Wesentliche Funktionen

III. Aktenkonto buchen

Die Funktion Aktenkonto buchen finden Sie im Buchhaltungsmodul unter Menüpunkt Aktenkonto. Mit dieser Funktion können sie die einzelnen Geschäftsvorfälle in den jeweiligen Akten buchen.

Öffnen Sie diese Funktion, indem sie über Menüpunkt Aktenkonto auf und Buchen klicken.

Das Funktionsfenster Aktenkonto buchen ist hauptsächlich in zwei Bereiche gegliedert. Im oberen Teil werden die einzelnen Buchungssätze der ausgewählten Akte angezeigt. Der untere Teil gliedert sich in unterschiedliche Registerkarten: Einnahme, Auslagen, Gebühren, Fremdgeld, Umbuchung, Kostenzinsen und Fremdhonorar.

Je nachdem, welche Registrierkarte Sie, abhängig von den konkret konfigurierten Einstellungen des Buchhaltungsmodul, ausgewählt haben, werden auf den Registerkarten unterschiedlichste Felder zur Information für die Eingabe angezeigt.

IV. Registerkarte Einnahme

Auf der Registerkarte Einnahmen werden typischerweise Zahlungseingänge verbucht. Zuerst ist die Eingabe der Aktennummer erforderlich. Sollte Ihnen diese nicht bekannt sein, können Sie selbstverständlich, wie im gesamten Programm, auch die Aktenbezeichnung eingeben. Anschließend drücken Sie die (Enter) Taste, um die zugehörige Aktennummer ermitteln zulassen.

💼 Zahlungseingang buchen – Schritt-für-Schritt

Wie wird's gemacht?

1. Geben Sie die konkrete Aktennummer oder den Namen der Akte ein und drücken Sie die Enter-Taste.

2. Die Felder Datum, Betrag und Zusatztext (Buchungstext) sind selbsterklärend.
   > Verwenden Sie das Buchungsdatum des Beleges oder Kontoauszuges, um eine übersichtliche Buchhaltung zu führen.
   > Buchungen in einen zurückliegenden Zeitraum sind nur möglich, wenn sie nach dem erstzulässigen Buchungsdatum erfolgen.
   > Der Betrag wird automatisch in der aktuellen Währung interpretiert.
   > Buchungen in Deutscher Mark: Betrag mit D kennzeichnen (kein Leerzeichen).
   > Buchungen in Euro: Betrag mit E kennzeichnen. Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.

3. Die Buchung sollte einen eindeutigen Buchungstext haben.
   > Vorschläge über die Drop-Down-Liste Buchungstexte oder über Extras → Buchungstexte bearbeiten anpassen.
   > Über den Plus-Button können eigene Texte gespeichert werden.
   > Gerichtskosten mit Gerichtskosten oder GK kennzeichnen.

4. Bereich Aktenkontenautomatik (Verteilung) unterhalb von Zusatztext: > - Zahlungseingang → zuerst auf Auslagen (falls Sollstellung vorhanden) > - Überschüsse → auf Gebühren

   • Keine Sollstellung → auf Fremdgeld
     > Integrierte Buchungen im Journal werden automatisch auf Sach- oder Erlöskonten gesplittet.
     > Manuelle Verteilung möglich: Parameter manuell aktivieren → Felder Auslagen, Gebühren, Fremdgeld editierbar. > > Beispiel: 1.000 € manuell verteilt → je 500 € auf Auslagen und Gebühren. Restbetrag wird automatisch berechnet.

5. Einstellung Integriert buchen: Finanzkonto und Gegenkonto im rechten oberen Bereich auswählen.
   > Bei aktiver Aktenkontenautomatik wird das Feld Sachkonto automatisch vorbelegt (z. B. 1600 Auslagen, 1700 Fremdgeld).

6. Feld Mehrwertsteuersatz: > - Auslagen/Fremdgeld → 0 % > - Gebühren → typischerweise 16 %
   > Abweichungen manuell anpassen.

7. Belegnummern automatisch oder manuell vergeben.
   > Struktur: FF-KKK-BB-PP (FF = Finanzkonto, KKK = Kontoauszug, BB = Blatt, PP = Position)

8. OP-Liste buchen bei Bedarf aktivieren.
   > Bei vorhandenen Sollstellungen wird automatisch die älteste Rechnung zum Ausgleich vorgeschlagen.

