Outlook Add-In

Microsoft Outlook

Hinweise

Falls Sie es bevorzugen mit Microsoft Outlook ([nicht]{.underline} Outlook Express) zu arbeiten, haben Sie die Möglichkeit die RA WIN 2000 Terminverwaltung mit Outlook zu verknüpfen. Die eigentliche Terminein- und Ausgabe erfolgt in Microsoft Outlook. In RA WIN 2000 haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Auswertungen zu erzeugen oder die Termineingabe in Microsoft Outlook mit Vorgabewerten (Aktendaten) zu optimieren.

Bei Ihnen muss mindestens Microsoft Outlook 97 installiert sein. Die Vorgängerversionen und Outlook Express können nicht unterstützt werden, was allerdings nicht heißt, dass die Verknüpfung nicht funktioniert. Wir können als Softwareentwicklung nur keine 100%ige Lauffähigkeit gewährleisten. Die neueste Version von Microsoft Outlook erhalten Sie über Microsoft.

Berücksichtigen Sie bitte, dass Microsoft Outlook als lokale Applikation für den einzelnen Anwender konzipiert und grundsätzlich nicht netzwerkfähig ist. Soweit Microsoft Outlook netzwerkweit mit zentralem gemeinsamen Datenzugriff und --Haltung eingesetzt werden soll, sind Serverkomponenenten wie z.B. Microsoft Exchange-Server, Suse Linux OpenExchange Server oder ähnliche Serveranwendungen erforderlich.

Sie sollten sich vor der Umstellung des Terminkalenders in Ihrem Outlook einen neuen Kontakt anlegen, den Sie dann als Mitarbeiter bezeichnen. Gehen Sie dazu in Ihrem Outlook auf Kontakt, auf neu und geben dann die Daten ein. Diese müssen nicht zwingend die gleichen Bezeichnungen haben wie die in RA WIN 2000 angelegten Sachbearbeiter.

Beachten Sie auch die Hinweise zum Einsatz einer computergestützten Terminverwaltung im Kapitel Terminverwaltung.

Arbeiten mit Outlook

Um mit Microsoft Outlook zu arbeiten, aktivieren Sie im Hauptmenü unter Einstellung/Globale Parameter/Allgemeine die Einstellung Outlook benutzen. Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei um eine globale Einstellung handelt. Sollten Sie nicht mit einem der vorbezeichneten Server arbeiten und trotzdem das Arbeiten mit Outlook zum Austausch der Termindaten zu einem PocketPC wünschen, empfehlen wir Ihnen, sich eine Verknüpfung zur RAOutl.exe aus dem lokalen Programmverzeichnis auf den Desktop zu legen und dann über diese zu arbeiten.

Starten Sie anschließend die Terminverwaltung, bzw. die RAOutl.exe.

Sie werden nun erkennen, dass auch Microsoft Outlook versucht, zu starten. Dies kann je nach Rechnergeschwindigkeit einige Sekunden in Anspruch nehmen.

Während der Arbeit mit der Terminverwaltung sollte Microsoft Outlook nicht beendet werden.

Sachbearbeiter

Sachbearbeiter für Microsoft Outlook werden aus den Kontakten ermittelt. Damit Ihnen nicht alle Kontakte als Sachbearbeiter angezeigt werden, sollten Sie den Sachbearbeitern in Microsoft Outlook unter Kategorien die Kategorie Mitarbeiter zuweisen und unter Firma Ihren Kanzleinamen eingeben. Dieser Name muss in der Terminverwaltung unter Einstellungen/Allgemein auch bei Firmenname eingetragen werden.

Abbildung: Einstellungen für Microsoft Outlook

Termine Eingeben

Für die Neueingabe von Terminen klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in den Buttons Terminerfassung.

Abbildung: Microsoft Outlook und die Terminverwaltung

Die Schaltflächen im Einzelnen

Hiernach befinden Sie sich in Microsoft Outlook und können Termine ergänzen und speichern.

• Allgemeiner Termin Termin ohne Aktenbezug

• Besprechungstermin Termin zu einer Akte, Mandant und Aktenzeichen werden nach Microsoft Outlook übergeben

• Sonstiger Aktentermin Termin zu einer Akte, Aktenzeichen wird nach Microsoft Outlook übergeben

• Aufgabe Aufgabe zu einer Akte wird erstellt (Wiedervorlage), Aktenzeichen wird nach Microsoft Outlook übergeben

• Frist Aufgabe zu einer Akte wird erstellt (Wiedervorlage), Aktenzeichen wird nach Microsoft Outlook übergeben

Termine von RA2000 nach Outlook importieren

Sie haben auch die Möglichkeit, sich die bereits in Ihrem RA2000-Terminkalender eingetragenen Termine in Ihr Outlook zu importieren. Gehen Sie in der Menüleiste der Terminverwaltung, die sich öffnet, auf den Menüpunkt Einstellungen/RA WIN Termine Importieren. Jetzt öffnet sich erneut ein Fenster dem Sie das Datum erfassen, von dem an die Termine importiert werden. Wählen Sie in dem Balken darunter aus, für welchen Sachbearbeiter die Termine übernommen werden sollen und klicken Sie anschließend erst auf Liste (danach werden Sie dann nach dem Sachbearbeiter gefragt, den Sie auch eingeben) und dann auf Start.

Sollten Sie zuerst vergessen haben, die Kontakte in Ihrem Outlook anzulegen und dies nachträglich wiederholen, werden Sie beim Versuch, zu importieren, die Meldung erhalten, dass 0 Termine importiert werden. In diesem Fall löschen Sie aus der Outlook.ini (liegt im RA 2000 Datenverzeichnis) alle Einträge mit der Bezeichnung „SB", legen dann den Kontakt an und importieren die Termine anschließend erneut.

Termine von Outlook nach RA2000 importieren

Ebenso wie beim Importieren der Termine nach Outlook verfahren Sie beim Export der Termine nach RA2000. Sie gehen auf Einstellungen/Termine nach RA2000 exportieren. Wählen Sie das entsprechende Datum, dann die Liste und klicken Sie dann auf Start.

Termine Anzeigen

Treffen Sie in der Eingabemaske die entsprechende Auswahl und klicken Sie auf OK. Die Termine und/oder Aufgaben, die der markierten Auswahl entsprechen, werden Ihnen nun angezeigt.

Termine Bearbeiten

Zum Bearbeiten eines Termins oder einer Aufgabe klicken Sie doppelt auf den angezeigten Termin oder die Aufgabe. Der Termin wird Ihnen nun in Microsoft Office angezeigt, und Sie können ihn dort bearbeiten.

Druck von Kurzbriefen und Terminzetteln

Bei angezeigten Gerichtsterminen haben Sie die Möglichkeit, über die rechte Maustaste Kurzbriefe oder Terminzettel zu dem Termin mit Microsoft WORD zu erstellen.

Folgende Platzhalter stehen Ihnen für die Autotexte zur Verfügung: