jur:docs

Datei

Neue Akte anlegen - Aktenanlage

Eingabe von Aktendaten

📁 Neue Akte anlegen

Wie wird’s gemacht?

Klicken Sie nach dem Programmaufruf auf die Schaltfläche Neue Akte.
Geben Sie die Aktenbezeichnung ein.
Diese dient der schnellen Identifizierung der Akte.
Der Auftraggeber wird dabei zuerst genannt.
Überprüfen Sie das Anlagedatum.
Das Programm verwendet automatisch das aktuelle Systemdatum.
Geben Sie an, ob es sich um eine Notarakte handelt.
In den Feldern Ablagenummer und Ablagedatum werden beim Ablegen der Akte automatisch die laufende Ablagenummer und das Ablagedatum gespeichert.
Geben Sie die Anzahl der Auftraggeber an.
Diese Angabe erleichtert im Gebührenprogramm die Verteilung von Rechnungen auf mehrere Auftraggeber.
Wählen Sie das passende Referat aus.
Solange keine eigenen Referate angelegt wurden, stehen zunächst die mitgelieferten Standardreferate zur Verfügung.
Weitere Referate können über Bearbeiten / Referate bearbeiten ergänzt werden.
Legen Sie den Sachbearbeiter fest.
Die Sachbearbeiter werden im Hauptprogramm unter
Einstellungen / Benutzerverwaltung verwaltet.
Zusätzlich können Sie den Standort (z. B. Büro 1, Büro 2) sowie den Status (z. B. Abrechnung oder Wiedervorlage) festlegen.
Diese Einstellungen werden unter Bearbeiten verwaltet.
Soll die Abrechnung der Akte zeitabhängig erfolgen, aktivieren Sie die entsprechende Option und tragen Sie den Stundensatz sowie die Mindestabrechnungszeit ein.
In den Feldern Geändert am / von werden beim Speichern automatisch der Name des bearbeitenden Sachbearbeiters sowie das Änderungsdatum hinterlegt.

⚖️ Instanzen erfassen

Wie wird’s gemacht?

Klicken Sie auf das Register Instanzen.
In den entsprechenden Feldern können Sie entweder über die Eingabe der Bezeichnung
LG/AG + Ortsangabe oder über die Tastenkombination Strg + S das passende Gericht auswählen.
Zur Eingabe eines Gerichtes können auch Abkürzungen wie z. B. AG oder LG verwendet werden, ergänzt um die jeweilige Ortsangabe.
Bei Verwendung der Funktion Strg + S wird ein Fenster mit den bereits zur Akte erfassten Beteiligten angezeigt.
Wählen Sie den für den Gerichtsstand maßgeblichen Beteiligten aus.
Der Gerichtsstand hängt beispielsweise davon ab, ob es sich um eine Bring- oder Holschuld handelt.
Im Feld Gerichts-Rubrum können Sie das bei Gericht verwendete Rubrum eintragen.
In das Feld für Auswertungen können beliebige Daten eingetragen werden, die beispielsweise für eigene Auswertungen in Microsoft Access verwendet werden können.

Auf der Registerkarte 3. Beteiligte. werden alle in dieser Akte erfassten Personen aufgelistet und grafisch dargestellt. Außerdem können Zuordnungen von Zeugen und Rechtsschutzversicherungen als Baumstruktur dargestellt werden. Als Beispiel wird auf eine streitige Erbengemeinschaft mit unterschiedlichen Beteiligten, Prozessbevollmächtigten, Zeugen u.a. verwiesen.

Abbildung 10 - Aktenverwaltung Beteiligte eingeben

👥 Beteiligte erfassen

Wie wird’s gemacht?