9. Feld Sachbearbeiter entspricht üblicherweise dem Aktensachbearbeiter.
   > Automatische Zuordnung aus der Aktenverwaltung möglich, manuelle Änderung ebenfalls.

10. Parameter Buchung auf Vorschussrechnung aktiviert sich automatisch, wenn OP-Liste buchen eine Vorschussrechnung enthält.

11. Parameter Forderungskonto buchen (FoKo buchen) aktiviert sich automatisch, wenn ein Forderungskonto existiert.

12. Buchung über den Button Buchen ausführen.

Auf der rechten Seite sind zudem weitere Buttons angeordnet: -Umstellungszeile erneut einbuchen, ZV buchen, Konto abgleichen, Quittung und Ende.

I. Button € - -Umstellungszeile

Im Rahmen der €-Umstellung wurden die Aktenkonten von der Standardwährung DM auf € konvertiert, wobei automatisch ein Buchungssatz für die Umstellung eingefügt wurde. Sollte der Saldo des Aktenkontos auf Grund einer fehlerhaften Umstellungszeile einen falschen Saldo ausweisen, kann hiermit eine neue Umstellungszeile eingefügt werden.

II. Button ZV buchen

Der Button ZV buchen ermöglicht den Funktionsaufruf der Zwangsvollstreckungsfunktion Forderungskonto buchen. Diese Funktion ist deshalb hilfreich, weil insbesondere die Verteilungsautomatik im Aktenkonto einer anderen Mimik folgt als die Verteilung einer Zahlung im Forderungskonto gemäß der §§ 366, 367 BGB. bezüglich Kostenzinsen, Kosten, Hauptforderungszinsen, Hauptforderung. An dieser Stelle wird auf die Dokumentation der Zwangsvollstreckung verwiesen.

III. Button Quittung

Die Funktion Quittung erstellen ermöglicht Ihnen, bei Barzahlungen eine Quittung zu erstellen, sodass sich der Kauf von Quittungsblöcken erübrigt. Hier können Sie wieder auf vorhandene Adressen zugreifen oder aber neue Adressen einfügen. Insoweit ist diese Funktion selbsterklärend.

V. Registerkarte Auslagen, Gebühren, Fremdgeld

Auf diesen Registerkarten können entsprechende Sollstellungen eingebucht werden. Berücksichtigen Sie bitte, dass das Feld Betrag bereits negativ vorbelegt ist.

Die übrigen Felder entsprechen der Registerkarte Einnahme.

Da über die Registerkarte Gebühren (d. h., Anwalts- oder Notarkosten) im Aktenkonto, eingestellt werden können, sind an dieser Stelle keine integrierten Buchungen möglich, soweit die Finanzbuchhaltung für Ist-Versteuerung (Standard) und nicht für Soll-Versteuerung eingerichtet ist.

Auf der Registerkarte Auslagen kann über den Button Abschreibung zudem ein Betrag in das Aktenkonten eingebucht und zugleich abgeschrieben werden. Der Buchungstext wird zudem automatisch mit dem Zusatz Abschreibung Auslagen versehen.

Auf der Registerkarte Fremdgeld kann zudem die Hebegebühr eingebucht werden. Entweder wird der für die Berechnung der Hebegebühr zugrunde liegende Betrag in das Feld Betrag eingegeben, oder das Feld Betrag bleibt leer. Dann wird die Hebegebühr aus dem aktuellen Fremdgeldsaldo ermittelt.

Sonstige Kosten wie z.B. erstattungs- oder nicht erstattungsfähige Fotokopiekosten, Fahrtkosten, Tagegeld und Spesen sind nicht über das Aktenkonto zu buchen, sondern über die Funktion Vorhaltungen zu erfassen. Diese Positionen stellen typischerweise keinen tatsächlichen direkten Geldfluss dar, sind jedoch in dem Mandat angefallen und können ggf. abgerechnet werden. Die Abrechnung der erfassten Positionen erfolgt über das Gebührenprogramm. Daher wird diesbezüglich auf die Dokumentation des Gebührenprogramms verwiesen.

