Vorbemerkung
Zum Notarprogramm gelangen Sie im Hauptmenü über den Menüpunkt Programme oder auf Sie gehen auf das entsprechende Symbol.
Das RA WIN Notarprogramm hilft Ihnen zuverlässig und schnell beim Bearbeiten und Verwalten von Urkundenrollen, Massenbüchern, Anderkonten, Erbverträgen und des Verwahrungsbuchs.
Die Bundesnotarkammer stellte mit Zustimmung der Landesjustizverwaltungen fest, dass der Einsatz von EDV keine besondere Behandlung der Aufsichtsbehörde oder Änderung des Notarrechts erfordert.
Die Benutzung von EDV-Anlagen im Notariat ist unbedenklich, sofern die Bestimmungen der Dienstordnung (DONot) eingehalten werden.
Die Bücher des Notars dürfen nur auf Papier geführt werden. Wie diese erstellt werden, per Hand, per Schreibmaschine oder per Computer, schreibt das Gesetz nicht vor.
Es sollte darauf geachtet werden, dass die Toner für die Drucker dokumentenecht sind (siehe § 6 Abs. 1 DONot und Bericht der NJWCoR 5/89). Keinesfalls dürfen Tintendrucker verwendet werden.
Der Ausdruck der „Listen" muss auf dauerhaftem Papier erfolgen, d.h. nicht auf Umweltpapier. Es kann auch auf Siegelpapier gedruckt werden, ist aber nicht zwingend notwendig.
Bei bargeldlosem Verkehr wird in das Massenbuch / Verwahrungsbuch spätestens an dem Tag gebucht, an dem der Notar der Kontoauszug zugeht und dieser mit dem Eingangsstempel versehen wird.
Der Notar darf Geld, Wertpapiere u. a., die ihm zur Aufbewahrung an Dritte übergeben werden, nur entgegennehmen, wenn der Hinterleger (Verkäufer) den Anweisenden, den Empfangsberechtigten (Käufer) und die zeitlichen und sachlichen Bedingungen des Hinterlegers umfassend bestimmt hat.
Bezüglich des Ausdrucks von Büchern und Verzeichnissen empfiehlt die Bundesnotarkammer auf ihrer Internetseite (www.bnotk.de)
„Für die automationsgestützte Führung von Büchern und Verzeichnissen gilt für den Ausdruck, dass diese jeweils an dem Tag auszudrucken sind, an dem bei papiergebundener Führung von Büchern und Verzeichnissen die Eintragung in diese vorzunehmen wäre.
Unter Unterberücksichtigung der vorstehend genannten Bestimmungen ergibt sich für den Zeitpunkt des Ausdrucks der Bücher und Verzeichnisse:
Eintragungen in der Urkundenrolle sind spätestens vierzehn Tage nach dem Beurkundungstermin auszudrucken.
Der Ausdruck für das Verwahrungs- und Massenbuch erfolgt am Tage der Buchung, der mit dem Tag des Eingangs des Kontoauszuges übereinstimmen muss.
Das Namensverzeichnis ist zum Vierteljahresabschluss auszudrucken. Dabei sind alle Namenseinträge zu den in der Urkundenrolle eingetragenen Geschäftsvorfällen, somit mindestens alle Namenseinträge zu den Beurkundungen und Beschlüssen, die vierzehn Tage vor dem Vierteljahresabschluss erfolgt sind, in das Verzeichnis aufzunehmen.
Ausdrucke vor den genannten Zeitpunkten sind selbstverständlich zulässig und wünschenswert. Die genannten Fristen sind dienstrechtlich Endfristen. Auszudrucken sind stets lediglich die Seiten mit Ergänzungen, also die noch nicht vollgeschriebenen Schlussseiten. Abgeschlossene Seiten müssen nicht nochmals ausgedruckt werden. Dies gilt nicht für das Namensverzeichnis, da dieses alphabetisch geführt wird und keine Schlussseite in dem vorbeschriebenen Sinne hat.
Nach dem Ausdruck sind die durch den Ausdruck wiederholten früheren Ausdrucke zu vernichten.
Unabhängig von den vorbezeichneten Fristen kann die Dienstaufsicht, insbesondere bei der laufenden Geschäftsprüfung, auf Grund des Aufsichtsrechtes aktuelle Ausdrucke der bis dahin in den Computer zur Vorbereitung des Ausdrucks aufgenommene Daten verlangen."
Änderungen sind vorbehalten.