Klicken Sie auf das Register Beteiligte.
Betätigen Sie die Schaltfläche Neu.
Geben Sie im Feld Adressnummer die Adressnummer oder den Namen des Beteiligten ein.
Ist der Beteiligte noch nicht angelegt, klicken Sie auf Neue Adresse und erfassen Sie den Beteiligten wie beschrieben.
Nach der Erfassung klicken Sie in der Adressverwaltung auf Übernehmen.
Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Adressnummer klicken und anschließend Erfassen auswählen.
Dadurch gelangen Sie direkt in die Adressschnelleingabe.
Wählen Sie im Feld Kürzel die gewünschte Art des Beteiligten aus.
Die Kürzel können unter
Einstellungen / Beteiligtenkürzel bearbeiten angepasst werden.

Vorbelegte Kürzel:

Kürzel Bedeutung
M Mandant
G Gegner
GV Gegnervertreter
KOR Korrespondenzanwalt
R Rechtsschutzversicherung
Klicken Sie auf das Feld Betreff und geben Sie den gewünschten Betreff ein.
Dieser wird später in der WORD-Anbindung automatisch vorgeschlagen.
Im Feld Zusatzangaben können weitere Informationen wie Ansprechpartner oder Versicherungsnummern hinterlegt werden.
Im Feld Vorsteuer legen Sie fest, ob der Beteiligte vorsteuerabzugsberechtigt ist.
Möchten Sie Beteiligte, z. B. Zeugen, einem anderen Mandanten zuordnen, markieren Sie zunächst den entsprechenden Beteiligten und klicken anschließend auf Neu.
Um bestehende Zuordnungen zu ändern, markieren Sie den gewünschten Beteiligten und ziehen ihn per Drag & Drop auf den neuen Beteiligten.
Zum Ändern eines Beteiligten markieren Sie diesen und klicken auf Ändern.
Zum Entfernen verwenden Sie die Schaltfläche Löschen.
Möchten Sie die Adressdaten eines Beteiligten ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Beteiligten und wählen Beteiligtenadresse ändern.
Die Adressverwaltung wird automatisch mit der entsprechenden Adresse geöffnet.
Um weitere Beteiligte zu erfassen, klicken Sie erneut auf Neu und verfahren wie zuvor beschrieben.

Kürzel	Bedeutung
M	Mandant
G	Gegner
GV	Gegnervertreter
KOR	Korrespondenzanwalt
R	Rechtsschutzversicherung

Akte speichern

Speichern der neu angelegten Akte

Klicken Sie auf Speichern. Ist die Einstellung Automatische Aktennummer (Menü Einstellungen) nicht aktiviert, werden Sie zur Eingabe einer Aktennummer aufgefordert. Das Programm schlägt Ihnen die laufende Aktennummer vor. Die Aktennummer wird immer (außer bei Einstellung alternative Aktennummer) im Format NR/JJ eingegeben (Beispiel: 1/03).

🗂️ Akte prüfen und bearbeiten

Wie wird’s gemacht?

Wenn Sie prüfen möchten, ob die Akte gespeichert wurde, verwenden Sie den Datensatzzeiger.
Klicken Sie zunächst auf den Pfeil nach links und anschließend auf den Pfeil nach rechts.
Möchten Sie eine Akte bearbeiten, geben Sie im Feld Aktennummer entweder die Aktennummer oder die Aktenbezeichnung ein und bestätigen Sie mit Enter.
Ändern Sie anschließend die gewünschten Daten.
Die Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie die Akte verlassen.

Registerkarte Bemerkung

Hier können Sie, wie auch in der Adressverwaltung, zu einer Akte eine beliebig lange Bemerkung eingeben.

Registerkarte Bearbeitung

Auf diesem Register sind alle Bearbeitungsschritte zu einer Akte mit der jeweiligen Bezeichnung des Sachbearbeiters erfasst, wie z.B. das Buchen im Aktenkonto und die Korrespondenz etc.

Registerkarte Briefe

Klicken Sie auf das Register Briefe .

Abbildung 11 - Aktenverwaltung Briefe

Hier werden Ihnen die zur Akte gespeicherten Briefe angezeigt. Sie können sich diese über einen Doppelklick in Microsoft WORD anzeigen lassen. Wenn Sie die Option andere Daten auswählen, werden Ihnen der Akte zugeordnete Daten (Bilder, Excel-Tabellen usw.) angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche Daten hinzufügen klicken, können Sie weitere andere Daten hinzufügen.

