Menüs & Funktionen

Kalender

Vom Programm werden die im Kalender eingetragenen Termine farblich markiert.

Beratungstermine mit Mandanten, die allein durch Eingabe einer Aktennummer im Kalender vergeben wurden, können anschließend bis zur vollen Länge der Eingabezeile ergänzt werden.

Zunächst ist wie bei der Eingabe allgemeiner Termine vorzugehen.

Ein Termin zur Akte, z. B. ein Besprechungstermin mit dem Mandanten, wird durch Eingabe der jeweiligen Aktennummer vergeben.

In der Terminverwaltung können Termine in Kalendern gespeichert werden, die Sachbearbeitern zugeordnet sind, Termineinträge gesucht oder gelöscht, von einem Kalender in den anderen und von einem Datum zum anderen kopiert oder übertragen werden. Eine Wochenübersicht zeigt alle Termine innerhalb eines Zeitraums von 7 Tagen in Tabellenform. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, sich eine Monatsübersicht anzeigen zu lassen. Die Termine können über die Programmfunktion Kalender drucken im Programm Terminverwaltung sowie direkt aus dem Kalender über Datei/druck ausgedruckt werden.

Um beim Programmstart direkt in den Kalender zu gelangen, können Sie in den Einstellungen/Allgemeine den Schalter mit Kalender Starten anklicken. Beachten Sie bitte, dass Sie entweder mit Kalender oder mit Wiedervorlagen starten können, beides geht nicht.

Normale/allgemeine Termine

Termine im Kalender ohne besondere Kennzeichnung sind allgemeine oder normale Termine. Sie bestehen aus einer Uhrzeit und einer Terminbezeichnung.

Die Vergabe von allgemeinen Terminen ohne Uhrzeit ist nicht möglich.

🗓️ Eingabe: Normale/Allgemeine Termine

Wie wird`s gemacht?

1. Wählen Sie Datei → Neu und die entsprechende Terminart, oder klicken Sie direkt im Kalender auf den gewünschten Terminbereich.
2. Wählen Sie ggf. eine Akte aus.
3. Geben Sie die Uhrzeit, das Datum, den Sachbearbeiter, die Terminbezeichnung sowie die Termindauer ein.
4. Optional: Aktivieren Sie den Alarmtermin, um eine Benachrichtigung bei eingeschaltetem Alarm zu erhalten.
5. Über den Button Erweitern können Sie entscheiden, ob es sich um einen privaten Termin handelt. Dieser wird dann farblich markiert.

📝 Normale/Allgemeine Termine ändern

Wie wird`s gemacht?

1. Rufen Sie den Kalender auf.
2. Wählen Sie den Sachbearbeiterkalender aus, in dem der Eintrag geändert werden soll.
3. Wählen Sie das Datum aus.
4. Sie befinden sich nun auf der Ebene der Terminbearbeitung, vergleichbar mit einer Seite in einem Taschenkalender.
5. Um einen Termin zu ändern, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Termin.
6. Sowohl die Uhrzeit als auch der Eintrag können durch Überschreiben oder Löschen angepasst werden. Wird z. B. die Uhrzeit geändert, wird der alte Termin auf die neue Uhrzeit verlegt.
7. Bestätigen Sie die Änderung durch Klick auf Verschieben.

🗑️ Löschen: Normale/Allgemeine Termine

Wie wird`s gemacht?

1. Wählen Sie einen Kalender und ein Datum aus. Sie befinden sich nun auf der Ebene der Terminbearbeitung.
2. Doppelklicken Sie auf den Termin, der gelöscht werden soll.
3. Löschen Sie den Eintrag, indem Sie diesen erneut doppelt anklicken und im folgenden Eingabefenster Löschen wählen.

Mit Terminen arbeiten

Zur Arbeit mit Terminen im Kalender gehören das Ändern, Kopieren, Übertragen und Drucken von Terminen, die Arbeit mit mehreren Kalendern sowie das Suchen nach Terminen. Die Wochen- und die Monatsübersicht zeigen Ihnen Ihre terminliche Auslastung auf einen Blick.

Wochenübersicht

Um einen Wochenüberblick zu erhalten, müssen Sie sich in dem aktuellen Kalender befinden. Die Wochenübersicht wird durch Wahl des Befehls Wochenübersicht aufgerufen.