VI. Registerkarte Umbuchung

Auf der Registerkarte Umbuchung können sowohl Umbuchungen innerhalb einer Akte als auch aktenübergreifend zwischen Auslagen, Gebühren und Fremdgeld vorgenommen werden.

🔄 Umbuchungen – Schritt-für-Schritt

Wie wird's gemacht?

1. In das Feld Aktennummer sind die Aktennummern oder -bezeichnungen einzugeben.
   > Dies kann sowohl für eine einzelne Akte erfolgen, falls innerhalb der Akte umgebucht werden soll,
   > als auch zwischen mehreren Aktennummern.

2. Bei der Eingabe des Buchungsdatums ist darauf zu achten,
   > ob die Umbuchung mit dem aktuellen Datum vorgenommen werden soll oder ein früherer Zeitpunkt gewählt werden muss.

3. Der umgebuchte Betrag ist als positiver Wert in das Feld Betrag einzutragen.
   > Bei einer Umbuchung, z. B. von Auslagen auf Gebühren, erfolgt der Abgang auf Auslagen
   > und der Zugang auf Gebühren.

4. Im Auswahlfeld von – auf ist auszuwählen, von welchem bzw. auf welches Sachkonto umgebucht werden soll.
   > Beachten Sie, dass es sich entweder um ertragswirksame oder ertragsneutrale Geschäftsvorfälle handelt.

5. Das Feld Mehrwertsteuersatz ist besonders zu beachten,
   > da hier nicht automatisch der dem Sachkonto zugewiesene Satz eingetragen wird.

6. Die Parameter OP-Liste buchen und Vorschuss sind zu aktivieren,
   > wenn z. B. Fremdgeld- oder Auslagen/Guthaben mit Gebührenforderungen verrechnet werden sollen,
   > die zugleich in die OP-Liste gestellt wurden.

7. Der Parameter Integriert buchen ist zu aktivieren,
   > wenn die Umbuchung im Aktenkonto zugleich auch in der Finanzbuchhaltung (Journal) erfolgen soll.
   > Für integrierte Buchungen sind nur die Sachkonten (Auslagen-, Fremdgeld- oder Erlöskonten) anzugeben.
   > Die Salden der Finanzkonten werden dadurch nicht berührt.

8. Belegnummern können manuell oder automatisch vergeben werden.
   > Bei Umbuchungen fehlerhaft verbuchter Geschäftsvorfälle empfiehlt es sich meist,
   > die ursprünglichen Belegnummern manuell zu verwenden.

VII. Registerkarte Kostenzinsen

Mit dieser Funktion können Sie Kostenzinsen für ausstehende Zahlungen in die Aktenkonten einbuchen. Es sind das Buchungsdatum, das Fälligkeitsdatum, der Zinssatz sowie der zu verzinsende Betrag einzugeben.

VIII. Registerkarte Fremdhonorar

Über die Registerkarte Fremdhonorar können Sie Honorare in das Aktenkonto einbuchen, die Sie (z.B. für Korrespondenzanwälte) bezahlen. Hier sind korrekterweise diejenigen Kosten einzubuchen, die durch die Gebührenteilung den eigenen Honoraranteil reduzieren.

IX. Kontoauszüge buchen

Die Funktion Kontoauszüge buchen ermöglicht in einfacher Weise, jegliche auf einem Kontoauszug ausgewiesenen Buchungsvorgänge zu erfassen. Sowohl aktenbezogene als auch allgemeine Buchungsvorgänge können für die jeweiligen Finanzkonten vorkontiert und anschließend verbucht werden.

Die Funktion Kontoauszüge buchen gestattet das Stapelbuchen jeweils eines Finanzkontos. Soweit ein Kontoauszug gebucht wird, ist ein Wechsel in einen Stapel eines anderen Finanzkontos an dem konkreten Arbeitsplatz ausgeschlossen. Ggf. kann an einem anderen Arbeitsplatz ein anderes Finanzkonto gebucht werden, wenn die Funktion Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen aktiviert ist (vgl. Einstellungen der Buchhaltung).