Abbildung 12 - Aktenverwaltung Daten zur Akte erfassen

Wenn Sie einen Scanner an Ihren Rechner angeschlossen haben, können Sie über die Schaltfläche Scannen Daten direkt einlesen. Sie können über die Dateiauswahl bereits eingescannte Bilder, in Excel erstellte Tabellen oder andere als Datei vorhandene Daten auswählen.

Registerkarte Zeiterfassung

Hier können Sie die für eine Akte zur Bearbeitung benötigte Zeit, wahrgenommene Termine, bzw. deren Dauer, für den Fall erfassen, wenn der entsprechende Vorgang nach der Zeithonorarabrechnung abgerechnet werden soll.

Registerkarte Termine

Hier werden Ihnen die Termine zu einer Akte angezeigt, die Sie ihr über die Terminverwaltung zugeordnet haben. Akte ablegen Um eine Akte ablegen zu können, sollten Sie zunächst einmal sicherstellen, dass Sie die angeforderten Berechtigung für die Bearbeitung haben. Prüfen Sie diese in der Benutzerverwaltung (Hauptprogramm/Einstellung/Benutzerverwaltung). Sie benötigen hierzu die Buchhaltungsberechtigung aufrufen und buchen. Rufen Sie sich zunächst die Akte auf, die Sie ablegen möchten. Klicken Sie auf den Button Akte ablegen. Das Programm vergibt nun automatisch ein Ablagedatum und eine Ablagenummer. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit, eine bereits abgelegte Akte zu reaktivieren. Hierzu rufen Sie sich die abgelegte Akte auf und klicken anschließend auf den Button Reaktivieren.

Akte ablegen

Um eine Akte ablegen zu können, sollten Sie zunächst einmal sicherstellen, dass Sie die angeforderten Berechtigung für die Bearbeitung haben. Prüfen Sie diese in der Benutzerverwaltung (Hauptprogramm/Einstellung/Benutzerverwaltung). Sie benötigen hierzu die Buchhaltungsberechtigung aufrufen und buchen. Rufen Sie sich zunächst die Akte auf, die Sie ablegen möchten. Klicken Sie auf den Button Akte ablegen. Das Programm vergibt nun automatisch ein Ablagedatum und eine Ablagenummer. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit, eine bereits abgelegte Akte zu reaktivieren. Hierzu rufen Sie sich die abgelegte Akte auf und klicken anschließend auf den Button Reaktivieren.

Akte suchen

Wählen Sie dazu die Funktion Akte suchen im Menü Datei, oder drücken Strg + S im Aktennummernfeld. Geben Sie dann den Suchbegriff ein, wählen Sie ein Kriterium aus und bestätigen Sie dies. Die gefundenen Akten werden Ihnen nun angezeigt.

Akte kopieren

Die aktuelle Akte können Sie mit der Funktion Akte Kopieren im Menü Datei auf eine andere Aktennummer kopieren. Wählen Sie diesen Befehl, und die aktuelle Akte wird je nach Einstellung auf die nächste laufende Aktennummer, bzw. eine manuell einzugebende Aktennummer, kopiert.

Kollisionsprüfung

Überörtliche Sozietäten mit dezentralem Datenbestand stehen häufig vor dem Problem, bei der Mandatsübernahme etwaige Interessenkollisionen prüfen zu müssen. Die Prüfung etwaiger Interessenkollisionen ist jedoch nur innerhalb eines Datenbestandes möglich. Die Kollisionsprüfung kann mit den Funktionen • Kollisionsprüfung aus Datei • Kollisionsprüfung aus WAGO erfolgen. Die Kollisionsprüfung aus Datei ist für den Abgleich zwischen zwei Kanzleien gedacht, die beide RA WIN 2000 einsetzen. Die Funktion „Kollisionsprüfung aus WAGO“ Die Kollisionsprüfung besteht zum einen in der Erstellung einer Datei als auch dem Auslesen dieser Datei.