Termine werden Ihnen mit der entsprechenden Uhrzeit sowie zur Unterscheidung farblich ausgewiesen.

Monatsübersicht

Um einen Monatsüberblick zu erhalten wählen Sie den entsprechenden Befehl in der Menüleiste.

Ihnen werden nun die entsprechenden Termine für einen Monat angezeigt.

Sperrzeiten

Für den Kalender lassen sich einzelne für Kalendersachbearbeiter betreffende Sperrzeiten eintragen, zu denen in die entsprechenden Kalender diesem Sachbearbeiter keine Termine eingetragen werden sollen. Bei Aufruf des entsprechenden Sachbearbeiterkalenders innerhalb einer Sperrzeit wird auf die Sperrzeit hingewiesen. Diese ist dann farblich markiert.

Gründe für solche Sperrzeiten können z.B Urlaub, längere Krankheit, befristete Sonderaufgabe usw. sein. Wird versucht, während einer Sperrzeit ein Termin in einen Sachbearbeiterkalender einzutragen, erscheint ein Hinweis auf die Sperrung auf dem Bildschirm.

Sperrzeiten haben lediglich informativen Wert und sperren in keinem Fall Programmfunktionen.

Eingabe: Sperrzeiten

Um Sperrzeiten festzulegen, gehen Sie in den Kalender und fahren so fort, wie bei den allg. Terminen.

• Beginn: Eingabe des Datums, an dem die Sperrzeit einsetzen soll.

• Ende: Eingabe des Datums, bis zu dem die Sperrzeit dauern soll.

• Gru: Text (maximal 50 Zeichen), der während der Sperrzeit im Kalender des Sachbearbeiters erscheint.

• Sachbearbeiter: Wählen Sie den entsprechenden Sachbearbeiter aus. Auch hier werden Ihnen wieder die Sachbearbeiter angezeigt, die in der Benutzerverwaltung erfasst sind.

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: Abbildung 1 Hauptpool - Terminverwaltung

Sperrzeiten werden im Kalender des entsprechenden Sachbearbeiters farblich markiert.

🛑 Sperrzeiten verwalten

Wie wird's gemacht?

1. Wählen Sie im Kalender den entsprechenden Sachbearbeiter und einen Tag im Zeitraum der Sperrzeit aus.
2. Doppelklicken Sie auf die Sperrzeit.
3. Ändern Sie die entsprechenden Angaben und klicken Sie auf OK.

Dauertermine

Ein Dauertermin ist ein Termin, der sich täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich wiederholt. Solche Termine können einmalig eingegeben werden. Sie finden dann immer entsprechende Berücksichtigung.

• Dauertermine werden im Kalender farblich markiert und mit einem D versehen.

Eingabe: Dauertermine

⏰ Dauertermine erfassen

Wie wird’s gemacht?*

1. Dauertermine werden wie die allgemeinen Termine direkt im Kalender eingegeben.
2. Geben Sie das Datum sowie die Uhrzeit ein, zu der der Termin beginnen soll.
3. Geben Sie den Rhythmus des Termins an.
4. Geben Sie das Ende des Termins mit Datum und Uhrzeit ein.
5. Tragen Sie die Terminbezeichnung ein.
6. Wählen Sie den entsprechenden Sachbearbeiterkalender aus, in dem der Termin vermerkt werden soll.

Dauertermine ändern

Dauertermine können Sie direkt im Kalender ändern, indem Sie den entsprechenden Termin doppelt anwählen.

Ändern Sie Ihre Eingaben.

Termine suchen

Es kommt vor, dass man sich erinnert, z.B. mit einem Kollegen oder Mandanten einen Termin vereinbart zu haben, aber nicht mehr weiß, für wann. In solchen Fällen hilft die Arbeit mit dem Befehl Suchen im Menü Bearbeiten im Kalender.

Wie wird's gemacht?

: Abbildung 2 Allgemeine Einstellungen - Terminverwaltung

Alle Termineinträge, die den Suchbegriff enthalten, werden nun nach und nach im Auswahlfeld angezeigt. In dieser Maske sind pro Eintrag der Kalender, in dem der Suchbegriff gefunden wurde, das Datum, die Uhrzeit, die Notiz zum Termin und die Art des Termins (z. B. Gerichtstermin, Mandanten-/Beratungstermin, normaler/allgemeiner Termin) abzulesen.

