Vorbemerkungen

Zur Aktenverwaltung gelangen Sie aus Microsoft WORD durch das Anwählen des Buttons Akten (Ribbon RA WIN Extras) oder aus dem Hauptmenü, über den Menüpunkt Programme oder auf das Symbol gehen.

Jede Akte erhält bei der Anlage eine vom Anwender, bzw. vom Programm, vergebene Aktennummer. Falls nicht anders festgelegt, beginnt die Aktennummerierung zu Beginn eines Kalenderjahres stets mit der Nummer 1 und der abgekürzten Jahreszahl. Eine vollständige Aktennummer lautet z. B.: 123/03

Wenn ein Programm die Eingabe einer Aktennummer anfordert, ist stets nur der erste Teil der Aktennummer gemeint, z. B. 2/93. Zur Erleichterung der Eingabe versteht der Computer bei Eingaben von Aktennummern auch die Schreibweise 2.93 oder 2,93.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, eine alternative Aktennummer zu vergeben. Diese darf dann bis zu neun Ziffern enthalten. Sie besitzt kein Trennzeichen und kann nicht automatisch erhöht werden. Treffen Sie die Einstellung im Hauptmenü unter Einstellung / Globale Parameter*.

Hinweis zur Aktennummer

⚠ Hinweis:

• Ein Zurücksetzen auf die normale Aktennummer ist grundsätzlich nicht möglich. Sollte die Umstellung versehentlich erfolgt sein, setzen Sie sich bitte mit uns verbindung.
• Grundsätzlich wird jedoch die Verwendung der automatisch vergebenen Aktennummer empfohlen.

Für die Kanzlei ist vor Inbetriebnahme eine Einteilung nach Referaten vorzunehmen. Hier stehen bis zu 99 Referate zur Verfügung. 11 Referate werden von uns mitgeliefert, die weiteren können Sie sich in der Aktenverwaltung unter Bearbeiten / Referate bearbeiten selbst erstellen. Die Referat-Nummern 1-99 sollten den Einnahmesachkonten 8001 - 8099 in der Buchhaltung entsprechen. Die Referatseinrichtung sollte entsprechend Ihrer Kanzleiorganisation angepasst werden.

Den Referaten können separate Erlöskonten zugewiesen werden. Diese müssen Sie im Kontenrahmen der Finanzbuchhaltung einrichten. Es wird empfohlen, dass die Unternehmensstruktur Ihrer Kanzlei auch in Ihrer Buchhaltung sichtbar wird. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater. Die Sachkontobezeichnung muss mindestens zwei Zeichen lang sein. Wählen Sie für die Zuordnung der Referate den Punkt Referate im Menü Einstellungen.

Bevor Sie zum ersten Mal mit dem Aktenverwaltung arbeiten, sollten Sie Ihre persönlichen Grundeinstellungen festlegen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Einstellungen.