Erstellen einer Datei

💾 Kollisionsprüfungsdatei erstellen

Wie wird’s gemacht?

Legen Sie eine Diskette in das entsprechende Laufwerk ein.
Wählen Sie in der Aktenverwaltung den Menüpunkt
Zusätze / Beteiligtenliste drucken.
Wählen Sie den gewünschten Aktennummernbereich aus.
Aktivieren Sie die Ausgabe in die Kollisionsprüfungsdatei, damit die Datei erstellt werden kann.

Um die überörtliche Prüfung zu ermöglichen, rufen Sie über Menüpunkt Datei die Funktion Kollisionsprüfung aus Datei oder Kollisionsprüfung aus WAGO auf.

Kollision aufgetreten

Abbildung 13 - Kollisionsmeldung

Mit Hilfe der Funktion Zusätze/Beteiligtenliste drucken können Sie eine Kollisionsprüfungsliste erstellen, die auf Laufwerk A: (Diskettenlaufwerk) gespeichert wird. In der anderen Kanzlei können Sie diese Datei über die Funktion Datei/Kollisionsprüfung aus Datei in der Aktenverwaltung importieren.

Akte löschen

Die aktuelle Akte können Sie mit der Funktion Akte löschen im Menü Datei löschen. Zur Löschung bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.

Drucker justieren

Über diese Funktion können Sie wie aus dem Hauptprogramm die Druckerkalibrierung durchführen.

Bearbeiten

Briefe zur Akte bearbeiten

Wir weisen Sie darauf hin, dass diese Funktion demnächst abgeschafft wird.

Zuordnungen ändern

Wenn Sie die Referate, Sachbearbeiter, Standorte o.ä. ändern wollen, wählen Sie die entsprechenden Punkte aus. Sie können folgende wesentliche Vorgaben entsprechend Ihrer spezifischen Kanzleistruktur anpassen:

Bearbeitungsoptionen

Hinweis:

Referate bearbeiten

Beteiligtenkürzel bearbeiten

Statusliste bearbeiten

Standortliste bearbeiten

Beachten Sie, dass in gespeicherten Daten Zuordnungen geändert werden. Verändern Sie nun die Zuordnungen.

Sie fügen eine neue Zuordnung hinzu, indem Sie die letzte Zeile füllen. Wenn Sie eine Zuordnung löschen wollen, markieren Sie die entsprechende Zeile und drücken Sie auf Entf.

Beachten Sie bitte bei der Bearbeitung der Beteiligtenkürzel, dass diese in allen Programmteilen Ihre Berücksichtigung finden. Sie sind auch für die Kollisionsprüfung relevant, da das Programm hier speziell nach den Kürzeln M für Mandant und G für Gegner sucht. Ansonsten kann an der Stelle keine Unterscheidung vorgenommen werden.

Eigene Bearbeitungsschritte definieren

Sie haben die Möglichkeit, sich einzelne Bearbeitungsschritte zu einer Akte anzeigen zu lassen, sodass z. B. ersichtlich ist, wer wann in einer Akte gebucht, oder einen Brief geschrieben hat etc. Hierfür können eigene Bezeichnungen definiert werden, wie z.B. Schreiben an Mdt, Buchen im Aktenkonto etc.

Sachbearbeiter ersetzen

Über diese Funktion können Sie die Sachbearbeiter zu einer Akte ändern. Sie wählen den Sachbearbeiter aus, der geändert werden soll und ersetzen diesen durch den neuen Sachbearbeiter der Angelegenheit.

Zusätze

Aktenvorblatt erstellen

Wählen Sie dazu die Funktion Aktenvorblatt im Menü Zusätze.

Ihre WORD-Anbindung wird bei diesem Befehl automatisch gestartet. Sie können das Aktenvorblatt über WORD drucken, nachdem Sie den von Ihnen gewünschten Autotext ausgewählt haben. Sie haben auch die Möglichkeit, sich eigene Aktenvorblätter anzulegen. Sobald Sie dies getan haben, werden Ihnen diese hier ebenfalls zur Auswahl angezeigt.