Die gefundenen Termine können am Bildschirm kontrolliert werden. Klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Termin, und Ihnen wird der Kalender mit dem gewählten Eintrag angezeigt.

Termine drucken

🗓️ Sachbearbeiterkalender drucken

Wie wird’s gemacht?

1. Wählen Sie im Kalender den Menüpunkt Datei und dann Druck.

Gerichtstermine

Wählen Sie den Menupunkt Gerichtstermin. Über das Kontextmenu haben Sie die Möglichkeit, Gerichtstermine einzugeben, zu bearbeiten oder einen Terminzettel für Ihre Akte zu drucken.

⚖️ Eingabe von Gerichtsterminen

Wie wird’s gemacht?

1. Wählen Sie den Menüpunkt Neu oder gehen Sie direkt in den Kalender
   und verfahren dort wie bei den allgemeinen Terminen beschrieben.
2. Wählen Sie die entsprechenden Optionen des Termins.
3. Wählen Sie entweder gleich Speichern oder drucken Sie eine
   entsprechende Terminnachricht als Kurzbrief für den Mandanten.

Sonderfall: Unvollständige Auswahlmaske

Es kann vorkommen, dass Sie ein Gericht oder einen Gerichtsort eintragen wollen, die beide in der Auswahlliste nicht enthalten sind. Im Einzelfall lohnt es sich jedoch nicht, die Standardtabelle Gerichte zu erweitern.

In der Eingabemaske kann zu diesem Zweck (aber auch zur Beschleunigung) anstelle der Auswahl mit den Cursortasten direkt der Auswahltext eingegeben werden.

⚖️ Gerichtstermine anzeigen und ändern

Wie wird’s gemacht?

1. Rufen Sie entweder direkt den Kalender auf oder gehen Sie auf
   Gerichtstermine / Bearbeiten und wählen Sie die entsprechenden Optionen.
2. Im Kalender erkennen Sie Gerichtstermine am G sowie an der entsprechenden
   von uns vorgegebenen gelben bzw. von Ihnen geänderten Farbe.
3. Wählen Sie den Gerichtstermin durch Doppelklick aus.
4. Die Einträge zu diesem Gerichtstermin werden nun am Bildschirm angezeigt
   und können entsprechend bearbeitet werden.

Gerichtstermine drucken

Die Programmfunktion Gerichtstermine/ Bearbeiten liefert als Ausdruck eine tabellarische Übersicht über Gerichtstermine innerhalb eines zu wählenden Zeitrahmens. Ferner können Terminzettel ausgedruckt werden, die als Aktennotiz dienen können. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, den Gerichtstermin zusammen mit den anderen Terminen als Tagesübersicht aus dem Kalender zu drucken.

Abbildung 14 Gerichtstermin bearbeiten

Nach Aufruf erscheint auf dem Bildschirm die Auswahlmaske. Mindestens die beiden Zeilen von Datum und bis Datum sind auszufüllen. Die übrigen Angaben sind optional. Je mehr Auswahlkriterien Sie eingeben, desto genauer lassen sich gesuchte Termine eingrenzen, wenn Sie eine Übersicht über bestimmte Arten von Terminen wünschen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Gerichtstermine alphabetisch nach Sachbearbeiternamen geordnet auszudrucken.

Sollen ausschließlich Terminzettel gedruckt werden, klicken Sie auf Terminzettel.

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen sind immer aktenbezogen und werden generell ohne Uhrzeit vergeben. Sie werden im Kalender als Aufgaben angezeigt..

Um beim Programmstart direkt in die Wiedervorlagen zu gelangen, können Sie in den Einstellungen/Allgemeine den Schalter mit Wiedervorlagen starten anklicken. Beachten Sie, dass Sie entweder mit Kalender oder mit Wiedervorlagen starten können, beides geht nicht.

Wiedervorlagerhythmen

Wenn Sie sich Wiedervorlagen anzeigen lassen, haben Sie die Möglichkeit, sich die Wiedervorlagen vortragen zu lassen. Es werden dann alle nicht erledigten Wiedervorlagen auf den Termin, der sich aus dem mit der Wiedervorlage erfassen Rhythmus ergibt, vorgetragen.