Diese Funktion bietet den Vorteil, Buchungen nach ihrer Erfassung noch einmal kontrollieren und bei Bedarf ändern oder löschen zu können, bevor sie endgültig verbucht werden. Sie können außerdem auch relativ taggenau Zahlungseingänge und/oder --ausgänge in den Akten dokumentieren. Vermerkte/vorkontierte Buchungen werden blau dargestellt, um sie farblich von endgültig gebuchten Buchungssätzen abzuheben.

Sie haben im Idealfall die Möglichkeit, [mit einem einzigen Arbeitsschritt vier verschiedene Buchungsvorgänge gleichzeitig]{.underline} vorzunehmen:

* Kontoauszüge buchen

* Aktenkonto

* Journal

* OP-Liste

* Forderungskonto

Berücksichtigen Sie insbesondere, dass mit dieser Funktion vielfältige Buchungsvarianten möglich sind. Ein Zahlungseingang kann in der Akte 1/2003 sowohl als Zahlungseingang im Journal als auch in das Aktenkonto und das Forderungskonto eingebucht werden. Soweit in dieser Akte eine Sollstellung in der OP-Liste eingetragen ist, kann auch diese ausgeglichen werden.

Beachten Sie auch bitte, dass die Aktenkontenautomatik im Verhältnis zur Verteilungsautomatik gemäß §§ 366, 367 BGB im Forderungskonto lediglich auf den Ausgleich von Auslagen, Gebühren und Fremdgeld (in dieser Reihenfolge) ausgerichtet ist. Die Verteilung gemäß §§ 366, 367 BGB hingegen gleicht Kostenzinsen, Kosten, Gebühren, Hauptforderungszinsen und Hauptforderungen (in dieser Reihenfolge) aus, wobei weitere Kriterien berücksichtigt werden. Die für den Schuldner unangenehmste Forderung ist zuerst auszugleichen.

Im Zweifelsfall wird empfohlen, Zahlungseingänge im Forderungskonto selbst zu buchen. Wenn es sich um komplizierte Forderungskonten handelt, in denen z.B. verschiedene Hauptforderungen, mehrere Schuldner, verschiedene Kostenfestsetzungen u. ä. vorhanden sind, ist diese Vorgehensweise am überschaubarsten.

🏦 Buchung eines Geschäftsvorfalls – Schritt-für-Schritt

Wie wird's gemacht?

1. Wählen Sie das zu bebuchende Finanzkonto aus.
2. Geben Sie das Buchungsdatum des Geschäftsvorfalls ein.
3. Geben Sie den Buchungsbetrag ein. Zahlungseingänge als positiver, Ausgaben als negativer Betrag.
4. Geben Sie einen Buchungstext ein oder wählen Sie diesen aus der Drop-Down-Liste aus.
5. Wiederkehrende Buchungstexte können über den Plus-Button der Auswahlliste hinzugefügt werden.
6. Soweit es sich um einen aktenbezogenen Geschäftsvorfall handelt, aktivieren Sie den Parameter Aktenkonto.
7. Im unteren Teil wird automatisch das zugehörige Aktenkonto angezeigt.
8. Geben Sie die Aktennummer oder Aktenbezeichnung ein.
9. Die Suchfunktion (Strg + S) kann verwendet werden, um z. B. anhand einer Rechnungsnummer die Aktennummer zu ermitteln.
10. Weisen Sie den Zahlungseingang bzw. die Zahlung Auslagen, Gebühren oder Fremdgeld zu oder verteilen Sie den Betrag manuell.
11. Besteht eine Sollstellung in der OP-Liste, wird diese automatisch zum Ausgleich angeboten.
12. Bei Vorschussrechnungen wird der Parameter Buchung auf Vorschussrechnung automatisch aktiviert.
13. Wählen Sie das gewünschte Gegenkonto aus.
14. Das Erlöskonto wird abhängig von der Referatszuweisung automatisch vorgeschlagen.
15. Die Auswahl kann über die Drop-Down-Liste oder durch Eingabe der Kontonummer erfolgen.
16. Der Mehrwertsteuersatz wird vorgeschlagen, ist jedoch editierbar.
17. Die Belegnummer wird automatisch vergeben oder ist manuell einzutragen.
18. Der zuständige Sachbearbeiter wird automatisch anhand der Aktenzuweisung ermittelt.
19. Der Parameter Forderungskonto buchen wird angezeigt, wenn ein Forderungskonto existiert.
20. Bei komplizierten Forderungssachen wird empfohlen, Zahlungsein- oder -ausgänge separat über Forderungskonto buchen zu erfassen.
21. Bei aktivierter Stapelbuchung mit Nachbereitung kann der Buchungssatz bereits als geprüft markiert werden.
22. Wiederkehrende Buchungen können über den Button In Kalender und die Angabe des Zahlungsrhythmus hinterlegt werden.
23. Der Buchungssatz wird automatisch zum jeweiligen Datum in die Liste der vermerkten Buchungen eingetragen und kann per Doppelklick nochmals bear
24. Klicken Sie auf den Button Vermerken, um den Vorfall in den Stapel zu übergeben.
25. Ein direktes Buchen ist ohne vorheriges Vermerken nicht möglich.
26. Beachten Sie bitte, dass vorgemerkte Buchungen im Aktenkonto und im Journal blau dargestellt werden, um vermerkte von gebuchten Einträgen zu unterscheiden.
27. Auf der Registerkarte Buchungen werden bereits erfasste Buchungen chronologisch in der erfassten Reihenfolge dargestellt.
28. Die vorgemerkten Buchungssätze lassen sich per Doppelklick wieder in die Buchungsmaske zur Bearbeitung stellen, sodass an dem vorkontierten Buchungssatz noch Änderungen vorgenommen werden können.
29. Sind alle Positionen auf dem Kontoauszug verbucht, klicken Sie auf den Button Buchen, um alle vorgemerkten Buchungssätze endgültig zu buchen.

