diktatzeichen erscheint automatisch im Briefkopf, sofern der entsprechende Platzhalter verwendet wird. |
| 5 | Adressnummer hinterlegen | Geben Sie den Namen des Sachbearbeiters ein. Die zugehörige Adressnummer wird automatisch ermittelt. |
| 6 | Passwort vergeben (optional) | Hinterlegen Sie bei Bedarf ein Passwort, wenn sich der Sachbearbeiter geschützt am System anmelden soll. |
| 7 | Speichern | Klicken Sie auf Speichern, um den Sachbearbeiter anzulegen. |
Wichtige Parameter (Reiter: Parameter)
| Parameter | Beschreibung |
|---|---|
| Adressnummer autom. fortzählen | Aktivieren. Das Programm vergibt Adressnummern automatisch. |
| Aktennummer autom. fortzählen | Aktivieren. Neue Akten erhalten automatisch die nächste freie Nummer. |
| Adressen in Lautschrift suchen | Ermöglicht die Suche nach ähnlich klingenden Namen (z. B. Mayer, Maier oder Meier). |
| Test auf vorhandene Namen | Verhindert doppelte Adressanlagen und warnt bei bereits vorhandenen Namen. |
| Alarmtermine | Aktivieren, wenn bei Terminbeginn ein akustisches Signal ausgegeben werden soll. |
| Euronotar verwenden | Ab Installation 2002 standardmäßig aktiviert. Diese Einstellung sollte unverändert bleiben. |
| Debug | Nur bei Problemen aktivieren. Erstellt Protokolldateien für den Herstellersupport. |
| Erster Buchstabe groß | Nicht empfohlen, da viele Firmenbezeichnungen bewusst klein geschrieben werden. |
| Schlüssel für ZE | Hinterlegen Sie hier bei Zeithonorarabrechnungen den gewünschten Stundensatz. |
🔐 Berechtigungen (Reiter: Berechtigungen)
| Berechtigung | Empfehlung |
|---|---|
| Zugriffsrechte ändern | Nur für Administratoren freigeben. |
| Aktenverwaltung – Daten ändern | Allen Sachbearbeitern erteilen. |
| Adressverwaltung – Daten ändern | Allen Sachbearbeitern erteilen. |
| Terminverwaltung – Einträge ändern | Allen Sachbearbeitern erteilen. |
| Zwangsvollstreckung – Einträge ändern | Allen Sachbearbeitern erteilen. |
| Buchhaltung aufrufen und buchen | Auch Sachbearbeitern erteilen, die Akten ablegen. Aktenkonten werden automatisch geprüft. |
| Buchhaltung Journal / Buchungen ändern | Nur Mitarbeitern erteilen, die aktiv buchen und Auswertungen durchführen sollen. |
📝 Word-Berechtigungen (Reiter: Word-Berechtigungen)
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Freigabe Dateiansicht | Der Sachbearbeiter kann in der Textbausteinverwaltung die Dateiansicht nutzen. |
| Textbausteine bearbeiten | Erlaubt Änderungen an lokal gespeicherten Textbausteinen. |
| Globale Textbausteine bearbeiten | Erlaubt Änderungen an netzwerkweit gespeicherten Textbausteinen. |
| Schriftsatzkonstrukte bearbeiten | Aktivieren, wenn eigene Schriftsatzvorlagen erstellt werden sollen. |
| Textauswahlfelder für alle Sachbearbeiter | Administratoren können Textauswahlfelder zentral für alle Benutzer bereitstellen. |
Drucker kalibrieren
Für den korrekten Ausdruck von Mahnbescheiden und Umsatzsteuervoranmeldungen muss der Drucker kalibriert werden.
🖨️ Drucker einrichten und kalibrieren
Wie wird’s gemacht?
| Nr. | Schritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Druckereinrichtung öffnen | Wählen Sie im Hauptprogramm Datei → Drucker einrichten. |
| 2 | Testdruck erstellen | Klicken Sie auf Testdruck. Es wird ein Blatt mit einem Fadenkreuz gedruckt. |
| 3 | X-Abstand messen | Messen Sie den Abstand vom linken Blattrand bis zur Mitte des Fadenkreuzes. Der Sollwert beträgt 10,0 cm. |
| 4 | X-Verschiebung einstellen | Tragen Sie die Abweichung als X-Verschiebung ein. Beispiel: Bei einem gemessenen Abstand von 10,3 cm tragen Sie den Wert -3 ein. |
| 5 | Y-Abstand messen | Messen Sie den Abstand vom oberen Blattrand bis zur Mitte des Fadenkreuzes. Der Sollwert beträgt 10,0 cm. |
| 6 | Y-Verschiebung einstellen | Tragen Sie die Abweichung als Y-Verschiebung ein. Beispiel: Bei einem gemessenen Abstand von 10,2 cm tragen Sie den Wert -2 ein. |
| 7 | Ergebnis prüfen | Erstellen Sie einen neuen Testdruck. Beide Abstände sollten nun exakt 10,0 cm betragen. |
Briefkopf einbinden
RA WIN 2000 liefert Beispiel-Briefkoepfe mit. Sie koennen einen eigenen Briefkopf als Dokumentvorlage oder Autotext speichern
Briefkopf als Dokumentvorlage speichern (Netzwerk)
📄 Briefkopf als Dokumentvorlage einrichten
Wie wird’s gemacht?
| Nr. | Schritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Briefkopf öffnen | Öffnen Sie Ihren Briefkopf in Microsoft Word. |
| 2 | Als Vorlage speichern | Wählen Sie Datei → Speichern unter und wählen Sie als Dateityp Dokumentvorlage aus. |
| 3 | Speicherort auswählen | Speichern Sie die Vorlage im RA WIN 2000-Datenverzeichnis, z. B. im Ordner GemVor8, GemVor9 oder GemVor12. |
| 4 | Dateinamen vergeben | Der Dateiname muss das Wort „Briefkopf“ enthalten, z. B. BriefkopfKanzlei. Nur dann wird die Vorlage vom Programm erkannt. |
| 5 | Textbausteine aktualisieren | Wählen Sie in Word RW2 → Dokumentfunktionen → Organisation → Textbausteinverwaltung → F6 → Globale Textbausteine aktualisieren → Start. |
💡 Hinweis
Achten Sie darauf, dass der Dateiname zwingend das Wort „Briefkopf“ enthält. Andernfalls kann die Vorlage von RA WIN 2000 nicht automatisch gefunden und verwendet werden.
⚠️ Hinweis: Keine eigenen Briefköpfe in mitgelieferten Vorlagen speichern
Die mitgelieferten Dokumentvorlagen werden bei Updates überschrieben.
Speichern Sie Ihren Briefkopf daher immer in einer eigenen Datei oder im GemVor-Verzeichnis.
Briefkopf als Autotext speichern (Alternative)
-
Öffnen Sie den Briefkopf in Microsoft Word.
-
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Briefkopf.
-
Wählen Sie im Kontextmenü: RA WIN 2000 → Selektion als Autotext speichern
-
Vergeben Sie einen Namen für den Autotext. Der Name muss das Wort „Briefkopf“ enthalten.
-
Wählen Sie den Speicherort:
- Einzelplatz: normal.dot
- Netzwerk: GemVor-Verzeichnis
- Aktualisieren Sie die Textbausteine, damit der Briefkopf systemweit verfügbar ist.
Gebührenprogramm konfigurieren
Layouteinstellungen
🧾 Schritt-für-Schritt-Anleitung
| Schritt | Was tun? |
|---|---|
| 1 – Öffnen | Gehen Sie zu Gebührenprogramm → Menü Einstellungen → Layouteinstellungen |
| 2 – Dokumentvorlage wählen | Wählen Sie Ihren eigenen Briefkopf als Dokumentvorlage. Empfehlung: separate Vorlage für Rechnungen verwenden. |
| 3 – Formate kopieren | In Word: Menü RW2 → Service → Formate kopieren → Zieldokumentvorlage auswählen → OK |
| 4 – Formatvorlagen zuweisen | Weisen Sie im unteren Bereich die Formatvorlagen für Einleitung, Rechnungszeile etc. zu. |
| 5 – Speichern | Klicken Sie auf Weiter, um die Einstellungen zu speichern. |
Textauswahlvorbelegung
Unter Einstellungen → Textauswahlvorbelegung können Standardtexte für Rechnungen hinterlegt werden.
- Klicken Sie rechts auf den Button TBX, um verfügbare Texte anzuzeigen.
- Wählen Sie den gewünschten Text aus.
- Der ausgewählte Text wird bei neuen Rechnungen automatisch vorgeschlagen.
Weitere Module konfigurieren
Finanzbuchhaltung
🧾 Schritt-für-Schritt: Allgemeine Einstellungen
Modul: Finanzbuchhaltung → Menü Extras → Allgemeine Einstellungen
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Erstes Buchungsdatum | Standardmäßig das Installationsdatum. Für frühere Vorgänge entsprechend anpassen. |
| Automatische Belegnummern | Aktivieren für automatische Belegvergabe. |
| Mit Kostenstellen arbeiten | Aktivieren, wenn Kostenstellen in der Buchhaltung genutzt werden. |
Zwangsvollstreckung
Modul: Zwangsvollstreckung → Einstellungen → Allgemeine Einstellungen
| Reiter | Einstellung | Beschreibung |
|---|---|---|
| ZV-Drucker | Briefkopf / Dokumentvorlage | Briefkopf einstellen und Dokumentvorlage für Forderungskonten wählen. |
| MB-Drucker | Schachtzuordnung | Schacht für Mahnbescheiddruck festlegen (bei Schachtdruckern). |
Terminverwaltung
Modul: Terminverwaltung → Einstellungen → Allgemeine Einstellungen
| Reiter | Einstellung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Allgemein | Startverhalten | Modulstart oder direkter Kalender für einen Sachbearbeiter |
| Allgemein | Termindauer | Standarddauer festlegen, damit Zeitblöcke korrekt reserviert werden |
| Allgemein | Alarmtermine | Minuten vor Termin einstellen, ab denen ein Signal ertönt |
| Fristen | Fristbeginn | Fristbeginn-Zeitpunkte konfigurieren; optional Anzeige in Wiedervorlagenliste |
| Feiertage | Kalendersteuerung | Bundeslandspezifische Feiertage für Sperrungen aktivieren |