Wiedervorlagen eingeben

Nutzen Sie dazu die Funktion Wiedervorlagen/ Eingeben, geben Sie diese direkt im Kalender, in der Aktenverwaltung, oder beim Speichern eines Briefes ein.

🗓️ Wiedervorlage anlegen

Wie wird’s gemacht?

1. Geben Sie zunächst die Aktennummer der Akte ein, zu der eine Wiedervorlage gespeichert werden soll.
2. Geben Sie das Datum ein oder lassen Sie sich das Datum vom Programm vorschlagen.
3. Tragen Sie den Rhythmus und den Sachbearbeiter ein und ändern Sie ggf. den Zeitaufwand.
4. Klicken Sie auf OK, und die Wiedervorlage wird gespeichert.

Wiedervorlagen bearbeiten

Wiedervorlagen bearbeiten Sie im Menu Wiedervorlagen/bearbeiten oder indem Sie diese direkt im Kalender mit einem Doppelklick anwählen*.*

Wiedervorlage anzeigen / drucken

Angezeigt werden Ihnen die Wiedervorlagen in dem jeweiligen Sachbearbeiterkalender. Sie lassen sich auch unter dem Punkt Wiedervorlagen/Bearbeiten anzeigen. Geben Sie den entsprechenden Zeitraum und Aktenbereich an und klicken dann auf Anzeigen.

🗂️ Wiedervorlagen anzeigen und bearbeiten

Wie wird’s gemacht?

1. Alle Wiedervorlagen werden Ihnen nun in einer Übersicht angezeigt.
2. Zum Drucken klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
3. Ebenso können Sie die Wiedervorlagen in dieser Anzeige bearbeiten.
4. Markieren Sie die gewünschte Wiedervorlage (linke Maustaste) und klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste, um die gewünschte Bearbeitungsart auszuwählen.
5. Beachten Sie: Wenn Sie das Datum ändern, entspricht das Änderungsdatum dem Datum, das unten in der Anzeigemaske angezeigt wird.

Wiedervorlage erledigen

Ist eine Wiedervorlage abgearbeitet, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und gehen Sie anschließend auf erledigt.

Wiedervorlagen löschen

Wiedervorlagen löschen Sie, indem Sie die, die Sie löschen wollen mit der Maus markieren, und dann mit der Enf.-Taste auf der Tastatur löschen.

Fristenverwaltung

Fristen eingeben

Nach Erstellen der Fristenliste können Fristen eingegeben werden.

⏰ Fristen anlegen

Wie wird’s gemacht?

1. Wählen Sie die Programmfunktion Fristen / Neu oder legen Sie die Frist direkt im Kalender an – wie bei den allgemeinen Terminen.
2. Geben Sie das Datum ein, an dem die Frist beginnt (in der Regel das Zustellungsdatum).
   Es wird Ihnen automatisch das aktuelle Datum vorgeschlagen, das Sie bei Bedarf ändern können.
3. Wählen Sie anschließend eine Fristart aus.
   Klicken Sie danach auf Übernehmen, und das Programm berechnet automatisch das Fristende.
4. Tragen Sie das Aktenzeichen, die Bezeichnung und den Sachbearbeiter ein.
   Im unteren Teil des Fensters wird Ihnen der vom Programm errechnete Fristablauf angezeigt.
5. Überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie bei Richtigkeit auf Speichern.

Fristen ändern

Sie können Fristen ändern, wenn Sie auf eine angezeigte Frist (entweder im Sachbearbeiterkalender oder in der Wiedervorlageliste, wenn die Einstellung Fristen in WV-Liste anzeigen aktiv ist) doppelklicken oder über den Menupunkt Fristen/bearbeiten direkt in die Fristenliste gehen. Die entsprechende Frist/die entsprechenden Fristen wird/werden Ihnen nun zum Ändern angezeigt.

Fristen anzeigen

Fristen werden Ihnen direkt im Kalender als Aufgaben, oder über den Menupunkt Fristen/bearbeiten angezeigt.

Fristen drucken

Lassen Sie sich zuerst die Fristen (über Fristen/Bearbeiten) anzeigen und klicken Sie dann auf Drucken.