Zusätzlich kann in den Einstellungen der Parameter Stapelbuchung mit Zielsaldo aktiviert werden. Bei Funktionsaufruf wird dann der zu erreichende Zielsaldo abgefragt, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Wird der eingegebene Zielsaldo nicht „auf Heller und Pfennig" erreicht, ist das Buchen der vermerkten Buchungssätze nicht möglich.

Die Felder Anfang und Aktuell weisen den jeweils aktuellen Saldo des ausgewählten Finanzkontos aus. Soweit dieser nicht mit dem tatsächlichen Saldo übereinstimmen sollte, führen Sie bitte über Menüpunkt Fibu" / Konten die Funktion Kontensalden prüfen und ergänzen aus, um den Saldo des Finanzkontos zu aktualisieren.

X. Journal buchen

Über die Funktion Journal buchen lassen sich alle Vorgänge, die die reine Finanzbuchhaltung (also nur das Journal) betreffen, erfassen. Ein Zugriff auf Aktendaten ist hier nicht möglich. Die Funktion bietet über die Registerkarten Einnahme, Ausgabe und Umbuchung alle wesentlichen Funktionen. Sie lässt sich insbesondere auch für Stornobuchungen verwenden.

Die Schaltfläche Rechnung in der Karte Ausgabe ist nur bei eingeschalteter Bilanzierung vorhanden. Sie buchen damit erhaltene Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden (wichtig für die Sollversteuerung). Wenn diese Rechnungen später tatsächlich beglichen werden, nutzen Sie die Funktion FiBu / Buchen / Rechnungen verbuchen. Dabei haben Sie später die Möglichkeit, das korrekte Buchungsdatum und Finanzkonto einzugeben.

Wie wird's gemacht?

💰 Einnahmen, Ausgaben und Umbuchungen erfassen

Wie wird's gemacht?

1. Legen Sie fest, ob es sich um eine Einnahme, Ausgabe oder Umbuchung handelt.
   > Wenn Sie eine Ausgabe auf ein Bestandskonto (Kontenklasse 0) buchen, wird beim Buchen gefragt,
   > ob diese Ausgabe auch als Inventar in die AfA-Liste aufgenommen werden soll.

2. Geben Sie das Buchungsdatum, den Buchungstext und den Bruttobetrag ohne Vorzeichen ein.
   > Bei Stornobuchungen verwenden Sie das entsprechende Vorzeichen (in der Regel Minus).

3. Als Buchungsdatum empfiehlt sich das Datum des Kontoauszuges, um die Buchhaltung leichter prüfen zu können.

4. Sollte das Buchen mit dem Hinweis auf ein unzulässiges Buchungsdatum nicht möglich sein,
   > überprüfen Sie in den allgemeinen Einstellungen das erstzulässige Buchungsdatum.

5. Stornobuchungen: > - Verwenden Sie dasselbe Buchungsdatum wie die zu stornierende Buchung. > - Geben Sie den Betrag mit entgegengesetztem Vorzeichen ein.

   • Fügen Sie dem Buchungstext einen klaren Vermerk hinzu, dass es sich um eine Stornierung handelt.

6. Umbuchungen: > - Ein positiver Betrag stellt den Betrag im Feld von Konto ins Soll und schreibt ihn im Feld auf Konto gut. > - Achten Sie auf die korrekte Zuweisung anteiliger Umsatzsteuer bei Umbuchungen.

XI. Journal-Anzeige

Das Journal dient der Auswertung sämtlicher Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen. Sie muß klar und jederzeit nachprüfbar sein und erfordert deshalb eine chronologische Ordnung. Im Journal, das auch Grundbuch, Tagebuch oder prima Nota genannt wird, sind alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge festzuhalten. Nur so kann jede einzelne Buchung während der Aufbewahrungsfrist schnell zurückverfolgt und mit den entsprechenden Belegen nachgewiesen werden.

Mit dieser Funktion erhalten Sie die Buchungen eines bestimmten Zeitraumes als Liste oder in Einzelkonten, auf dem Bildschirm oder im Druck.

Die Auswertung lässt sich mit den verfügbaren Auswahlkriterien variabel eingrenzen und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Insbesondere können z.B. in den Feldern Sach- und / oder Finanzkonten die Kontenbereiche 1000-1099, 4000-4999, 8000-8020 u. a. ausgewertet werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die ausgegebenen Buchungen nach verschiedenen Merkmalen zu sortieren.

Sollte es erforderlich sein, fehlerhafte Buchungssätze zu entfernen, sind diese zu stornieren und / oder neu einzubuchen oder umzubuchen. Unter Stornieren versteht man die Umkehrbuchung einer bereits erfolgten, aber unrichtigen Buchung.

Markieren Sie die betreffende Buchung im Journal mit der linken Maustaste. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste den Buchungssatz an und wählen in dem Kontextmenü die Funktion Stornieren. Beachten Sie, dass bereits endgültig gebuchte Vorgänge in der Finanzbuchhaltung nicht mehr geändert werden dürfen und die Stornierung dokumentiert wird.

XII. Journal anzeigen

Mit dieser Funktion erstellen Sie auch das Buchungsjournal, das die wesentliche Unterlage Ihrer Buchhaltung bildet.

Abbildung 32 - Journal anzeigen

Sie können alle Buchungen in lückenloser und fortlaufender Eingabereihenfolge ausdrucken. Wollen Sie neben den Bruttobeträgen auch die Netto- und Mehrwertsteuerbeträge angezeigt haben, stellen Sie dies in den Einstellungen der Buchhaltung ein (vgl. Einstellungen / Allgemeine Einstellungen / Registerkarte Journal, Parameter Journal mit Nettoausweis).

Wählen Sie in der Auswahlmaske, falls erforderlich, die gewünschten Parameter aus und klicken Sie danach auf den Button Anzeigen.

Wenn Sie das Journal drucken wollen, klicken Sie nach der Anzeige auf den Button Druck. Sollten Sie eine andere Funktion starten wollen, wählen Sie entsprechend andere Parameter und klicken Sie erneut auf den Button Anzeigen.

XIII. Journal anzeigen - Selektionskriterien

Betrag: Verwenden Sie diese Funktion, um nach einer bestimmten Buchung zu suchen. Achten Sie darauf, dass bei Splittbuchungen nicht der Gesamtbetrag im Journal vermerkt ist.

Text: Diese Funktion bezieht sich auf einen bestimmten Buchungstext, wie z. B. eine Aktennummer. Sollte der gesamte Buchungstext nicht bekannt sein, sollten * als Platzhalter verwendet werden (z.B. Vorschuss), um Buchungssätze mit Vorschusszahlungen im ausgewählten Zeitraum zu ermitteln.

Finanzkonto: Sie geben ein Finanzkonto oder einen Bereich ein. Es werden alle Buchungen ausgegeben, die dieses Finanzkonto oder diese Finanzkonten betreffen.

Abbildung 18 - Umsatzsteuervoranmeldung

Sachkonto: Es werden nur Buchungen ausgegeben, die in dem von Ihnen gewählten Bereich sind. Geben Sie den Bereich wie unter Finanzkonto beschrieben ein.

Belegnummer: Sie dient zur Suche von Buchungen, nach einem bestimmten Kontoauszug oder einem anderen Beleg anhand der Belegnummer.

Sachbearbeiter: Diese Funktion gibt alle Buchungen durch einen bestimmten Sachbearbeiter aus.

Mehrwertsteuer: Hier geben Sie einen MwSt.-Satz ein, um Buchungen mit diesem Mehrwertsteuersatz anzeigen zu lassen. Die Eingabe erfolgt ohne %-Zeichen.

XIV. Einnahmen-/Überschussrechnung

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist, im Gegensatz zur Bilanz oder Einnahmen‑ / Überschussrechnung, die an steuerlichen Gesichtspunkten orientiert ist, stärker auf Ihr betriebswirtschaftliches Interesse ausgerichtet. Der Aufbau einer BWA kann von Ihnen jederzeit für Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden.

Mit dieser Funktion führen Sie den Monats-, Quartals- und/oder Jahresabschluss durch oder stellen Sie Zahlen für eine statistische Erhebung zusammen. Alle Salden der Buchhaltung werden mit Monats- und Jahreswerten und mit prozentualer Aufschlüsselung angezeigt und gedruckt. Die Einnahmen-/Überschussrechnung kann maximal für ein Kalenderjahr ausgegeben werden und innerhalb des Kalenderjahres für beliebige Zeiträume

Diese betriebswirtschaftliche Auswertung, die sich an der DATEV-Auswertung orientiert, bietet Ihnen ein Kennzahlensystem, das Sie für Ihre innerbetrieblichen Planungen und Entscheidungen nutzen können.

Abbildung 33 - Einnahmen-/Überschussrechnung – Auswahlmöglichkeiten

Der Monatsabschluss kann beliebig oft durchgeführt werden. Haben Sie Nachträge gebucht, muss er mit Umsatzsteuerangaben wiederholt werden. Ggf. ist eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben.

Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt sind aus steuerlicher Sicht Aufwendungen. Ent-sprechend sind Umsatzsteuereinnahmen Erträge. Das Konto USt.-Zahlg. an FiA wird deshalb in der Kontenklasse 4 angelegt.

XV. Selektionskriterien

Aus statistischer Sicht haben Umsatzsteuerzahlungen mit den tatsächlichen Aufwendungen jedoch nichts zu tun. Sie sind ein durchlaufender Posten und verfälschen den Nettoüberschuss und die statistischen Werte der Einnahmen-/Überschussrechnung. Zur Berichtigung des Nettoüberschusses geben Sie in der Eingabemaske die Nummer des Sachkontos ein. Der Nettoüberschuss wird dann ohne Umsatzsteuer-Zahlungen ausgegeben.

Datumsbereich:

Geben Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Einnahmen-/ Überschussrechnung erstellen wollen. Achten Sie darauf, dass der Bereich nur in einem Kalenderjahr liegt.

Geben Sie den 01.01. eines Jahres ein, so haben Sie die Möglichkeit, die Salden zu prüfen und aktualisieren zu lassen. Klicken Sie in diesem Fall auch den Parameter Mit Finanzkontoständen an.

mit Sozietätsauswertung:

Wollen Sie die Einnahmen und Ausgaben nach einzelnen Sozii ausgewiesen haben, klicken Sie die Auswertung nach Sachbearbeiter und die Sozietätsauswertung an. Voraussetzung für eine korrekte Sozietätsauswertung ist die Aufteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Sozii.

mit Aktenstatistik:

Ihnen werden auch die Einnahmen und Ausgaben durchschnittlich per Akte angezeigt, und im Betriebsergebnis erfolgt eine Ausgabe der ausstehenden Auslagen und Gebühren.