Klicken Sie dann auf OK, und das Vorblatt wird gedruckt

Aktenregister

Wählen Sie dazu die Funktion Aktenregister im Menü Zusätze. Geben Sie dann den Aktennummernbereich ein, den Sie angezeigt haben wollen. Bei Bedarf geben Sie die optionalen Selektionen ein.

Abbildung 14 - Aktenregister

Wenn Sie das Aktenregister drucken wollen, wählen Sie die Ausgabe auf den entsprechenden Drucker und klicken Sie dann auf Start.

Wenn Sie sich ein Register für die abgelegten Akten erstellen wollen, gehen Sie an dieser Stelle auf den Punkt nur abgelegte Akten und wählen Sie einen Zeitraum aus.

Liste der an Akten beteiligten Adressen

Mit dieser Funktion (im Menü Zusätze) können Sie sich eine Liste der Adressen erstellen lassen, die an Akten beteiligt sind. Mithilfe dieser Liste wäre es Ihnen z.B. möglich, einzelne Adressen zu löschen.

Abbildung 15 - Liste der beteiligten Adressen

Im Menü Zusätze gibt es den Punkt Beteiligtenliste drucken, mit dessen Aktivierung Sie sich eine nach Beteiligtenstellung sortierte Liste der Beteiligten anzeigen und/oder ausdrucken lassen können.

Beteiligtenliste drucken

Über diese Funktion können Sie sich einer Liste der Beteiligte mit oder ohne Aktenbezug sowie selektiert nach Notarakten auswerten lassen.

Statistik

Sie können sich hier eine Statistik selektiert nach Datum oder Quartal, sowie Sachbearbeiter, der Mandate auswerten lassen.

Wiedervorlage eintragen

Wie wird's gemacht?

⏰ Wiedervorlage vermerken

Abbildung 16 - Aktenverwaltung Wiedervorlage zur Akte erfassen

Wie wird's gemacht?

Um eine Wiedervorlage zu vermerken, klicken Sie auf Wiedervorlage.
Geben Sie das Datum ein.
Wählen Sie den Grund für die Wiedervorlage (WV), den Sachbearbeiter und den Rhythmus der WV aus.
Der Zeitaufwand wird automatisch gesetzt, wenn dieser bei den Wiedervorlagegründen vermerkt ist.
Die Wiedervorlagegründe können Sie in der Terminverwaltung ändern.

Zeithonorar

Zeithonorar erfassen

Sie können hier, wie auch im Gebührenprogramm, die zu einer Akte anfallende Zeit für die Zeithonorarabrechnung erfassen.

Zeithonorar anzeigen/ändern

Bei aufgerufener Akte können Sie sich die zu dieser erfassten Schlüssel anzeigen lassen.

Bearbeitungsschritt eintragen

Über diese Funktion können Sie vermerken, welcher Bearbeitungsschritt zu einer Akte getätigt wurde.

Bearbeitungsschritte anzeigen/ändern

Hier werden Ihnen die zu einer Akte getätigten Schritte angezeigt. Sie können dies Drucken, beachten Sie dabei bitte, dass Sie die Spalten entsprechend erweitern müssen, damit der Ausdruck komplett leserlich erscheinen kann.

Alle Bearbeitungseinträge bis Datum löschen

Die gespeicherten Bearbeitungsschritte einer Akte können über diese Funktion gelöscht werden.

Bearbeitungsschritte zu einer Akte bis Datum löschen

Sie können die Bearbeitungsschritte bis zu einem bestimmten Datum über diese Funktion löschen.

Altes Aktenvorblatt

Über diese Funktion können Sie sich zu einer Akte ein Aktenvorblatt erstellten. Beachten Sie hierbei, dass sich hinter dieser Funktion kein Textbaustein der Textbausteinverwaltung verbirgt, sondern das diese Texte direkt in der Datenbank hinterlegt sind. Sie können das Aktenvorblatt also nicht bearbeiten.

Menüs & Funktionen

On this page