Auswertung nach Kontengruppen:

Diese Funktion dient zur Ermittlung des Gewinns. Es wird dabei auch der Eigenverbrauch berücksichtigt. Geben Sie, falls erforderlich, die Daten für die Ermittlung des KFZ-Eigenverbrauches ein.

Hinweis

Die Ermittlung erfolgt nach der Neuregelung ab 1996, wenn zuvor ein KFZ-Preis eingegeben wurde, sonst nach den Eigenverbrauchssätzen zu den Konten. Als Eigenverbrauch für Nutzung werden als erstes monatlich 1% des Bruttolistenpreises bei Erstzulassung angesetzt (§ 6 I 4 EStG). Weiterhin wird die 0,03%-Regelung einbezogen (§ 4 V 6 EStG in Verbindung mit § 9 I 4 EStG).

Beispiel:

Kosten für die Nutzung des KFZ 10000,00 € im Jahr:

Abbildung 19 - Buchungsjahr auswählen

Zur besseren Übersichtlichkeit, wird jeder Teil der Einnahmen-/Überschussrechnung extra dargestellt. Wenn Sie auf Drucken klicken, werden alle Teile, die Daten beinhalten, gedruckt.

: Abbildung 20 - Aktenkonto anzeigen

XVI. Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Funktion Umsatzsteuer-Voranmeldung wertet Ihre Finanzbuchhaltung bzgl. vereinnahmter Umsatzsteuer und geleisteter Vorsteuer aus. Sie haben die Möglichkeit, das Umsatzsteuer-Formular auszudrucken, das Sie direkt beim Finanzamt als Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben können.

💼 Umsatzsteuer-Voranmeldung – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie wird's gemacht?

1. Zum Ausdruck der Umsatzsteuer-Voranmeldung wählen Sie über Menüpunkt
   > „Fibu" → Auswertung die Funktion UVA-Umsatzsteuer-Voranmeldung.

2. Bundesland und Steuernummern sind auszuwählen und einmalig einzutragen.

3. Der Aufbau der Steuernummer ist abhängig vom jeweiligen Bundesland.
   > Ist eine Steuernummer eingetragen, prüft das Programm automatisch,
   > ob die entsprechende Ziffernfolge/-länge eingegeben wurde und meldet ggf. eine ungültige Steuernummer.

4. Geben Sie den auszuwertenden Zeitraum an. Es kann zwischen
   > monatlicher, quartalsweiser und jährlicher Auswertung gewählt werden.
   > Zudem kann das gewünschte Wirtschaftsjahr eingegeben werden.

5. Geben Sie das zuständige Finanzamt in das Feld ein.

6. Geben Sie Ihre Kanzlei in das Feld Unternehmen ein.

7. Geben Sie ggf. das mitwirkende Steuerberatungsunternehmen in das Feld Mitwirkende ein.

8. Weitere Parameter sind dann zu aktivieren, wenn sie in das
   > Umsatzsteuer-Voranmeldungsformular eingetragen werden sollen.

9. Klicken Sie auf Berechnen. Die Umsatzsteuerberechnung wird anhand der aktuellen Buchhaltungsdaten durchgeführt.

10. Klicken Sie auf Anzeigen, um sich die UVA auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen, > > ODER klicken Sie auf Drucken, um die UVA direkt drucken zu lassen.

Beachten Sie, dass die UVA auch bei der Ausgabe auf dem Bildschirm mit Druckvorschau gedruckt werden kann.

Ein Formular zur Dauerfristverlängerung, mit dem Sie die Frist (bei monatlicher Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung) zur Abgabe der Umsatzsteuer-Vorauszahlung um einen Monat verlängern können, ist in der Buchhaltung nicht vorhanden, da hierfür ein formloser Antrag beim Finanzamt genügt.

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben, können Sie eine Fristverlängerung für die Abgabe um einen Monat beantragen. Hierzu müssen Sie 1/11 des gesamten Vorauszahlungsbetrages des Vorjahres als Sonderzahlung im Voraus leisten (bis spätestens Februar eines jeden Jahres).